事业单位人事档案管理信息化浅析

杨珍

摘 要：伴随着互联网技术的日益发展，以互联网技术作为基本载体的信息化技术不断发展，近几年来，信息化技术已经普及生活中的许多领域。新形势下，事业单位的人事档案管理也已经凭借信息化进行新的体系的建设。本文旨在通过对信息化发展的重要性来说明事业单位人事档案管理进行信息化攻关的必要性。

关键词：管理；事业单位；基本要求；档案

1 事业单位人事档案在信息化管理的基本要求

作为一个公司或者企业来讲人事方面的科学管理是保证企业能够有持续性的新鲜血液的基础，是引進新的力量的一个最基本的要求。而在人事管理中对人事档案的管理又是非常重要的一环。人事档案的管理直接影响到企业或者公司对员工工作情况的考核和记录，对于促进员工在岗位的投入度有很大的影响。同时，人事档案的另一项重大功能就是对员工在工作岗位上所取得成绩进行一个记录和总结，这是这个单位进行单位文化建设时不可忽视的重要凭借。通过现代化计算机网络通信技术的手段，推进人事档案的信息化建设进程，不仅仅能够大大的加快该单位的工作效率，对于企业整体工作节奏的把握也是大有裨益的。

对于事业单位人事管理人员来讲，首先要有高度的集体意识，作为企业或者公司推进信息化建设的基层力量，务必积极投身于人事档案管理信息化工作的建设当中去。新的体系下，从事人事档案管理的人员仍旧应该以高的标准作为对自身的要求，按照部门建设的规定进行相关流程的梳理和升级。与此同时，相关人员也应该对新体系下的计算机网络技术进行学习，加强对信息化管理的认识，强化自身的技术能力和工作水平。

2 人事档案管理在推进信息化工作中出现的问题

2.1 信息化建设的基础条件问题

信息化的建设需要互联网技术和网络的跟进，这一点在目前也是限制我国不同地区信息化建设工作普及的一项难关。这个问题的核心就是信息化推进工作中对于硬件和软件的需求。这也是客观上由于我国不同地区发展程度以及对于信息化认识程度的偏差所造成的。不同地区虽然都有相关人事档案的管理系统，但是在实际工作中可能会由于地区差异导致对信息化管理系统的地区要求差异很大，这直接导致了系统的自适性很差。如果再加以与之配套的打印机等设备以后，仍旧很难实现全面的信息化管理。

2.2 信息化建设工作的标准问题

对于长期经营的企业或者公司来讲，业务的系统化和流程化为人事档案的管理和建立提供了不少方便，在此基础之上对于人事档案的管理也变得有迹可循。而后者的高度系统也也促进了整体的工作效率。根据相关机构的调研发现，我国目前信息化建设过程中很难实现对于人事档案管理标准的确立，这是由于各个工作单位自身在建设信息化系统时只是单方面的从各自的经营系统人员管理的角度入手去做，导致信息化工作无法具有很强的自适性，而后期的信息化假设数据的共享也成为一纸空谈了。

2.3 事业单位对于人事档案的重视程度问题

人事档案的管理制度的更新和发展很大程度上来自人事单位自身对于人事档案管理的认识。目前对于该方向的认识深度还不够，只是单纯的停留在对于单位内部人员的基本信息的查询。档案的建立也多数是为了为上级部门做出的决策提供一些凭据，对于档案建设的开发还不是很到位。这种由上而下的模式，使得人事档案的利用价值大打折扣。

2.4 现阶段人事档案管理制度问题

虽然信息化的发展已经提上日程并且在好多地方有层次的进行开展，但是对于多数的事业单位来讲，许多还仍旧是处于人工或者半人工的状态，甚至有一些长时期处在信息化建设工作的试运行阶段，现阶段的人事档案的管理制度还是较为落后的。对于档案管理过程中的信息记录和数据整理两个模块仍旧效率低下。当下的管理模式已经很难适应大背景下人事单位的业务发展。

2.5 人事档案管理职员工作素质问题

信息化工作的引进自然离不开对信息化工作有系统的认识的员工，同样如果管理模式变革以后对于高技术人才的需求也是相当大的。当下来看，多数从事人员档案管理的职工的年龄普遍处于中年，这个年龄段的人群对于这种新技术的引进的接受能力相对迟缓一些，业务的承接水平不高，自身工作素质有待提高。

3 事业单位人事档案管理信息化的对策建议

信息化管理对于人事档案模块的变革势在必得，同样也是社会发展的需要。信息化技术人才在人事档案信息化建设的过程中的需要也是很大的。为了更好的推进信息化在事业单位的人事档案管理方向的普及，对于以上存在的问题，做出以下几点的建设建议。

3.1 完善事业单位人事档案信息化管理的制度

对于该点建议主要是针对在事业单位人事档案信息化建设过程中由于信息化制度的不完善所造成的管理模式的不连贯和在实际运行过程中效率低下的问题。其次，对于该项制度的完善必须紧密结合实际工作和信息化建设的特点进行，同时一定要避免旧体系对新建设的影响，打破在思维上的束缚。进一步规范和整理人事档案的提交和审核流程，提高对材料的收集和整理工作效率。可以在一定时期内实行信息化管理的试运行，在实践过程根据出现的问题进行不断的修正和改进。

3.2 做好对人事档案的整理

旧体系下的人事档案整理主要分为两个阶段，在接受人员档案之前仔细对档案的内容进行规范化的审查和备案，在接受档案以后对档案进行整理和记录。在信息化工作建设的时候也要主要对档案的前期接收和后期记录。将旧模式下的人事档案的整理流程进行信息化的转型，在网络终端做好数据的备份。对于收集的纸质版的档案也在一定时期内进行适当的保存和修复，信息化管理模式落地生根壮大以后可以进行直接的取代。

3.3 保障人事档案的网络安全管理

信息化建设的一个特点就是实行网上办公，通过相关软件直接对数据进行储存和调用，同时网络终端也能很迅速的进行档案的利用，大大加快工作的效率。因此，对于网络安全来讲这是非常重要的。如果人事信息被泄露出去对于公司运行数据以及职工个人信息的安全隐患都是巨大的。要想保证网络安全可以从以下两个方面入手，首先是对人事管理网络的保护。加强该项的资金投入，建设强大的安保系统，防止来自外界的入侵。其次就是事业单位内部的制度建设。操作人员一定要有强烈的责任意识和安全意识，加强对信息化系统的认识。系统的进行相关安全知识理论课的培训。

3.4 完善并学习档案管理系统的数据库

人事部门的职工加强自身工作素质，对于人员档案的整理过程一定要细致。在进行数据库的更新和升级过程中，切实管理好对人员数据的备份和修复。同时，该部门的人员也应该积极学习对信息化的知识，加深对该项系统的了解。在进行数据库的完善过程中严格遵守相应的法规，绝对不允许逾越法律的红线。

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