浅论人事档案管理在企业人力资源管理中的作用

李莉

【摘要】人事档案管理是企业人力资源管理的重要组成部分。随着信息时代的到来，人事档案中的信息档案成为企业宝贵的信息资源，在企业的人力资源管理活动中发挥着重要的作用。

【关键词】人事档案管理；人力资源管理；企业；作用

随着经济全球化和信息全球化的发展，企业的环境更加复杂，人员的流动性也更大。为了更好地适应复杂多变的社会环境，企业必须收集、整理和分析环境中的信息。人事档案是企业中最有价值的资源，人事档案在人力资源管理中的作用逐渐显现。

一、人事档案管理与人力资源管理的关系

（一）人事档案管理的概念

人事档案是描述人事活动中个人、家庭和工作状态的信息和内容，反映人员的经验、才能、品德和工作表现，并集中存储于个人参考文件。人事档案管理是对人事档案的实体管理、人事档案信息和内容的开发利用。人事档案的实质性管理包括档案的收集、鉴定、保管、登记和统计。人事档案内容和信息的开发利用包括检索、提供、编撰、研究、登记和统计。

（二）人力资源管理的概念

人力资源管理是指在人力资源战略的指导下，运用科学方法，在人力资源的获取和分配、培训和发展、评估和激励、规范和约束、凝聚力和整合工作的基础上，最终实现企业过程的目标和员工价值。人力资源管理活动包括人力资源规划、招聘与分配、培训与发展、绩效管理、薪酬福利管理、劳资关系管理等。

（三）人事档案管理与人力资源管理的关系

人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分和工作内容，可以促进人力资源管理活动。通过人员档案，员工可以看到和分析员工的情况。这是员工绩效考核和人才选拔的重要依据。人事档案记录了员工的各种信息，是员工发展和信息的载体。与此同时，人力资源管理的其他活动，如员工内部招聘、晉升、动员和薪酬水平的变化，也是人事档案的重要来源。二者互相依赖，互相促进。

二、人事档案管理在企业人力资源管理中的作用

（一）确定企业人力资源的现状

在人事档案中，有关于人才结构、人才水平和人才数量的信息资料。通过对人事档案的分类整理，我们可以为企业提供所需的情况和种类，以及员工的人力资源和具体信息。例如，一些企业的员工在几年内退休。文件管理人员可以将这种情况反馈给人力资源管理人员，为未来几年的人力资源管理提供重要信息。

（二）保证企业外部员工招聘的质量

人力资源招聘工作分为内部招聘和外部招聘。内部招聘是招聘和选拔内部员工需要的人才，外部招聘是在社会和大学，是企业之外招聘。首先，在招聘过程中，部分企业的招聘人员会故意招募他们的校友，即使他们不能完全满足企业的需求，因此，企业招聘的质量将会大大降低，同时给企业内部非正式组织的构成提供便利条件，给企业今后管理非正式组织造成了很大的困难。通过对档案数据的统计和分析，企业在进行招聘人员的过程中，避免聘用与招聘区域、高校有关的人员，以确保招聘人员的质量。其次，在内部招聘中，通过对员工档案工作经验的考核和分析，为员工的选择和录用提供了主要依据。

（三）帮助企业有针对性地设定员工培训项目

在培训前，员工可以根据自己的信息设置相应的培训项目，比如教育背景、经验和年龄，并以针对性的方式培训员工。例如，企业通过档案了解到一些老员工，他们可能不喜欢这些相关的知识培训，可以对他们进行更好的医疗培训，使他们的身体更健康，能激发他们的培训热情，同时，也能促进员工更好地工作。

（四）了解分析员工地域文化信息

中国地域辽阔，资源丰富，不同地方的人们有着不同的文化、习惯、观念，不同的工作者在工作中会发生冲突、沟通不畅等问题。在员工档案中，会有对出生地和经验的描述。档案管理者可以通过建立自己的文化特征来预测未来工作中的潜在冲突，并建立一定的机制和方法。

（五）有利于更好地对员工进行职业生涯规划

员工的档案反映了员工的流动性、员工流动率和教育程度、专业知识、职称、工资和报酬以及工作表现。企业的管理者可以根据员工的信息为员工设定职业道路。如果其员工是一名市场营销人员，在企业中做三年的销售人员，三年的平均销售排名第一，积极的工作表现，并且同事之间的关系非常好，这样企业就可以把销售经理作为他的下一个职业目标。

三、结语

人事档案管理在人力资源管理中的作用越来越体现在档案数据的价值中。档案管理者可以为企业的人力资源管理活动服务、组织、分析和利用档案数据。其在人力资源管理中的作用主要包括：确定企业人力资源状况，为企业人力资源规划提供帮助；确保企业外部招聘的质量，为企业内部招聘提供依据；帮助企业建立员工培训项目。人事档案管理的未来将结合信息技术、数据库和其他现代人力资源管理工具，档案信息查询更快，科学使用的档案信息，以便人事管理更科学、高效、更好地管理人力资源发挥作用。

参考文献

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