三维技术环境下档案形成和管理问题初探

薛洁

随着企业产品设计与研发能力的提升，三维数字化、虚拟化、智能化协同设计在产品开发和制造中得到普遍应用，三维技术条件有助于更加直观的表达产品的几何信息，实现设计者的3D设计方式，使得概念化产品实现设计过程中的可视化，节省产品实物生产时间，缩短产品运转周期，极大提高了产品的生产质量和生产效率。三维数据在产品信息快速传递、产品技术状态管控方面参与了业务活动的全生命周期，三维设计模型也正在不断取代二维图纸成为新的数据源，产品设计与研发平台中三维数据的生成、流转、传递、利用已经成为新常态。

一、三维技术条件下档案形成与管理的意义

1. 档案工作契合时代发展的必然结果

作为新兴技术，三维设计日益成为常用工具参与到各类产品设计中，也由此产生了系列三维数据，档案作为人类活动与时代进步的见证者和记载者，无论从技术或是管理层面都将以更立体、更理性的思维来审视新类型数据的管理工作，这是技术进步带来的档案管理工作的变革，也是档案工作对时代进步的协同与维系。

2. 电子文件管理的新诠释

三维技术条件下形成的数据，必然需要维系其三维状态全貌的管理方式，对于此类档案信息的管理将更多遵循三维空间电子文件自身的特点，这是对电子文件管理又一层面的实践和推进，将更充分的发挥电子文件形式多样、多媒体信息集成、节约库房实体管理空间的特点，也是继电子文件在二维信息管理基础上做出的新探索与新诠释。

3.全媒体档案管理的进阶

三维数据无论从数据种类、数据管理模式，还是数据展示利用效果上，都极大丰富了现有档案资源，可以说，三维数据的出现，拓展了全媒体档案的内涵，为数字档案馆及智能档案馆建设提供了新的探索亮点。

二、三维技术环境下档案形成和管理存在的问题

1.基础设施与系统功能“分而治之”

由于各领域对三维技术的认识程度、原有技术基础、主要运用领域等方面的不同，企业对三维设计基础设施设备、系统功能、系统操作人员配备存在众多差异；同时，由于三维设计软件的软件优势不同，各类不同产品设计领域因研制需要，选用三维设计基础设施与系统功能存在较大偏向性，由此导致了数据管理方式的多种差异；由于各系统自身的特点，在数据受控和归档模块的设置上存有多种做法，对于三维模型整体数据流的产生、流转、入库管理都将以不同方式进行分散而孤立发展，致使数据管理对象定义受限，难以实现统一化的数据归档模式并理顺普通适用的数据管理方式。

2.管理标准“多方缺失”

三维数据作为电子文件的新形式，人们更多注重三维设计手段对设计工作带来的全新体验，对于产品展示效果新的感观，但是三维数据归档保存格式目前无论从国家层面还是行业方面均缺乏与技术发展协同性的标准指导；同时，二维设计文档向三维数模转换，以及三维数据长期保存格式也未有可遵循的相关标准；对于新的数据保存方式，数据库与设计资源库的建库方式同样缺失标准规范的指导。目前三维数据的档案管理工作几乎处于零标准零规范的待开发状态。

3.数据全生命周期管理“节节弱化”

企业中三维设计平台由于体系结构、功能设计、技术标准各不相同，三维数据的管理自生命周期开始就处于一种松散状态， 三维设计系统大多重视设计流程中相关功能的开发与运用，集中系统优势在设计环节，忽视对于三维数据归档功能的设置，更没有以元数据管理方式对三维数据生成及全生命周期的完整管理；伴随着数据交互、发送、回传、设计更改等多项工作，三维数据不断损失着众多具有保存价值的过程信息，归档与保存环节系统功能的再度弱化，直至对数据有效性、完整性、真实性的管理底线濒临失守。

4.新的流程接口“众口难调”

三维设计系统很少在企业中孤立性存在和发展，将面临众多接口管理问题：1、三维设计系统和已有档案管理系统的接口问题；2、三维设计系统和业务系统的接口问题；3、三维设计系统和原有二维设计系统的接口问题。每一种系统接口的打通，都面临管理、人员、权限、流程等众多问题，接口打通后数据的衔接管理又将给数据流的管理工作带来新的问题与挑战。

