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浅议信息技术在学籍档案管理中的应用

2018-05-14杨班玛草

现代职业教育·高职高专 2018年8期
关键词:学籍纸质档案管理

杨班玛草

[摘 要] 学校的学籍档案管理是保存重要历史佐证材料以及学生学籍信息的一项工作,尤其在当前信息化社会发展的影响下,学籍档案管理工作呈现出了不一样的形式,将信息技术与管理工作相结合,为学校的档案建设创造了更有力的发展条件。

[关 键 词] 学籍档案管理;信息技术;必要性;策略

[中图分类号] G712 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603(2018)22-0243-01

一、在中等卫生职业学校学籍档案管理中应用信息技术的必

要性

在学校学籍档案管理中应用信息技术已经成为学校档案建设发展的必要手段之一,随着信息技术的广泛应用,传统学籍档案管理方式的弊端逐渐凸显出来,对于缺乏标准化、规范化、制度化的传统档案管理方式来说,信息技术的应用增强了档案的分类、整理、鉴别、归档、核对以及保密等工作的严谨性,减少了学籍档案管理工作的混乱情况,使学籍档案真实、完整地保存下来,更为查询信息资源提供了优质的服务。尤其是从当前科学技术的发展趋势以及教学的改革趋势来看,数字化、网络化、信息化已经成为中等卫生职业学校学籍档案管理建设的趋势,依托计算机等设备的现代信息技术在对于信息处理以及查找、存储等方面有着无可比拟的应用优势,对于提高学籍档案管理工作的效率来说是非常有效的一种管理方式,在节约人力、物力的同时,便利了学校的学籍档案管理工作。

二、信息技术在中等卫生职业学校学籍档案管理工作中具体

的运用策略分析

(一)通过合理运用信息技术实现对学籍档案内容的有效管理

由于以往的学籍档案管理工作中存在诸多不足,所以在当前的中等卫生职业学校学籍档案管理工作中应充分利用电脑硬件设备、互联网以及服务器等先进信息技术实现对学校学籍档案的信息化管理,从而有效地提高学籍档案管理工作效率,确保学籍档案内容准确性、安全性、有效性和实时使用性等。中等卫生职业学校学籍档案内容管理基本包含元数据与数据的关系。中等卫生职业学校学籍管理内容是多元化的,因此,对其内容的管理应具备明确的管理目标,而后依据不同内容展开建模、元数据提取以及录入信息数据和内容,上述四个方面的信息数据有着紧密关联。通过信息技术管理那些相對繁杂并且具有多层次分支结构的元数据,则应利用可互相联系的表格进行呈现。另外,利用所构建起的学校学籍档案管理系统能够对在线学籍管理系统进行信息资源的整合。详细地讲就是将动态学籍档案生成模块放入在线学籍管理系统中,通常情况下采用电子文件、图片格式,而后从与之关联的数据库当中获取元数据而生成元数据以及电子信息档案,同时储存在资源以及元数据服务器当中。

(二)通过合理运用信息技术实现对学籍档案载体的有效管理

在以往的学校学籍档案管理工作中通常都是以纸质档案资料为主,而通过运用信息技术则能够将纸质档案信息资料通过电子文档的形式储存在计算机硬盘或磁盘以及各种移动存储设备当中,有效解决了以往纸质档案在搬运、使用和管理过程中发生破损和丢失等问题。信息化档案管理实现了对档案载体形式的革新,并且以电子形式存在的学籍档案能够通过互联网实现实时传输。在初次制作电子学籍档案和管理过程中要重视的几点:

(1)在将纸质学籍档案录入电子档案时应保证录入信息和纸质档案信息的准确无误、精准对应;(2)应对电子学籍档案施行严密的加密措施,确保电子信息档案无法被随意使用和篡改;(3)应做好电子学籍档案备份工作,将那些有价值的电子档案以纸质档案形式留存备份,并将其复制备份到移动硬盘中;(4)当搜集以文字处理技术呈现的电子文档时,要将文件储存格式以及属性标注清楚;(5)当搜集的电子文档是以视频或者图片的形式呈现时,则要注意压缩算法以及相关软件。

(三)通过合理运用信息技术实现对学籍档案使用的有效管理

在中等卫生职业学校中做好学籍档案管理工作的目的就是为学校管理以及教师和学生做好服务工作。通过信息化档案管理能够为学生提供更加便捷的学籍档案信息查询、阅读和调取等服务,同时也为学校自身提供更加高效便捷的档案资料调取、查询以及管理等服务。并且,现代化学籍档案管理应将工作重心放在用户检索方面,具体实施为先把电子学籍信息档案索引编号重新整理和归档,而后对用户展开检索引导。随着智能手机和移动网络的普及,二维码的使用越来越普遍可将其及时引入并运用到电子学籍档案管理和使用中来。比如,在电子学籍档案管理系统中的毕业生身份识别这一模块,学生只需要输入自己的学号就能实现身份认证,并且通过数据库识别生成一个独一无二的属于这位学生的档案信息资料二维码,如需使用时只需扫描这个二维码就可以连接到这位学生的相关资料信息验证页面上,让学生对自己学籍档案的查询和使用等更加高效便捷。

综上所述,信息技术为我们的生活、工作、学习带来了很大的改变,对于学校档案管理工作来说信息技术提供了无与伦比的技术条件,更是提高工作质量和效率的有力保证。

参考文献:

[1]石红娇.浅谈高校学籍档案管理的信息化建设[J].南昌教育学院学报,2015(7):88-91.

[2]蔡园.探讨中职卫校学籍档案管理改革[J].办公室业务,2016(19):144.

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