新时期下怎样做好文秘工作

【摘要】科技在不断发展，在新时代下社会对文秘工作的要求越来越高。在当今社会，文秘在每个单位中充当着重要的角色，是领导者的得力助手，对单位起着相当大的作用。笔者在本文中主要是对新时期下文秘工作的性质和新时期下做好一个文秘工作需要具备的素质进行介绍，并进一步阐述如何在新时期下做好文秘工作。

【关键词】新时期；文秘；工作

一、新时期的文秘工作

（一）在新时期文秘工作的性质

在新时期要做好文秘工作，必须要了解文秘工作的各种性质，熟练地掌握在完成文秘工作时自身的工作职责以及需要注意的重点，进而不断地强化自己的文秘工作，不断地提高自己的工作效率，保证文秘工作的有效性。

（1）文秘工作的服务性。文秘最主要的职能就是通过文秘工作为领导者和决策层提供大量的有效信息，完成自己在单位的服务职能。文秘工作在单位中起着承上启下的作用，在一个单位的发展过程中扮演者至关重要的角色。

（2）文秘工作的政治性。文秘工作主要是为了领导者和决策者服务的，为领导者做决策提供一系列有效的信息，帮助领导者做出科学有效的决策，做到这些，就需要文秘工作随时贯彻国家和党的方针政策，提供的内容不允许有丝毫的疏忽，每一个细小的文秘工作对单位的运行都可能带来巨大的影响，所以文秘工作具有一定的政治性。

（3）文秘工作的从属性。文秘工作是为了给领导者和决策干部提供服务而存在的，不能与单位分开，独立存在，可能在一些大型的单位里同时拥有很多的文秘，但这些文秘的工作内容是互不相干的，每一个文秘只对自己本职内的工作内容负责，所以文秘工作拥有一定的从属性质。

（4）文秘工作的综合性。文秘工作包括的内容非常多，在日常的工作中包括：收集各种信息、策划文案、管理档案、处理及打印文书……除此之外每一个领导和各部门的请示工作都需要文秘人员进行收集、整理并进一步地对文件进行处理，所以文秘工作具有一定的综合性。

（二）在新时期文秘工作者需要具备的素质

文秘工作人员所具备的素质与文秘人员的职责和业务要求有着紧密的关系，人员的素质是从业的基础，员工的能力是工作的保障。文秘工作人员的素质直接影响着文秘人员的工作效率，甚至整個单位的运转效率和经济效益。

1.文秘工作人员要有一定的政治素质

文秘工作包括实物的准备工作、数据文案的编辑和处理、信息的提取及传达，它的工作内容繁多而且比较复杂，文秘工作人员想要在实际的工作中处理好部门与部门之间的协调工作，完成好岗位之间承上启下的职责，就需要拥有敏感的政治触角，较高的政治领悟能力，能够快速准确把握上级布置的工作内容，准确无误地将工作要求传达给下级部门。传达这些目的性强的信息，要求文秘工作人员对单位的纪律要求和工作规定相当地熟悉，有高的自律能力、纪律意识和稳妥的做事风格，而且能够掌握思考问题，分析和解决问题的方法。因此，文秘人员拥有一定的政治素质是非常重要的，它有助于培养文秘着眼于全局的政治眼光，使自己能够与领导快速有效地进行沟通，准确把握自己工作中的要求。

2.文秘工作人员要有一定的思想素质

作为一名文秘人员首先就需要具备较强的责任感和敬业精神，知道自己的责任，把自己的工作作为自己的事业，全身心地投入。面对复杂繁多的工作能够快速准确地完成，需要工作人员拥有敢于牺牲的精神，勤勤恳恳的工作态度，吃苦耐劳的工作精神，时刻牢记提高效率的工作理念，把握好工作的节奏，保证每一项工作都能准确落实单位的政策和目标。

文秘工作人员要有非常强的学习能力，能够快速地接收新生事物，学习新的工作技能，现在是信息时代，每天都会出现许多新事物，面对这些新事物和新技能，文秘人员需要拥有快速捕捉信息和学习知识的能力，不断地提高自己的工作能力。

文秘人员要有服务精神，文秘机构不仅是一个办公机构，更是一个服务机构，面对重复且琐碎的工作内容，文秘人员要有不厌其烦的工作态度，良好的待人接物能力，能够主动帮助他人，不断迎接新的挑战。在生活中注意自己的言行举止，为自己树立良好的形象，能够实现领导者和基层人员的有效沟通，帮助领导者做出最佳决策，积极地帮助基层人员处理问题。

