基于PDCA循环病案管理流程的优化和改进

李静

[摘要] 目的 总结基于PDCA循环病案管理流程的优化和改进措施。方法 通过分析传统病案管理流程，总结病案管理流程的优化措施。结果 供应组、编目组、整理组、签收组等分工较为明确，而且是环环相扣的，因此如果前面工作没有完成，后面的工作就无法进行或滞后。结论 科学的病案管理流程可减少或避免重复劳动，进而提高了病案管理的准确性和工作效率，因此病案管理工作应坚持PDCA循环管理，不断地优化、改进，实现医院信息化发展的需求。

[关键词] PDCA循环；病案管理流程；优化；改进措施

[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2018）02（c）-0058-02

[Abstract] Objective To summarize the optimization and improvement measures based on PDCA circulation case management course. Methods The traditional case management process was analyzed and the optimization measures of case management process were summarized. Results The labor in the supply group， catalog group， sorting up group and signing group was clear， linked with one another， therefore， if the work in front is not finished， the work in latter failed to be finished or lagged. Conclusion The scientific case management process can reduce or avoid the repeated labor， thus improving the accuracy and work efficacy of case management， therefore， we should insist the PDCA circulation management in the case management work and constantly optimize and improve the work thus realizing the demand for the hospital information development.

[Key words] PDCA circulation； Case management process； Optimization； Improvement measure

隨着我国医疗事业的发展，病案管理这一新兴学科也得到了很好的发展，同时信息技术的快速发展也促进了病案管理的改革[1]。而随着电子病历技术、医院信息系统（HIS）等的发展，增加医院病案科的工作内容，以往的工作方式已经不适合现在的工作环境，已严重降低了工作效率和工作质量，所以针对病案管理流程的优化和改进迫在眉睫[2]。为了顺应时代的发展和提高病案管理工作的效率和工作质量，该院基于PDCA循环管理对我院病案管理流程进行优化和改进，效果显著[3]。PDCA循环管理为美国质量管理专家戴明博士提出，因此又称戴明环，PDCA是由计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）、纠正（Act）缩写而成，是一种全面质量管理的科学程序，通过不断的循环，可进一步提高管理质量。

1 传统病案管理流程分析

1.1 流程描述

PDCA循环第一个阶段为计划，就是先统计分析目前存在哪些质量问题，然后对这些问题进行逐个分析，最后找出其中最主要的因素，然后从这个最主要的因素着手来解决问题[4]。PDCA循环就是找出主要影响因素然后制定计划，所以要先找出医院病案管理中制约管理效率的关键环节，图1为该院病案室的原有工作流程，主要包括病案的回收、整理、装订、编目、出人库、病案质量管理。

1.2 传统病案管理流程存在的问题

通过医院的病案管理流程可以看出，供应组、编目组、整理组、签收组等分工较为明确，而且是环环相扣的，因此如果前面工作没有完成，后面的工作就无法进行或滞后。①供应组：复印和病案借阅工作不够规范，导致病案示踪性差无法准确掌握病历位置；②编目组：病案编码系统与医生工作独立，导致病案首页出现很多错误，也降低了编码的准确率；③整理组：排序混乱的病历，不具有完整性，同时手动装订也费时费力；③签收组：一般都是使用Excel表格录入，病历归档较慢。以上问题都严重降低了病案管理工作的效率和工作质量。

2 病案管理流程的优化措施

2.1 加强业务学习培训

医院可以购买《中国病案》《基础医学》《临床医学》《病案管理》《ICD-9手术与操作》《ICD-10国际疾病分类》等书籍，丰富医生的专业知识。还可以组织编码人员参加ICD-10国际疾病分类编码培训班，使其进一步掌握手术选择原则、主要诊断原则、编码方法等[5]。

2.2 病例电子化示踪

医院应根据评审规范和相关法律规定来制定“病案复印借阅邮寄登记本”“表格化病案复印申请表”“病案复印委托书模板”“病案服务提示”“复印借阅流程”“编撰复印借阅须知”“病案复印借阅制度等”，并明确病案服务内容和对象，然后将这些内容挂墙公示[6]。

2.3 疾病编码系统改进

传统病历工作站与病案首页编码系统是两个独立的系统，很容易出现数据传输丢失情况，导致诊断不完整、地址丢失、性别错误等情况出现。为了避免再出现类似情况，可以在信息管理部门的配合下，将病历工作站与病案首页编码系统整合，使病历工作站和病案首页编码都在一个系统完成。同时还需要改进编码方式，应升级ICD-10编码库，确保编码数据的传输和录入均符合规范，提高编码质量[7]。

2.4 提高归档病案管理质量

针对归档病案填写缺漏或错误、签字不完整、辅助检查报告缺单、医疗记录缺单等问题，医院可以组织专门的人员进行登记，还可以按照比例来抽取个医疗组的病历，对退回病历存在的缺陷进行通报，统计出各主管医师和各科室的历缺陷率，针对这些问题提出解决意见，并督促落实[8]。

2.5 病案首页信息化管理

通过分段内容核查、知识库、自动输入等技术来提高病案首页质量。①分段内容核查：开展特定项目核查关、逻辑关系核查关、非空字段核查关，由临床医师在病人出院提交病案首頁时录入完成，以确保病案首页的质量；②知识库：提供了手术操作、了ICD-10国际疾病分类编码等字典，以减少工作人员填写的盲目性；③自动输入：病案首页中的检查数据、病理数据、化验数据、手术数据、诊断数据等均从电子病历自动输入病案首页[9]。

2.6 自动化装订

对传统手动装订病案实现自动化装订，即配备全自动的装订机，因为传统的手动装订不仅费时费力，而且工作人员长期装订还易诱发肩关节劳损，而使用自动化装订机不仅可以节省病案装订时间，减轻手工劳动，还可以提高病案的美观性，同时先进的复合材料也可以避免传统金属钉子以生锈的问题[10]。

2.7 改进及完善病案归档工作

结合医疗表格实际和医院医疗文书来制定病历排序同时发放到各病区，并要求各病区的质控护士和质控医师按照该排序进行病历排序工作，实现病案完整性，在病历提交后再行检查一次，登记通报不完整病案[11]。

2.8 应用电子条形码签收系统

在病案的首页添加条形码，然后使用条形码扫描枪来代替病历签收，既高效又省力，也提高了签收的准确率，以往病历签收人员每分钟签收5～10本，而应用了电子条形码签收人员每分钟可签收30～40本。另外电子条形码签收系统还具备输出打印、退回病案查询、病案状态查询、签收登记等功能，可以及时催收催缴[12]。

3 结论

该院通过实施以上改进措施后，在病案增加了30%的基础上，医院病案管理工作的依然井条有序，而且病案管理工作的质量和效率均显著提高[13]。总之科学的病案管理流程可减少或避免重复劳动，进而提高了病案管理的准确性和工作效率，因此病案管理工作应坚持PDCA循环管理，不断地优化、改进，实现医院信息化发展的需求。

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[13] 李鹏超.PDCA循环理论在优化病案管理流程中的应用[J].世界最新医学信息文摘，2017，17（12）：132-133.

（收稿日期：2017-11-22）