论中职学校学籍档案管理之现状与对策
2018-05-14张剑峰
张剑峰
[摘 要] 学生档案管理是学生在整个学习和培训过程中从学生的报道到入学直至毕业的所有信息确认，包含专业课程选择、学生身份登记、各学期科目考试成绩记录、在校期间表现和奖惩情况以及以转移为中心的评估与管理。以下是基于实际工作对学生档案管理的一些想法。
[关 键 词] 技工学校;学籍档案管理;现状;对策
[中图分类号] G717 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2018）25-0200-01
“学生身份”是指正式接受符合入学条件，并按照规定的程序注册过程，续后取得的学生资格。“学生身份管理”是学生在整个学习和培训过程确认的基本信息，从学生的自我报道到入学直至毕业，包括学生身份登记、专业课程选择、各学期科目成绩记录，以转移为中心的评估与管理。中等职业学校同普通教育学校在学生档案管理上是一样的，但中职的学生层次差异比较大，内容信息比较复杂等，使得中职的学籍档案管理比普教的难度要大。
一、学生档案管理存在的问题
（一）学生档案信息不全面
反映人才培养模式改革的各种材料并未及时进入档案中，综合性不足。应突出强调的职业学校特点的信息较少，如平时技能评估表、实操、实训能力等。这使学生在校期间档案内容的客观性和真实性很难确保。
（二）电子档案网络管理问题有待解决
档案管理的最终目的是实现档案信息资源的共享，档案网络化管理是实现这一目标的一种快捷有效的途径，但尚未成熟。电子档案的安全性和真实性也缺乏完善的管理体系作为保证（如用户权限、更改学生信息以及查询信息的必要条件等），还有网络不安全性，计算机硬件故障、电子文件的长期保存，软件升级、改进等方面。
（三）学籍档案作用发挥滞后
在学生就业进入社会市场机制的背景下，职业学校学生身份档案作为重要的原始记录材料，记录学生的生活、学习和培训过程，它在教育人才和开发人力资源方面发挥着不可替代的作用。我认为当前存在的问题是档案信息提供滞后于毕业生的就业，缺乏与时俱进、服务创新的意识。
二、针对存在的问题，应采取的相应措施
（一）全面提高认识，建立现代档案管理理念
随着技工院校教育改革的不断深入，学生档案管理工作要适应新形势的发展需要，要实现从领导到員工的思想转变，（1）作为学校的领导者，要认识到学生档案管理的地位、价值和作用，意识到档案管理现代化建设的重要性，进一步改变学生档案管理的原始观念，增强技工院校学生档案管理意识，以科学发展观指导学籍档案管理的现代化建设。（2）作为档案管理人员，必须更新专业理念，突出现代技工学校学生档案管理的信息服务功能，加强对学生档案信息的综合分析和深入使用。
（二）建立和完善档案资料的形成、收集和传递机制
1.提高规范归档材料的要求
按照干部人事档案管理规定的标准，材料必须统一使用16开规格的耐久性较好的纸张，字迹材料应是耐久或比较耐久的。任何不符合要求的，在归档之前必须退回进行处理，直到达到所有要求。
2.健全归档材料收集制度
技工院校学生档案的材料收集大致可分为三个阶段：首先，是在进入学校之时原始记录材料;其次，定期收集学生社会实践活动、获得的证书的副本以及团委和学生科等部门科室里收集的其他材料;最后，是学生在学校形成的品德、智力、身体、技能评估的各种结论材料，比如，获奖记录、各学期科目成绩册、学生体育合格卡、实习、实训记录表等重要资料。此外，还应建立收集和归档系统，健全收集网络，同时确定负责人。
3.严格毕业生档案转递制度
要认真落实档案转递制度，严格按照程序进行，同时应注意是否是县级以上的接收单位，人事部门或县（含县）以上人才服务中心具有管理档案资质的机构，这样可以有效避免文件转移造成的损失。在校期间的综合材料最好制作成两份，其中一份原件在毕业生自己的档案中，另一份副本留在学校的学生记录中，这样可以避免少数毕业生趁机弄虚作假。
4.加快学生档案现代化步伐
随着自动化水平的不断提高，传统的手工操作方法已跟不上现代化的步伐。学生档案管理人员要跟上节奏，不断转变观念，更新管理意识，勇于实践，敢于创新，充分利用新技术、新设备，要有规划、分步骤地实施学生学籍档案管理的标准化、规范化、信息化。学生档案管理工作人员应该继续学习，同时开发实用、高效、功能强大的学生档案管理信息系统，加快学生档案管理现代化步伐。
总之，技工院校学籍档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分。在做好档案的收集、整理、归档的同时，也要做到便于查找和积极提供信息服务，真正体现档案的价值。档案管理人员应该采取严谨、认真的态度，加强档案的开发工作，让其发挥更大的作用。
参考文献：
[1]姜珊.浅谈中职学校学生档案的管理和利用[J].商业经济，2008（16）.
[2]李进德，李桂华.浅谈中职学校学生心理档案的管理及应用[J].科技创新报，2008（16）.
