大数据时代下灵活就业人员档案管理探析

管建辉

随着互联网、物联网和云技术迅速发展和广泛应用，以及世界各领域信息量迅猛增多，特别是大数据时代到来，对档案管理和开发起到了很大地促进作用。档案管理与大数据有机结合形成档案大数据，档案大数据是大数据档案与互联网融合，是将档案海量数据信息作为管理与应用的有效数据资源，经过档案数字化、数据的捕获归档和有效分析，以及建立相应数据模型和寻找数据之间联系之后，再通过大数据规范性制作，最终生成服务对象所希望的信息数据和答案。为此，大数据时代下灵活就业人员档案管理要从目前实际出发，既要在发展理念、人员素质、业务管理和技术设备上对标档案大数据，又要在了解和研究灵活就业人员的需求后，对海量档案信息数据进行收存、分类整理及其相关性逻辑分析，还要实行大数据技术处理与有效档案数据信息组合，从而“制造出”高含量“档案新产品”，实现档案大数据对灵活就业人员档案资源有效管理和深层开发。

一、档案大数据

档案大数据是在档案内容信息量巨大难以用普通软件承载和管理情况下，借助于互联网、物联网和云技术，依据服务对象需求去采集、整理和分析有效信息数据，并进行大数据建模和“深加工”档案信息数据，从而“生产出”特定使用价值和一定内涵的新产品。可以看出，档案大数据是基于社会时代发展动态与数据流档案观，也是档案信息数据在全面性与相关性思维分析方面的研究，并具有颠覆传统而赋予全新深层理念的档案管理与开发模式。它不同于传统档案管理，具有以下特点：

（一）新思维方式

档案大数据的思维方式是以服务对象需求为导向，实行探讨档案信息数据相互关联方面内容的思维方式代替过去从事件变化中寻求因果关系的思维方式，是以通过收集信息数据、梳理分析进而探求其内部关系的思路取代以提出问题、经过逻辑分析寻求因果关系和解决方案的思路，从而实现在深层领域中探求出更好方案结果的一种思维方式。

（二）资源广泛性

档案大数据是将具有历史文化和经济发展价值的文件、数据、视频、实物作为档案材料去广泛地收集和储存，作为反映社会发展主题与代表时代特征面貌的信息资源，不断地储备能够显示国家与社会进步的数据信息资源。

（三）服务便捷性

档案大数据管理和开发要树立社会化、个性化和先进性的服务理念，以服务对象多样性的需求为导向，进行深层次和多领域开发，实行不同对象个性化服务。为此，档案服务部门不仅要分析服务对象需求，还要基于大数据智能化建模分析要求，实施信息咨询和获取解决方案多层次服务；同时，还要深入挖掘服务对象的查询和浏览内容的数据流中潜在的内涵，进一步拓展档案信息服务的社会性和时代性，便捷服务对象得到更好答案。

（四）管理现代化

档案大数据不同于以前传统档案管理，它更侧重于档案信息资源的数据分析和挖掘，不仅要主动调查和分析服务对象的社会需求情况，还要在大数据分析和自动化加工形成过程中建立多种数据模型，进一步地挖掘出更新的档案数据信息和深层内涵，再经过优化程序比较，促使档案大数据自动化“生产”出服务对象更满意“产品”。

二、灵活就业人员档案管理问题

（一）档案业务方面

1.档案信息管理方式落后且利用率低。由于灵活就业人员的人事档案、就业失业登记、社会保险、医疗保险等业务档案材料多是采用传统手工模式和纸质档案，通常存放在不同部门档案室中实行人工管理；造成了在实际工作中存在不便查找、安全性差且纸质档案材料易破损不能长期保存等问题，致使档案管理与服务不方便、档案信息利用率低。

2.档案管理标准不同和不融合。由于灵活就业服务部门之间不同职能和管理系统存在着业务间的数据不互通和信息数据不能同步的状况，形成在服务与管理过程中出现耗时费力、差错多的问题；出现就业服务部门在办理业务时效果很差、效率低的情况。

3.档案信息电子化水平低。灵活就业服务部门部分实行档案信息数字化或未联网，在档案的收存、鉴定、分类整理和装卷管理过程中，不仅档案管理工作效率低且不能通过网络对外信息交流（询问和答复）；而且也不能与系统内档案信息融合和档案信息深加工。

（二）档案管理方面

1.思想观念落后。当前灵活就业服务部门普遍存在着陈旧重藏轻用”的档案管理观念，没有大数据时代意识和长远的目标规划，既认识不到大数据管理意义和作用，又不能用先进的信息技术管理档案，跟不上大数据发展步伐。

2.专业人才少且素质低。大多数灵活就业人员档案管理人员的专业技能低，多为半途接手，既不是档案或相关专业学历，又没有经过系统培训，是难以应对经济快速发展对档案大数据挑战和机遇，并且档案管理人员运用信息技术能力低，特别缺少大数据时代需求的既懂档案管理又会应用网络化信息技术的复合型人才，这样很难实现大数据档案的数据化和网络化。

3.档案管理模式落后。由于目前灵活就业人员档案管理采用传统手工档案管理模式，使得查阅费时工作效率低，只能问一查一，不与系统内网络连接，达不到问一查到二或更多的答案和有创造性的问询结果，不与其他领域工作的融合。不仅不利于为服务对象提供高层次服务，而且会使档案资料有效利用率很低。

三、在大数据時代下灵活就业人员档案管理工作

（一）档案业务

1.实施档案信息的数字化管理。在大数据时代，首先本单位要实行档案信息数字化，进行系统内档案数字化档案管理，通常数字化档案管理既要通过日常业务管理、档案数字化采集和数字化档案查阅三种方式维持日常业务工作，还要使本系统档案信息统一或与其他领域数据的融合与链接；实施后会缩短服务对象的查阅时间，提高检索效率和强化服务效果，实现档案信息资源数字化高效管理。