三、三维技术环境下档案管理新对策的探索

1.自顶向下的统筹管理

技术变革必将带来管理变革。三维设计作为新技术代表，其全面应用必将涉及组织业务的方方面面，面临着业务环节重组，业务流程新建等众多问题，新变革中，对于三维条件下的档案的形成和管理需要遵循“先期统筹，整体推进”的体系化管理原则，即三维数据的档案化管理需要组织自顶向下的重视和强化，结合企业已有的基础设施、系统功能、制度规范、人员能力等要素，理清设计与归档的双向工作，理清数据管理的完整性，明确企业三维数据完整性、有效性的基本概念与管理范畴，打破三维数据边生成边归档的随时性，打破有什么归什么的随意性，对三维技术应用初期到终端数据保存进行全生周期的系统管理和技术干预，将数据的生成和档案化管理统筹策划，配备三维数据归档及档案管理所需的各类配套资源。

2.完整应需的系统功能

三维设计系统要想实现真正的完整，常对其数据生成后的留存节点、保存方式、数据接口做到充分评价和调研，在系统设计之初，就应充分考虑数据的归档、留存、长期管理与利用需求（图一 三维技术条件下数据管理系统功能架构图）。第一，在系统功能设计之初，就应充分考虑数据归档与保存工作，尽可能将元数据标准嵌入系统内部，并将三维数据归档作为工作流中的环节纳入系统必选功能中，理顺三维设计系统的完整性与功能配套性，第二，明确三维设计系统和原有档案管理系统之间的接口关系，一种方式是在三维设计系统内设置归档功能，所有三维数据打包内存在归档模块中，并定期将三维数据向档案管理系统导出进行备份，另一种方式即实现系统集成，打通两项系统的数据接口，三维数据在设计系统末端自动向档案系统进行数据归档，此处需要明确，对于一般的档案管理系统可先进行目录级的数据倒库管理，对于系统功能较完善的档案管理系统可实现结构化的数据倒库管理；第三，明确三维设计流程中，关键数据留存的节点（图二 三维数据运转流程中档案工作关键干预节点图），配置管理权限进行相应的数据下载和导出功能，为数据的逻辑归档做好准备，在暂时不具备归档功能的系统中，此环节可以采用刻录光盘的形式为物理归档奠定基础。

3.逐步配套的制度标准

对于新的档案工作管理对象，用以指导管理路径、规范管理做法的标准与制度建设在现阶段显得尤为重要和艰难。在过程数据管理比较复杂的现状中，通过大量三维数据管理实践的探索总结，推荐各企业可优先完成三维技术条件下相关元数据标准的开发。作为数据的数据，三维技术条件的元数据标准肩负着记录三维数据的产生、维护数据之间关系、描述数据背景信息、确保数据真实性的重任，可以说有了三维数据的元数据标准，对于这种新型数据的管理变得简单了，但难于现阶段，无论在国家、行业抑或企业层面，对于三维数据的元数据的采集及构成、三维数据的归档格式、长期保存格式等都是空白的。但为了适应日渐泛行的三维数据流转模式，各企业可以尝试在原有二维技术条件下适用的档案管理的元数据标准为基础，协同三维设计平台的系统开发人员以及三维模型设计人员，充分考虑自身三维技术环境及三维模型的数据结构特点，采集最为简练、实用的元数据集，投入数据归档、保存及相应管理工作中，维护现阶段三维数据管理秩序，并为后期的数据利用及各类标准规范的开发奠定基础。

4.井然有序的结构化资源库

由于三维模型整体与部分，部分与部分之间的关联性、紧密联系性，对其数据的保存、维护、提供利用，需要建设完善的结构化资源库。第一种方法，将原有档案管理系统作为资源库，此种方法的优势在于，各类资源统一在档案系统内，有利于所有资源的集中管理；弊端在于，三维数据占有保存空间过大，增大了档案管理系统的负荷，同时在利用时，增大了档案管理人员选取数据及模型的负担。第二种方法，将结构化资源库内置于三维设计系统内部，对于较为简单的三维模型，可在数据形成之初，即在流程开始端口搭建完整的目录树，完成设计的三维数据直接按目录结构逐步上传；对于庞大或较为复杂的三维模型，可在设计流程整体完成后，在设计平台上逐步按整体和部分等不同关系建立完整的结构化资源库；在三维数据起步管理阶段，第二种建库方式将更轻松易行。应该明确的是，无论资源库建设顺序前置或后置，都必须赋予档案管理人员对资源库完整的管理权限，对资源库数据进行归档整理、日常维护，并提供数据利用服务，使得三维数据从形成、归档、整理直至利用的业务能力不断强化、完善。

（作者單位：北京临近空间飞行器系统工程研究所）