信息化时代下图书馆档案管理工作思考

代宏

[摘要] 信息化时代已经到来，信息化、数字化也成为了图书馆发展的主要方向，档案管理作为图书馆重要的工作内容之一，也需要对其加强信息化、数字化建设。该文主要以高校图书馆的角度出发，分析档案管理工作信息化建设的现状及其主要内容，最重要的是要分析出如何才能够做好档案管理工作，在此基础之上为加强其信息化建设提出一些建议，希望能够为图书馆档案管理工作的发展带来有效的帮助，使得图书馆档案能够发挥出最大的用处。

[关键词] 信息化；图书馆；档案管理

[中图分类号] R1 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2018）04（c）-0155-02

档案中记录着图书馆的实际运营情况以及多年的发展状况，是图书馆最为重要的一部分内容，因此加强图书馆档案管理工作也是具有非常重要的意义的。尤其是信息化时代的到来，该项工作需要切实加强信息化建设才能够满足时代发展的要求，发挥其应当具有的作用。为此该文对信息化时代下的高校图书馆档案管理工作进行思考，分析其发展现状以及加强信息化建设的一些方法，为相关人员开展工作提供参考意见。

1 高校图书馆档案管理工作的简单介绍

1.1 高校图书馆档案管理工作的内容

高校图书馆档案管理工作的内容主要包括对档案进行收集和整理、归类和保存以及使用3个方面，看似非常简单的工作，但是实际做起来却是非常复杂的，需要档案管理人员付出很大的精力并且具备足够的细心和耐心程度。接下来详细介绍一下各项工作内容，首先是对档案进行收集和整理，档案管理人员需要对图书馆内工作的所有工作人员的身份情况以及职位状况等多方面内容进行详细的调查，整理成档案，除此之外还包括各种书籍的购买、借出以及放置位置等多项内容进行收集和整理，总而言之，档案中需包括与图书馆有关的全部情况。归类和保存是指将所有的档案按照一定的类型进行分类，这样有利于在使用时能够快速查找，保存是为了保证档案的完整性，这项工作是至关重要的，在保存过程中档案管理人员需要注意的问题比较多。对于电子版的档案来说需要加强安全性管理，尽量使用加密软件，而对于纸质版的档案来说，就需要注意防潮防火，应当放到专门的存放柜中。以上所做的所有工作实际上都是为了能够更好地使用，所以使用才是最关键的工作内容，完整的档案能够体现出高校图书馆的现状及发展状况，为图书馆的继续发展提供相应的参考依据，具有非常重要的意义。

1.2 高校图书馆档案管理工作的重要意义

现如今之所以十分重视信息化时代下高校图书馆档案管理工作，就是因为该项工作具有非常重要的意义，对于高校图书馆的建设及发展来说都是至关重要的，而图书馆又是高校的重要组成部分，为学生提供各种学习资料以及自主学习的环境，所以接下来将对信息化时代下高校图书馆档案管理工作的重要意义进行相应的分析及介绍。图书馆档案管理工作非常复杂，任务量很重，之前一直是靠档案管理人员进行人工整理、归类，所以很容易出现失误，稍有不慎就可能导致档案出现错误。而信息化时代下的高校图书馆采用各种先进的技术设备，基本上所有的工作内容都能够由计算机完成，这样能够大大提高工作的准确率，而且工作效率有很大程度上的提升，减轻了档案管理人员的工作压力。而且建立电子档案能够方便实现信息共享，只需要通过远程数据传输就能够彼此之间共享消息，而不是像纸质版档案那样耗时耗力。建立电子档案还有利于使用者快速查找所需要的档案内容，只需要输入相关的词汇进行搜索即可得到想要的档案，极大地方便了档案的使用。档案管理工作的主要作用就是为使用者开展相关工作提供一定的参考意见，所以快速找到所需档案资料是非常重要的，无疑信息化发展达到了这一目的。

1.3 图书馆档案管理信息化建设的必要性

现如今各高校图书馆都十分重视档案管理工作的信息化建设，是因为这是具有必要性的，而且在很多方面都能够显示出信息化建设的必要性。众所周知，传统的档案大多都是以纸质版形式存在的，所以在放置和保存上都比较麻烦，需要占用大量的空间，尤其是随着图书馆的运营时间的延长，档案资料的数量也在急剧增多，也就需要有更多的空间来存放这些资料，所以为图书馆内各房间的分配使用造成了巨大的压力。而进行信息化建设就能够有效改善这一状况，档案以数据形式进行存档，只需要一台电脑就能够轻松储存所有的档案资料，无需占用巨大的空间。而且纸质版档案还存在一个严重的弊病，那就是查找起来不方便，在使用过程中容易被损坏，基于各种不利原因，大部分档案都是被收藏起来，很少使用，这就使档案管理工作失去了意义。对其进行信息化建设就不需要考虑档案在使用过程中是否会被损坏，而且查找起来也非常方便，正是因为便于使用，才会有更多的人想去使用它，因此能够创造便捷的使用条件也是图书馆档案管理信息化建设的必要性之一。综合来看，信息化建设在档案管理工作上确实是起到了非常重要的作用，这是信息化时代给人们带来的巨大福音，人们还需抓住这次机会，努力完善档案管理的建设工作。