2.实行档案信息系统内网络化。档案管理在实施档案信息数字化后，可按照国家省档案部门要求，首先从一个档案部门实行档案信息数字化和档案内容电子化，建立区域内网络系统，然后其他档案管理部门拷贝或链接相应档案资料，形成本区域统一档案数字化模式；在系统条件成熟后与国家、省系统网络对接，建成大系统网络，再与其他领域网链接 ，构建广泛的大数据网络。

（二）管理创新

1.档案管理观念创新。面对档案大数据，灵活就业人员的档案管理工作要摒弃传统手工管理模式和“重藏轻用”观念，既要树立档案大数据观，明确档案管理和应用是为了实现其使用价值去充分发挥档案信息的有用价值和高层次深加工产生新价值的目的；还要使档案管理人员在思想观念上树立创新意识，与时俱进，不仅要理解和把握档案管理应用是随着时代的变化而变化，还要领会管理创新的意义现实性，实现档案管理的创新。

2.档案管理制度创新。

档案大数据面对档案信息量巨大和类型结构杂多的特点，灵活就业人员档案管理制度要引入现代先进管理制度，既要按照《国家档案法》、《档案管理整理规则》和《劳动法》等法规实行电子文件档案管理，将杂乱无章档案信息变成统一的有序管理；还要依据相关档案管理制度建设要求，使劳动法律和国家大数据对档案管理要求体现在档案工作中，实现档案工作规范化、标准化和法制化管理，还要通过档案数据与互联网、物联网和云技术融合链接，实现档案管理制度全面创新。

3.档案管理方法创新。灵活就业人员档案管理在通过档案大数据信息技术管理和开发使档案管理从目录的查阅共享方式向多层次数据挖掘和知识深度融合方式转变的过程中；既要运用大数据管理中的数据仓库、群件、知识地图、超文本技术和元数据技术方式进行档案管理和开发，还要进行数据分析和决策开发来推动灵活就业人员档案管理方法的创新。

4.档案管理服务创新。海尔集团总裁张瑞敏曾说：“高端智造的核心点并不是如何生产高端产品，而是如何为用户提供高端服务，也就是怎样去满足用户的个性化需求”，表明企业服务的核心是为满足服务对象的美好生活或快乐工作而提供个性化优质服务。对灵活就业人员档案服务的目的则是向灵活就业人员或其他服务对象提供便捷、创意性的服务和支持社会经济发展。为此，档案服务不仅要树立创新的理念，在服务范围、服务内容和服务方式方面着手创新，还要在提高档案信息数据的完整性、缩短查阅档案材料的时间、简化查询程序和优化档案检索方式方面下功夫，以确保档案的及时、针对和全面服务，创新之后还要通过对档案管理的服务质量和效率进行评估并从中发现和探讨出研制新技术和研制新产品的思路，使档案服务创新不断深入，进一步发挥挖掘档案大数据所蕴藏的有价值信息的潜力，达到提高档案服务的多层次和个性化的目的。

（三）与外领域链接

1.开放大数据档案。灵活就业服务部门对档案大数据基本数据不仅要用统一档案信息标准采集和处理，还要制订对外开放内容范围时限，及时向国家综合档案管理部门注册备案，并提出档案开放意见，同时还要做好系统大数据网络与其他领域融合，实现多领域大数据信息共享和流通自由。

2.搭建“智慧档案”服务平台。随着大中城市在智慧交通、智慧金融等系统发展，灵活就业人员的档案管理部门要从工作实际出发，不仅要建立“智慧档案”服务平台体系，运用信息和通信技术方式，向社会民众提供网络化的档案数字服务，还要整合本系统档案信息化服务平台，为社会创新和发展搭建好服务平台。

3.拓展档案信息服务领域。运用档案大数据的服务目标在于便捷性和新颖性，在获取数据及提升档案信息服务能力的过程中，既要树立以用户需求为中心的服务理念，建立档案信息化网络平台，把档案信息服务内容传送到本系统领域；还要搭建跨时间跨空间的综合信息平台和开发多种的手机应用APP方式，使灵活就业人员能便捷又新颖地享受高质量的信息服务。

4.制订数据管理系统。档案大数据管理部门在用统一的管理标准对海量数据且格式类型多的档案数据进行管理的过程中，既要做好数据的采集和存储工作，还要着眼于大数据档案工作管理和开发，制订各种类别数据的管理体系，规范各行业数据格式、元数据，积极构建数据检索系统，为大数据档案管理奠定基础。同时，档案大数据依赖于云计算，通过云计算整合档案信息资源，实施档案内容在全国或区域性公有大云的数据集中与共享，形成基层灵活就业人员档案管理部门查阅访问公有大云和私有小云的服务格局；使档案大数据服务平台赋予更高的内涵和多层次服務。

总之，灵活就业人员档案管理在建设档案大数据和有效地管理开发档案信息过程中，不仅在档案大数据总体规划指导下既有档案大数据管理和服务的创新理念，又有整合基层档案信息、进行档案信息数字化和实施档案信息电子化网络化的档案业务工作，而且还要由网络技术人员实行档案数据信息建模，并形成档案大数据，实现档案大数据融合和共享，其中，既要有成熟大数据理论体系和数字化信息化装备，又要有档案管理部门与大数据云技术开发管理密切配合，还要依靠政府协调有关部门进行合作，再与其他领域大数据云技术同步共融，实现档案大数据对灵活就业人员档案信息有效利用和深入开发。

（作者单位：石家庄市桥西区就业局 ）