浅谈医院干部人事档案管理中存在的问题及对策分析

李娟

[摘要] 医院干部人事档案是记载干部不同时期的发展历程，其不仅能真实、客观反映干部成长经历、思想发展等，而且其是医院选拔、任用人才的重要依据。然而，当前我国许多医院没有充分认识到干部人事档案的重要性，干部人事档案管理工作仍存在较多缺陷。该研究就当前医院干部人事档案管理中存在的问题，从管理意识、档案内容、借阅流程、从业人员素养、档案信息开发等方面着手，提出改善干部人事档案管理质量的有效对策，以期能提高干部人事档案的开发率、利用率，实现医院人力资源优化配置。

[关键词] 医院；干部人事档案；问题；对策

[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2018）04（c）-0092-02

在医院的发展中，医院干部发挥着非常重要的作用，是各项决策得以实施的重要把控人员，因此，医院干部人事档案管理工作的有效开展，对于提升医院管理工作质量有着极大影响。从当前医院干部人事档案管理工作的开展情况来看，提升管理人员的专业技能、综合素质注重先进管理理念和方法的运用，加强档案使用流程的监控，对于提升医院干部人事档案管理水平有着重要作用。因此，在利用各种设备、注重信息化技术水平提升的前提下，医院必须充分干部人事档案管理的重要性，及时解决当前存在的各种问题，提高医院干部人事档案的有效利用率，才能真正促进医院更长远发展。与此同时，注重医院干部人事档案的参考价值，增强管理人员的保密意识，充分利用信息化管理系统，才能更好地为医务工作人员提供帮助，最终推动医院现代化发展[1]。

1 医院干部人事档案管理中存在的问题

1.1 档案管理意识淡薄

许多医院将医疗工作发展作为主要目标，完全忽视了干部人事档案管理的作用，普遍认为干部人事档案管理只是单纯存档，再也不会拿出来翻阅。加之医院领导在选人用人方面，认为实际表现最为重要，干部人事档案只是为了应付上级检查。在這些思想作用下，容易出现档案信息收集不及时、内容陈旧单一等情况，人事档案信息管理的人才开发价值完全被忽略。

1.2 档案内容过于陈旧

受材料“十大类”的影响，医院干部人事档案注重干部个人职称、工资、党团资料等方面的内容，而反映干部工作能力、管理能力、个人业绩特点等方面的内容却屈指可数，档案内容普遍存在不全面的问题[2]。部分档案大量记载了干部历史材料，而现实材料寥寥无几。有些材料存在归档不及时、归类不准确等问题，导致档案材料短缺。此外，部分档案在格式上还存在一定缺陷，比如档案用纸规格不一致、目录书写不准确等，这些问题都会使案卷质量大打折扣。

1.3 管理模式落后

目前，许多医院在干部人事档案管理中仍然采用传统的管理模式，即由相关职能部门在一定时间内将干部个人材料送至人事档案室进行保存，这些材料大部分都是文字材料[3-4]。大部分医院在管理手段方面多采用手工操作，耗时较长、效率低下，而且准确率较低。许多医院单位尤其是基层医院没有启用电子信息化档案管理系统，仍然使用传统纸质文书档案，检索查询资料仍采用手工操作，整体管理水平低下。

1.4 管理人员素质低下

由于大部分医院没有给予人事档案管理应有的重视，不愿意配置专业的档案管理人员，大都是其他部门人员兼任，或者将其他部门的人员临时借调到档案室，频繁更换，档案管理队伍不稳定。这些临时职工大都缺乏专业知识，档案管理能力不足。加之没有积极开展继续教育，导致档案管理人员出现知识断层情况。

1.5 档案利用不充分

目前，医院干部人事档案管理仍然采用传统“你送我装、你借我调”的方式，虽然搜集了大量的档案信息，但是却不注重信息分析与开发，被动提供档案信息，主动参与意识严重匮乏[5]。且管理人员查阅的内容大都是干部职称、工资、简历等信息，而利用档案信息挖掘人才、为人事决策提供参考依据的作用根本没有发挥出来，甚至完全被忽略。

1.6 自动化程度不高

人事档案管理既要对人事档案的生成进行管理，又要重视人事档案的管理，提高档案信息的利用率。就医院干部人事档案管理现状来看，基本是采用纸质档案的形式进行管理的，且在档案的生成、保存和检索过程中，都没有充分利用信息技术和计算机技术，使得医院干部人事档案管理自动化水平偏低，不利于档案管理工作的发展。比如，在对干部人事档案进行管理时，基本只利用计算机制表，再将其打印出来，由人工填写其中的内容，再利用复印机进行复印、人工立卷，整个管理过程基本是人工操作。人工操作方式不仅工作量和工作强度大，工作效率低，还很容易出现人为错误。在出现手工填写错误时，还需要花费大量的时间成本和人力成本，对出错的内容进行核对、返工，会增加医院干部人事档案管理的成本。

