PDCA循环在医院文书档案管理中的运用

李晶

[摘要] 在营造建设医院文化的过程中，文书档案有着不可替代的作用，利用档案管理能够实现医院的文化传承以及人本管理。由于医院文书档案管理工作存在资料格式多样、层面广阔以及时间跨度大等特点，如何更好地提升医院文书档案管理质量和规范性是当前重点关注的问题之一。PDCA循环按照计划、执行、检查、行动顺序来实施质量管理，是提高档案管理水平的重要措施，该文首先分析了当前医院文书档案管理过程中存在的问题，同时对PDCA的含义以及其在医院文书档案管理中的运用情况进行了讨论，对进一步规范医院文书档案管理具有重要的意义。

[关键词] PDCA循环；文书档案管理；运用

[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2018）11（b）-0061-02

在进行文书档案管理过程中，管理人员通过不断的积累与整理，进一步的扩充和整合了医院的人文事迹、历史进程以及医院特色等资料，并通过医院年鉴、医院大事记等方式向外界展示。PDCA循环又称为量循环，通过PDCA循环来对医院文书档案实施管理，能够实现档案管理的多元化、规范化以及制度化，同时利用PDCA循环来对档案管理工作进行优化和改进，能够让医院每一个员工都参与到医院管理中，为医院文化建设提供良好基础[1]。此外，PDCA循环能够将医院文书档案管理工作中存在的问题和不足找出并解决，从而更好的完成医院文书档案管理工作，这对推动医院可持续发展具有关键作用。

1 目前医院文书档案管理中存在的弊端情况

1.1 医院文书档案管理制度机制存在不健全性

有些医院负责人对医院文书档案管理工作的重视程度不够，简单认为文档管理不能直接产生经济效益，从而容易造成医院文书档案管理制度不科学性，出现医院文书档案管理凌乱无序、无法顺利运行。医院文书档案管理部门所涉及到医院部门较多、还应当与各部门做好及时沟通工作，工作内容繁琐。然而如今大多数医院对该类管理制度不够完善，导致文件管理部门与医院其他部门之间的沟通出现不协调性，各文件信息遗漏与缺失，未能及时提供准确的档案信息，大大降低了医院文件管理部门的工作效率与效率。

1.2 医院文件管理工作人员专业强度不够

①大多数医院对医院文件管理人员长期不进行培训，不及时更新文件管理知识，不及时修订管理制度；②大多数医院对医院文件管理工作人员工作调动较多；③大多医院文件管理工作人员人数较少，人员岗位不匹配；④大多数医院文件管理工作人员专业素养欠缺，职业责任心不够，自我工作管理约束力不够，导致收集各部门管理文件遗漏情况与不完善[2]。上述提到的问题，在一定程度上大大降低医院文件管理工作效率与工作质量，无法取得医院文件管理中的创新性。

1.3 医院资金投入力度

有些医院在文件管理方面中投入的资金不足，文件管理有关的仪器设备缺乏，比如常用的扫描机、计算机、打印机等，从而影响了医院文件管理工作的进度与效率。

1.4 医院文件管理中的信息化建设性不足

如今，大多医院特别重视医院治疗系统中有关的信息化方面的建设，不重视医院文件管理信息化建设，从而造成医院文件管理信息化落后局面。还有一些医院虽然医院文件管理信息化建设比较完善，但是岗位匹配专业工作人员紧缺。

2 PDCA循环

PDCA循环大致概述为计划、执行、检查、处理等循环环节。将PDCA循环应用到现实的管理过程中有着显著效果，能够在一定程度上大大提升管理效率与质量。将PDCA循环实用到管理工作中，应至少做到3个方面：①要做到4个环节，即计划、执行、检查、处理，这4个环节是密不可分的；②PDCA循环在一定程度上不全是反复重复的循环过程，而是在每个循环周期内可以发现一些问题，及时解决问题，没有解决的问题可以进入下一循环待解决，循环是进一步升华，即为阶梯式上升；③大环带小环，大环套小环，小环保大环，相互促进，推动大循环。运用PDCA循环能够解决出现的问题，大致如下。

2.1 P（Plan）计划环节

所谓的P环节一般指的是制定方针与质量目标的环节。该环节的主要目的为能够集中保管与有效管理医院各类有价值的文件，能够达到最佳工作效果，有利于提升医院自身文化水平与医疗质量水平[3]。一般文档归档周期为一年进行一次，从而制定有关的计划：①有效建立管理文档工作小组，例如匹配相关文件管理人员，组队，从而使得小组文件工作管理质量与效率大大提升；②提出有效的文件管理制度，對文件管理人员进行及时培训，构建有效的文件管理信息化制度，提供一定资金投入等计划环节，应当通过有关的领导及其他管理人员同意，从而有利于计划环节顺利进行；③每年初期总结好年度规档。明确好归档的分类，比如说医院人员合同协议、医院进行会议简要、任命书、年度总结、员工工作规划等内容。