3.文秘工作人员的工作能力

工作能力是作为一名文秘人员最基础也是最首要的素质需求，文秘的工作能力包括文字编辑能力、语言表达能力、逻辑推理能力、阅读能力、收集和整理资料的能力等等，只有拥有了这些工作能力，才能快速地整理出部门所需要的文件资料，捕捉相关数据，提取有用信息为决策层提供相关的信息资料。文秘机构其实也是一个信息机构，文秘人员需要从信息的提取、处理、传达几个方面来明确自己的工作要求，做到使自己传达的信息工作准确无误，及时有效，为单位的管理层提供良好的决策基础。

其次，文秘工作人员要有很强的人际沟通能力，作为一位文秘工人员一方面要主动与自己的上级和下级进行沟通，了解他们各自的需求，拥有主动沟通的习惯；另一方面，懂得沟通的技巧，在沟通时能够抓住核心进行有效沟通。

二、新时期如何做好文秘工作

（一）做好组织之间的协调，完善各种管理工作

文秘工作的主要内容之一就是文字工作，在日常的工作过程中，能够良好地运用文字，可以使单位的政策和条文得到有效地实施。想要做好文字工作第一要做到及时收发文件，工作过程中遵守文件不漏登、不拖延、不堆积的原则。在处理外来单位和企业的文件时，文秘人员都需要对这些文件进行等记，并经过办公室的审阅和领导者同意后，将文件送到各个部门处理。

优质的接待工作是一个单位发展的基础，它不仅可以展现出单位的整体形象，给客户留下深刻而美好的印象，而且还能够给单位带来良好的声誉，提高单位的竞争力。做好借贷管理工作，培养良好的服务意识，按时通知财务部门做好财务报表，使单位的各种活动顺利的进行。

（二）做好档案管理，提高工作效率

为了将文秘工作和档案管理有效地结合起来，单位要根据实际情况，不断地在工作中总结经验，并对文秘人员进行不断地培训，提高文秘人员的综合素质和相应的专业技术水平，不断地强化他们对档案工作的规范性，更好地完成档案工作的收集和整理。

所以文秘人员在进行档案管理的过程中，要将先进的管理方式运用其中，把现在先进的科学技术融入到档案管理中，提高整理档案的效率，实现档案管理现代化的理念。提高文秘工作人员的文档一体化意识，让文秘人员把工作和档案管理在组织和制度上实现真正的融合，提高档案管理的质量，减少不必要的程序和重复的工作内容，提高档案管理的工作效率。做到档案现代化管理，文秘人员需要全面掌握档案管理上的事情，将单位内部的档案运用计算机技术录入电脑中，当领导需要时，能够及时地把相应的档案调出并进行查阅，使档案管理的实效性得到相应的提高，保证档案管理工作的科学化、规范化以及合理化。另外，文秘人员还可以通过互联网向社会提供更多优质人才的档案信息，提高人才利用率和档案利用率。

（三）具备良好的综合工作能力

办公文秘在单位中起着承上启下的作用，是单位对外连接的窗口，在单位的运行过程中起着不可估量的作用。一名合格的文秘人员要具备良好的文化知识水平，并且要拥有深厚的文字功底和快速熟悉单位业务的能力。除了这些能力之外，文秘人员需要有一定的计算机基础，能够熟练地操作计算机，通过计算机软件为领导者的决策提供有效的方案等。另外文秘工作人员还需要具备良好的组织协调能力，能够按时完成信息反馈工作，对单位的各个部门和岗位都十分熟悉，并且在日常的生活和工作中不斷提高自己的综合管理能力和语言表达能力，让自己在传递工作信息的时候，通过自己的语言表达，准确地将上级所要表达的意思传递给相应的部门人员。再者，文秘工作人员提高自己的学习能力，多与同室总结交流，在工作中不断地总结经验和教训，多参加组织举办的文秘工作培训活动，慢慢地总结出适合自己的学习工作方法。

三、结语

因此，要想做好文秘工作，首先要做好组织之间的协调工作，完善每一项管理工作、做好档案管理，不断地提高工作效率和综合工作的能力，结合时代的发展，根据时代的需求，培养相应的工作能力和素质，做好文秘的各项工作。另外相关单位要不断地引进先进的管理理念，加强对文秘工作人员的专业技能进行培训，提高他们的工作效率和管理效率。

参考文献

[1]张宁，李恒江，对新形势下办公室文秘工作的几点思考[J].山东医科大学学报：社会科学版，1998（04）：87.

[2]张红娥.浅谈企业文秘工作人员的素质[J].山西煤炭，2008（06）：121.

作者简介：梁红卫（1970.06—），男，汉族，河南汤阴人，文秘收发员二级技师，研究方向：旅游文秘。