2 加强医院干部人事档案管理的有效对策

在新医改不断深入的形势下，医院若想做好干部人事档案管理工作，就必须要转变传统管理观念及管理方式，积极应用现代化管理手段。其中，具体方法有以下几点。

2.1 增强档案管理意识

为了推进医院管理的科学化进程，国家相关部门颁布了《档案法》[6]，所以各级医院应该加强干部人事档案管理工作的重视程度，并逐步完全本院干部人事档案管理机制，明确档案收集的方法及具体内容，使干部人事档案实现规范化、程序化管理。①严格遵照《档案法》中相关条例实施归档、调档、转档等程序；②医院领导应该给予档案管理工作宏观指导，保证档案信息收集、归档、保管、利用等相关环节有条不紊地进行，同时还应妥善解决档案管理工作中出现的问题；③加强《档案法》宣传力度，提高全民档案意识，使其自觉配合档案收集工作。

2.2 完善干部人事档案的内容

①档案管理机构应该制定健全的人事档案材料归档制度，认真鉴别收集的资料，保证归档材料的真实性；②归档材料必须要做到准确分类、有序编排、清楚编号、整齐装订等；③注重收集反映个人才能的材料，比如个人专业水平、学历学识水平、继续教育、相关资格考试等相关信息；④及时将个人工作情况、工作业绩、重点工作或重大活动中的表现情况等材料收入档案内，为相关部门用人选人提供可靠依据。

2.3 规范档案借阅流程

首先，创建完善的档案查阅、借用登记制度。如需要查阅干部人事档案，在借用前必须要填写《查阅人事档案审批表》，严格按照相关规定办理审批手续。需要注意的是，档案一般不能外借，如必须外借，必须要获得主管领导的批准，并登记相关手续，在规定期限内归还，且在借阅期间不能将档案转借他人。其次，查阅档案时，必须要严格遵照相关保密规定，禁止出现圈划、涂改、撤换档案材料等情况，且不得擅自泄露或向外公布档案信息。再次，利用现代化信息技术，创建档案信息查阅系统，提高档案查阅的快捷性。

2.4 提高档案管理人员专业素养

作为档案管理人员不仅要加强理论知识学习，树立为人民服务的意识，不断提升自身职业素养，同时还必须要加强专业能力建设，积极学习现代化管理方法及计算机操作技术等，自觉参与到档案信息研究、开发工作中，努力学习网络知识、计算机知识、电子文件管理知识等。各级医院应该采用多种手段提高档案管理人员的业务水平，打造一批思想素质高、业务能力强的档案管理队伍。比如，医院可通过开展不同层次、类型的培训班，及时更新档案管理观念及知识，做到与时俱进，全面提升档案管理人员的综合素质[7]。

2.5 加强档案信息开发力度

近几年，人事制度改革不断延伸，相关部门对医院人事档案开发提出了更高的要求，要求人事档案不仅能满足干部工龄认定、工资制度改革等常规需求，而且还必须能反映干部学识水平和专业特长，发挥选拔人才的作用。为了使人事档案为人才选拔提供更好的服务，医院应该创建干部档案数据库，及时更新档案信息，同时保证档案信息的准确性、实效性，最大限度提高档案信息的使用效率。

2.6 积极采用信息化管理平台

采用信息化管理平台对医院干部人事档案进行管理，可实现档案管理的数字化，提升管理工作的自动化水平。所以，医院在对干部人事档案进行管理时，要对现代化的科学技术进行合理的运用。比如，建立干部人事档案管理平台，将干部人事档案整理好，利用扫描仪将档案扫描进计算机中，通过系统自动对档案进行检测。在确定档案完整、准确后，将其转化成图像并对图像进行自动检测。在完成所有的质检工作后，打印封面将档案装订好，通过数据挂接的方式，将干部人事档案信息转化成数字信息，转入到光盘储存。当需要检索某位干部的人事信息时，通过管理系统设定的检索依据，输入检索关键字词，就可快速查询到所信息，并就其调用出来。通过信息化管理平台，不仅能提高管理效率和准备性，还能降低管理成本，减少不必要的浪费，使医院干部人事档案管理更加规范化。与此同时，通过信息化管理平台进行操作，还能确保信息的连续性和完整性。

3 小结

综上所述，干部人事档案管理是组成医院人事工作的重要部分，真实、完整的干部人事档案是医院选拔、任用人才的重要凭据。因此，各级医院必须要给予干部人事档案管理工作应有的重视，结合医院实际情况，采取多种手段，逐步完善干部人事档案管理制度、方式等，提高医院人事管理水平。

[参考文献]

[1] 莫海英.醫院干部人事档案管理中存在的问题及建议[J].广东科技，2012，21（21）：25-26.

[2] 朱坤.新环境下医院干部人事档案管理的强化措施分析[J].办公室业务，2014，23（19）：194.

[3] 胡代英.浅议如何加强医院干部人事档案管理[J].投资与创业，2012，6（9）：71.

[4] 倪咏梅，何剑.医院干部人事档案管理问题与对策[J].继续医学教育，2014，6（5）：121-123.

[5] 陈雷.关于医院人事档案管理工作的分析与思考[J].黑龙江史志，2014，30（13）：145.

[6] 冉彦.医院干部人事档案管理问题与对策研究[J].医学信息，2016，29（12）：23-24.

[7] 朱月恒.浅谈目前医院人事档案管理存在的弊端及其改革的措施[J].办公室业务，2014，23（7）：88-89.

（收稿日期：2018-01-31）