高校档案管理创新及档案管理数字化问题探讨

梁小兰

[摘要] 该文分析了高校现阶段档案管理中存在的问题，以创新模式、方式、思路、资金投入、管理人员水平分享了创新改革实践，并介绍了推进数字化管理的具体措施。高校如果要致力于创新自身的档案管理，就有必要运用数字化的措施来健全档案管理，并在此基础上构建数字化档案管理新模式。

[关键词] 高校档案管理；创新；档案管理数字化

[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2018）06（a）-0030-02

在高校管理范围内，档案管理构成了其中的核心与关键，健全档案管理有助于提升科研与日常教学的整体质量，同时也为高校保留了珍贵的档案信息。实质上，档案管理本身包含了较多内容，与之相应的管理体系也是相对复杂的[1]。高校如果要提升档案管理的效能，那么应当致力于创新机制，运用多样化的创新手段来推行档案管理。

1 高校现阶段档案管理中存在的问题

1.1 档案管理信息化水平低下

计算机是一门先进的科学技术，逐渐渗透到各个行业中来，在高校档案管理工作中，很多档案管理设备较为落后，计算机的运行速度较慢，同时由于高校档案管理软件更新跟不上发展的要求，功能较为单一，使得在进行档案管理时常出现各种差错，档案的准确性难以得到保障，为档案管理工作带来了许多不必要的麻烦。

1.2 档案管理重要性认识缺乏

许多高校档案管理工作人员，对于学校内部档案资料重要性认识不足，同时由于高校目前自身发展条件受到限制，配套设施、资金投入等无法满足高校档案管理数字化发展的要求，无法引进先进的档案管理技术，为高校档案管理的发展带来一定的阻碍。

1.3 档案管理人员专业水平落后

高校档案管理对于工作人员的专业性要求较高，对于高校档案管理人员来说，由于对于学校、专业等相业知识较为缺乏，同时欠缺经验，导致了档案管理人员无法及时对高校各种信息等进行存档，工作开展起来存在较大的难度，影响到整个学校管理的工作进程。

2 高校现阶段档案管理的创新改革

高校内部档案管理的创新改革，具体涉及到如下措施。

2.1 创新模式

高校如果要推进全方位的档案管理，关键应当落实于创新模式。从现状来看，学校办公室包含了档案管理的办公部门，然而管理档案的办公部门本身并不具备独立性，针对涉及到档案的各项事务也无法自主进行决定，档案管理整体上仍停留于执行决策。近些年以来，新教改正在迅速推进，面对新的形势，与档案管理密切相关的各类模式也要突显创新性[2]。具体在推进创新时，应当把档案部门视作独立性的高校部门，对于档案搜集以及档案保存等事项都能予以自主决策。经过上述的改进，档案部门就可以拥有自主权，对于体系漏洞也能进行全面的修补。

2.2 创新方式

创新现阶段的档案管理，根源在于转变方式，运用全新的方式来推进新形势下的档案管理。档案管理如果停留于传统模式，那么将会陷于僵化，因而不利于提升档案管理的实效性。为了改进现状，高校有必要运用多样化的手段与措施来推行档案管理，致力于突破传统思路。目前的状态下，针对档案管理应当拓宽现有的管理范围，在这其中不仅涉及到图像信息、表格以及文字信息，同時还应当包含来访管理以及人员管理等。作为档案管理的相关人员，应当意识到档案管理的价值所在，在此前提下做好全方位的信息归档、档案整理以及信息收集等。

除此以外，创新方式还应当落实于档案内容，运用全新的方式来编制档案体系，划分各个档案类型。作为高校而言，针对自身现有的档案应当予以全面扩充，在现阶段的档案中也要收录关键性的事件以及人物，以便于有关人员对此进行查阅。在明确记录各项要素的前提下，就能为高校给出的各项决策提供根据[3]。

2.3 创新思路

近些年以来，信息化正在融入各个行业。针对现阶段的档案管理，也要从根本上致力于创新思路，在各个流程中融入信息化的手段与措施。相比于传统模式，建立于信息化前提下的档案管理体现为更显著的实效性，有助于减少档案管理耗费的总成本，同时也提升了工作实效。具体在操作时，针对档案管理涉及到的各个流程都要加以改进，确保把信息化渗透其中。在信息载体的辅助下，就能借助数字化的手段来存储信息或者调取档案信息，对于档案本身的安全性提供了全面保障。

2.4 加大档案管理资金投入

要想高校档案管理工作的质量，必须加大对于高校资金的投入，改善配套设施，保证档案管理的准确性和完整性。高校不能仅仅将工作重心放在教育设施的购置中，同时应加大对档案管理所需要设备设施的购置，例如采购先进的计算机、配套设施、防火墙软件等，防止资料被盗用；配备空调、抽湿机等，或配备专业灭火器等，以应对突发事件等。

