公园档案管理信息化建设问题分析

蒋景丽

摘 要：公园档案管理工作作为公园管理各项工作中的重要工作之一，发挥着至关重要的作用，不但记录着公园自建园以来的点点滴滴，而且也为后续工作的开展提供了依据。因此，为了可以进一步提高档案管理效率和质量，应在管理模式和工作方法上不断寻求突破，结合现代先进的科学技术，确保公园信息档案管理各项工作都做到有章可循，从而促进公园取得更好的发展。

关键词：公园档案；信息化建设；问题

1 公园档案管理工作的作用

公园档案管理属于国家档案的一大组成部分，而其中公园人事档案切实对职工的公园工作实际情况作了详细的描述和记录，能够切实反映公园工作人员的工作经验、工作能力、管理能力、思想素质、职业道德等等全方面的情况。这在很大程度对于公园进行人力资源的潜能发掘有着非常重要的现实意义，也可以说公园档案管理能够为公园制定建设规划、人才发展计划以及专业的发展方向提供更多的帮助和建议。公园的绿化档案是进行日常公园业务和工作的重要依据，也是公园进行科学合理的规划建设的主要凭证。最重要的是公园的绿化档案本身还具有一定的经济效益，而且十分可观。公园的绿化工作部门想要规划建设新项目，或者是改建扩建，都需要公园的绿化档案提供真实可靠的资料。所以，必须加强对公园档案管理工作的高度重视，这样才能进一步促进我国公园工作的全面开展。

2 公园档案管理中存在的问题

2.1 基础设施薄弱

公园档案填写与存档主要以手工为主，而且建设公园档案信息化的速度非常缓慢，公园内部档案保存主要为纸质形式，缺乏计算机等先进设备保存与管理公园档案，使得很多档案在被多次利用后，出现严重损害，直接影响到公园档案管理。

2.2 管理队伍专业素养不高

很多公园档案员并没有受过专业的训练和培训，甚至部分身兼多职还做其他的工作，这样就使得他们的专业技能和职业操守参差不齐，不能达到预期的标准。所以加强公园档案管理队伍的建设显得尤为必要和迫切。

2.3 管理技术滞后

大部分的公园档案管理机构仍在进行着最原始的操作，纸和笔是他们最“先进”的工具，而这样的工具对相关资料的记录是简单的不完善的，并且严重缺乏技术革新意识，管理技术具有单一性滞后性。所以要在公园中增加现代化信息技术操作手段。

2.4 服务意识薄弱

随着社会发展的需要，档案开放程度有了明显的提升，各级档案部门通过积极向社会开放档案信息资源促进了人才市场的发展，产生了良好的社会效益。服务性工作是对档案管理工作的定位，档案管理人员的服务意识是做好档案管理工作的基础。庞大复杂、知识密集是档案管理事务的特点，大量的登记、分类、编纂、保管工作需要档案管理人员有条不紊地进行，还要考虑到这些资料的查阅利用。

3 公园档案信息化建设应采取的具体措施

3.1 构建科学有效的总体规划

提高档案信息服务质量和服务水平作为档案管理信息化的唯一通道，在构建公园档案信息化的过程中，应始终秉持着为人民服务的原则，在研究公园信息化的特点的同时，制定出公园档案管理信息化短期计划和长期计划，同时也应设立一个规模较庞大的网络信息管理系统，促进公园信息档案的发展。 例如，为了加强菱湖风景区管理，有效保护和合理利用风景区资源，保护生态环境，根据有关法律法规，结合菱湖风景区实际，制定安庆市菱湖风景区条例。结合安庆市城市建设和菱湖风景区管理规划，整理和收集本部室的各种类型的档案材料，按照分类方案编制规定，做好整理公园档案的各项工作。另外，也需要按照预先统计的数量，然后依据移交归档工作原则，将公园的全部历史档案移交到城建档案管理中心，由城建档案管理中心统一管理。

3.2 推进信息资源的数字化发展

传统的馆藏档案都是录像和相片以及纸张等等形式，其使用方式也是以借阅和编辑出版以及咨询等等方式为主，还是没有能够应用到数字化管理信息档案。从某种程度上来讲，档案数字化可以突破传统档案的模式，最大程度上共享档案信息资源。首先，收集和管理现代电子文件。所谓的电子文化也就是在数字设备和数字环境下，所应用的数码模式，最终存储在磁盘和光盘等等载体上。还需要借助计算机数字设备才能阅读。目前，收藏和归档电子文件已经成为档案信息化的重要组成部分。根据我国各个档案机构所应用的软件系统和硬件系统的不同，致使电子文件格式也越来越多，其互不兼容这一特性越发明显。这就要求档案管理机构应该构建起科学合理的电子文件归档机制，确保电子文件的归档效率，在评定归档工作者的工作实绩时，重点考察电子文件归档工作。其次，实行数字化手段管理现存纸质档案。所谓的档案数字化，也就是指充分运用现代数字化技术，将文字图像转变成为数字化模式，主要包括两种工作形式，分别是图像的录入、文本的录入。这两种工作形式都会耗费较大财力和物力以及人力。通常情况下，应该优先考虑具有较高存储价值的馆藏档案，并且也要确保所提取的档案原文件字迹清晰和干净，在具体数字化中，应当根据实际情况，构建起标准的电子文件形式，确保实现数据共享和资源共享。

3.3 建立档案信息网站

随着互联网技术的更新和发展，我国各地区的档案管理也充分利用了互联网技术，突破了传统档案管理的束缚，应该根据单位实际情况，构建起资源和数据互相共享的网络体系，完成档案信息化管理作为实现档案信息化管理的核心工作，并且也是区别数字化档案信息和手工信息化信息的主要标志。在构建档案信息化过程中，结合管理信息系统，将档案信息系统完全融入其中，同时也将本单位的各方面信息融入其中，从而可以实现信息共享。另外，档案管理信息化的实现，还需要达到网络管理的具体要求，具备比较完整的检索工作，才能确保互联网的作用充分发挥。可以说建设公园信息管理化，也是档案管理工作中非常重要的一项工作。不管是在管理信息档案上，还是从传播信息档案上，都已经在档案信息网站构建的同时，产生了很大的飞跃，既确保了工作质量，也体现出档案管理的性质。

3.4 规范信息档案

规范档案信息这也是建设档案信息的重点工作之一，也是评价档案管理者工作能力的主要方面。在档案信息管理中，要按照国家所制定的管理标准进行，结合自身的实际能力，构建起科学合理的内部管理标准系统，在具体实践中，在完善档案目录数据库中，不但要始终与国家标准相适应，而且也要有利于实际操作。针对各个建立档案的内容和档案项目以及档案格式等等，制定出完整统一的管理标准。另外，还应该对档案数据库管理和硬件文档格式和软件文档格式，实施统一的规范标准，确保数据可以共享，解决由于软件不同，而无法共享数据这一问题，确保信息档案数据的规范化和标准化，达到具体的规定要求。

4 结束语

最近几年来，在我国信息基础建发展下，办公自动化得到了飞速的发展，这也为公园信息档案建设带来了很大的发展机遇。目前，我国公园档案信息化建设已经取得了令人满意的效果，信息化程度也在逐渐加深。可以说，公园信息档案资源得到了强有力的开发和运用，档案信息基础设施建设也得到了快速發展，这也直接提高了档案管理效率和管理质量。

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