2 加强高校图书馆档案管理工作信息化建设的有关内容

2.1 加强档案管理数字化建设

信息化时代下需要加强档案管理的数字化建设，因此应当主要从以下几个方面做起。首先需要更新档案管理理念，档案管理员不能局限于传统的管理方式，而是应当时刻关注社会的发展状况，不断学习新形势下的管理理念，在管理理念、管理方式、管理内容上做到与时俱进，这样才有利于加强档案管理的数字化建设，使其符合信息化时代下的发展要求。更新檔案管理理念可以通过多种方式进行学习，图书馆就是一个有利于学习新知识的大环境，各种书籍能够方便图书管理员及时掌握各种先进的管理经验，了解档案管理工作的发展状况。还可以通过发达的网络环境学习档案管理知识，网络上有很多与此相关的视频和文字资料都能够为档案管理员学习管理知识带来一定的帮助。另外，图书馆自身也可以通过举办讲座、培训等方式宣传新的管理理念，整体做到与时俱进。除了更新管理理念之外，在管理方式以及管理内容上也需要做出相应的改变，加强数字化建设无疑需要依靠先进的计算机技术，这也是信息化时代的显著特征及优势，将计算机技术应用到档案管理工作中能够创造更加便捷的工作条件，为用户提供多种使用方式，接下来将详细介绍这部分内容。传统的档案多是以纸质版文字、录音、视频资料等方式进行存档，当使用时需要花费大量的时间进行查找，而且也在很大程度上阻碍了资源共享，所以利用网络技术能够将档案以电子版文字、图像等方式记录下来，将其压缩后分享到平台上，以供用户下载和查阅，极大地方便了用户的使用过程，具有非常显著的作用。

2.2 明确分配档案管理人员的工作任务

图书馆档案信息化管理是一种需要档案管理人员和信息化设备相关结合的管理方式，对于档案管理人员的要求是非常高的，因为档案管理人员在此过程中具有非常重要的作用和不同的工作内容，所以需要为其明确分配工作任务，以确保整体的工作质量。主要工作内容分为3个部分，分别是数据录入、信息处理和使用以及对信息化设备进行维修3个方面，对于工作人员也有不同的要求，以下内容将分别对这3个部分内容进行介绍。①数据录入，这一工作任务对于工作人员的专业水平有一定的要求，因为汉字具有其独特的性质，在理解方面存在一定的难度，而进行信息化管理又要求部分档案以数据形式进行录入，这就要求工作人员具备很强的理解能力和录入数据的基本操作技能。②信息处理和使用，这部分工作内容是最为重要的，是工作人员与信息化设备直接结合的一部分，工作人员需要对所有信息化设备具有充分的了解，包括其工作原理、工作性能和使用方式，具备熟练的操作技能，这样才能够确保该过程的准确性。③对设备进行维修，这项工作内容看上去不是档案管理工作的重要任务，但是实际上却会对档案管理工作的质量和效率造成非常严重的影响，为了确保工作效率，必须保障各种信息化设备的运行，对其出现的故障及时进行维修并更换落后的和不能使用的设备，这是设备维修人员的主要工作任务。所以除了要求维修人员具备专业的维修技能之外，还需要其具备认真的工作态度和高度的责任心，定期对各种信息化设备进行仔细检查，及时发现故障，能够在有效延长设备的使用寿命，降低档案管理工作所投入的运行成本，所以这项工作内容也是不容忽视的。通过以上内容的介绍，可以了解到档案管理工作的信息化建設还需要对工作人员提出更高的要求，明确分配工作任务，这是整体工作质量得到保障的前提条件。

2.3 加强对档案管理信息化建设安全问题的重视

信息化建设为图书馆档案管理工作的发展带来了巨大的帮助，所以现如今相关部门都在高度重视这项工作，但是有个问题是绝对不能够忽视的，那就是网络安全问题。档案的数字化使其在使用过程中出现了比较大的安全隐患，因为现如今依然存在网络环境不够安全这一情况，档案资料容易遭到破坏和盗取，所以加强档案管理信息化建设还需要提高对其安全问题的重视程度，加强网络安全管理，可以通过加访问密码、进行实名制访问、数字签名等方式来提高访问的安全性，这是图书馆方面需要做到的。然而网络这个大环境要想进行有效的安全保证，还是需要整个社会重视，仅靠一部分人是无法做到的，所以还需提高全民素质以及网络安全意识，大家共同营造一个安全的网络环境。

3 结语

综上所述，信息化时代的到来为高校图书馆档案管理工作的发展创造了非常便捷的工作条件，对其向前发展起到了有效的促进作用，所以加强信息化建设成为了该项工作一个主要的发展方向和工作内容，需要相关人员及部门共同努力进而达到这一目的。为此该文主要介绍了档案管理工作的一些基本内容及其加强信息化建设需要注意的一些问题，希望能够为相关人员开展此方面的研究工作带来有效的帮助，使得图书馆档案管理发挥其巨大的作用。

[参考文献]

[1] 刘彦.信息化时代下图书馆档案管理工作创新[J].中国管理信息化，2013（12）：85-86.

[2] 赵振武.信息化时代下图书馆档案管理工作问题研究[J].办公室业务，2014（12S）：136.

（收稿日期：2018-01-23）