2.5 提高档案管理人员专业水平

高校档案管理工作对于专业技术要求较高，档案管理人员首先应具备专业的技术知识，同时还需要对计算机、软件等有一定的掌握，工作人员在档案管理工作中，需要及时地发现问题并解决问题，加大对信息技术的学习，掌握高校档案管理工作的方法和流程，因此高校应定期对档案工作人员进行学习与培训，提高档案管理人员的专业技能和职业素养。

3 推进数字化档案管理

截至目前，档案管理涉及到的各项措施正在实现全面创新。但从整体来看，档案管理仍然欠缺完善性，与之相应的各项机制也并没有真正达到健全。究其根源，就在于很多高校并没有把数字化运用于档案收集、档案存储以及档案查阅等各个环节中[4]。因此为了改进现状，针对档案管理有必要推广数字化，具体而言涉及到如下措施。

3.1 提升信息化的认识

数字化运用于现阶段的档案管理，关键在于从源头上转变认识，确保负责档案管理的相关人员都能认识到数字化管理的价值所在，在此前提下探求适合高校本身的数字化模式。在必要的时候，高校可以开设相关讲座，不断拓宽宣传面，或者运用培训的措施来提升人员素质。高校有必要投入更多资金用来引进新型的数字化管理模式，确保相关人员都能接受信息化以及数字化的全新档案管理。

3.2 搭建数字化的新平台

数字化运用于现阶段的档案管理，此项举措不能缺少数字化平台作为支撑。这是由于，数字化平台能够密切连接各个流程，确保各方在相互配合的前提下做好多层次的档案管理。作为管理人员来讲，应当运用数字化的手段来收集实时性的档案信息，确保各项信息的精准性，避免某些档案信息出现失真[5]。同时，针对信息归档以及档案存储等关键性的环节也要推广数字化，运用多样化的手段来提供精确度更高的档案信息，辅助高校的各项决策。

3.3 保障档案信息的安全

进入数字化的新时期，与档案管理有关的各项手段和措施都获得了全方位的改进。然而与此同时，数字化也增加了档案信息遭受的威胁，某些档案信息很可能遭受篡改或者遗失，进而给高校增添了损失。因此可以得知，建立于数字化前提下的档案管理尤其有必要关注最根本的信息安全。具体在实践中，高校对于自身拥有的档案信息都要构建防火墙，遵照现行的基本流程来强化档案监管，确保从源头入手来消除档案存储以及档案查阅中的安全隐患。只有保证了档案安全，才能服务于档案管理整体水准的提升，在最大限度内消除安全威胁。

3.4 提高工作人员的专业能力

高校内部档案管理的创新改革为高校带来了新的工作制度，必须建立起具备良好的专业知识和实践能力的高校档案管理队伍，必须掌握多元化的知识结构，并拥有良好的专业素养；用专业的人才来对档案进行管理，加强档案管理工作人员的队伍建设，对档案管理人员进行相关知识的培训和考核，强化对信息技术的应用，提升档案管理工作的质量和效率。

4 结语

高校档案真实完整地记录着学校的发展与学生的成长，不仅涵盖了学校的核心教学思想、办学水平，还记录了优秀教师的教育工作历程和学生在校学习的成长过程，同时也是学生步入社会以后个人能力和素质的原始证明资料，是社会录用人才的原始依据。在目前的社会形势下，建立数字化的档案管理系统成为趋势所在，档案从本质上来说，也是一种信息资源，能够帮助使用者获取准确的信息，但是我国目前高校中对于档案管理的理念和方法还相对落后，无法跟上时代的步伐，因此并没有摆脱轻利用这一局面，造成档案管理满足不了社会发展需求，实现不了档案保存的最佳效益。

高校档案管理数字化以后，运用新的信息技术和新的管理方法，更为先进，但也带来新的问题，因此，必须根据高校具体情况来建立一套适合自身发展的工作和管理制度。经过综合分析可以得知，目前很多高校已经意识到了数字化运用于档案管理的价值所在，因此也开始尝试转变现有的模式。但从整体来讲，档案管理并没有真正实现全过程的数字化。在未来的工作实践中，高校及其有关部门还需致力于推进创新，在档案管理涉及到的各个流程中都要渗透数字化，确保各类档案信息的完整度与安全性。

[参考文献]

[1] 吴新兴.计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题[J].低碳世界，2017（19）：280-281.

[2] 季轩.高校档案管理创新及档案管理数字化探索[J].产业与科技论坛，2016，15（15）：209-210.

[3] 乌日娜.浅谈高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].福建质量管理，2016（5）：26.

[4] 王麗勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].赤峰学院学报：自然科学版，2014，30（3）：164-165.

[5] 刘小瑾.浅谈档案管理创新及档案管理数字化问题[J].才智，2012（22）：328.

（收稿日期：2018-03-09）