2.2 D（Do）执行环节

所谓的D环节一般指的是详细地展开P环节中计划的内容。（1）执行做好年度计划。医院文件管理负责人应当积极引导与严格执行计划环节，同时还应当及时向上级汇报完成进度情况：①按时完成医院年度归档计划，及时完善归档信息，及时分类，以防遗漏有关的归档信息，以防文件管理质量与效率降低；②应当对医院文件管理工作人员进行有关的培训，让其逐步认识到该工作的责任，了解与熟悉医院文件管理制度，让其严格按照医院文件管理制度展开工作，以保证文件管理信息的真实性与可靠性。（2）构建有效的信息化建设制度，医院应当配备必要的文件管理设备，比如说患者档案管理软件与硬件、扫描仪、打印机、刻录机、计算机等。将信息化建设用于在医院文件管理中，能够大大提升医院文件管理质量与工作效率。（3）医院文书档案管理团队构建。应当及时对医院文书档案管理人员展开有效的培训，应当及时更新文件档案管理有关先进的专业知识，应当匹配信息化较高的综合性人才，使得该团队专业应对突发事件，使得医院文书档案管理工作的质量与工作效率进一步提升。

2.3 C（Check）检查环节

所谓的C环节一般指的是对D环节完成的进度进行检查与监督的环节。有关医院文件归档管理负责人对一个月或者一个季度的医院文件归档管理的质量展开检查，进一步检查P环节所制定的年度计划进展程度，所检查的内容有完成的进度，检查已完成的、未完成的、完成的效果程度等。及时总结与向上级汇报D环节中存在的问题，及时对医院文件归档管理制度展开有效的改善，及时修改与改进不适合的管理项目，以防影响医院文件归档管理质量与工作效率[4]。还应当对医院文件归档管理工作中薄弱环节进行抽检，对医院文件归档管理年度计划展开按时与不定时抽检。

2.4 A（action ）行动环节

所谓的行动环节是用来分析检查环节的结果，应用可行性与有效性的改进措施。①改进医院文书归档管理处理环节中现存的问题。比如在医院文件归档管理中存在遗漏信息、错误信息、拖延信息等情况，医院应采取有效的分析与汇总工作，进而发现其中不足之处，提出有效的医院文件归档管理方案，从而能够有效引导平常医院文件归档管理工作顺利进行。②不断地将信息数字化在医院文件归档管理工作中推进。医院应当在信息数字化方面中投入一定经费，配置有关的医院文件归档管理设备，比如医院文件归档管理人员通过拍照或者扫描等途径，进一步对文书档案管理文件的利用率，在医院文件档案管理中进行数字化建设过程中，应当注意安全性与保密性，应当培训医院文件档案管理人员有关的法律法规知识，还需构建医院文件档案管理备份与恢复备份有关的机制，及时更新档案管理信息；医院文件档案管理所使用的网属于局域网，禁止与外网链接，以防医院文件档案管理信息盗取与泄漏，不断地改进与完善网络信息化管理制度，从而在一定程度上确保医院文件档案信息的安全性与可靠性。③对医院文件档案管理人员展开及时培训与继续教育。举行各种文件归档管理有关的定期培训，鼓励文件归档管理人员进行继续教育，继续专业深化，不断提升自身专业知识与技能，不断地让管理人员认识到信息化管理的重要性，培养管理人员的专业素养、责任心，有利于医院文书档案管理人员了解与熟悉掌握文书档案管理有关的制度与工作技巧[5]。还可以对文件归档管理人员展开专业定期考核制度，促进文件归档管理人员积极参与与学习，医院应当匹配相关的文件归档管理人员，严格要求对每一工作环节细节，从而提升管理人员工作质量与效率。④定期举行考评分析会。及时有目地性展开医院文书档案管理考评分析会。医院文件档案管理负责人分析与总结所检查到的结果，及时发现文书管理工作中存在问题，并提出改进的管理方案，及时向上级汇报，进一步听取工作人员在工作中提出的意见与建议，能够及时完善管理制度，能够进一步提升工作质量与效率。⑤及时改进不足之处，在文件归档管理中存在弊端，应当及时改进，提出有效的解决措施。对于还没有来得及解决的问题，可以继续进入下一循环中寻找解决方案，从而进一步提升医院文书档案管理水平。

3 结语

该文对PDCA循环在医院文书档案管理中的运用做了简要的分析，PDCA循环能够有利于提高医院文书档案管理工作质量与工作效率，值得医院在文书档案管理工作中参考及应用。

[参考文献]

[1] 徐婕.PDCA循环在医院科技档案管理中的应用[J].管理观察，2016（34）：169-170.

[2] 董小艳.探讨PDCA循环在医院档案管理中的应用[J].兰台世界，2017（s1）：117.

[3] 王莉，杨华莉，路小军.运用PDCA循环理论促进医院档案规范化管理[J].办公室业务，2017（22）：189-189.

[4] 张柱.基于PDCA循環的人事档案管理信息化[J].办公室业务，2017（19）：134-135.

[5] 周炯辉.PDCA循环在医院科技档案管理中的有效利用[J].办公室业务，2018（2）186.

（收稿日期：2018-08-21）