优化国有企业档案信息化建设的策略分析

邵姝艺

摘 要：档案作为重要的信息资源，其不仅是企业的重要财富，同时也凝聚了企业全体员工的智慧，能够为企业决策提供重要的信息支持。国有企业档案具有巨大的经济价值和突出的社会价值。为了实现对国有企业档案的充分利用，在当前信息化环境下，需要加大国有企业档案信息化建设的进程，推动国有企业档案的数字化，实现档案信息资源的有高效利用。

关键词：国有企业；档案；信息化；作用；策略

国有企业记录了企业发展的全过程，是对企业发展过程中关键数据信息的真实记载，是企业提升核心竞争力的重要组成部分，同时也是企业发展决策的重要依据。通过优化国有企业档案信息化建设，全面提升档案管理的信息化水平，实现企业档案的高效利用，使档案工作能够更好的服务于国有企业的发展。

1 国有企业档案信息化建设的内涵及作用分析

（一）档案信息化建设的内涵

当前计算机技术、互联网技术及通信技术等取得了较快的发展，这也使档案管理工作中开始引入信息化技术，利用计算机来对档案信息进行存储和管理，实现对档案信息的快速检索和准确调用。在档案信息化建设过程中，以档案信息的数字化为基础，构建动态化的档案信息数据库。同时借助于网络，数字化档案信息资源可以进行借阅和交互，有效的提高了档案工作的服务水平。而且档案信息资源实现了自动化检索，提高了档案信息的查阅效率，对档案信息的开发利用奠定了良好的基础。

（二）国有企业档案信息化建设的意义

（1）资源共享、提高效率

在当前互联网环境下，档案信息资源共享成为可能。在当前国有企业档案管理工作中，通过网络来进行信息收集、统计、汇总、分析和储存，通过构建档案管理信息系统，实现企业内部档案信息资源的共享。不仅提高了档案的高效利用，而且档案管理人员工作效率也大幅度提升。

（2）快速查询、高效利用

在国企运营过程中，档案管理部门需要提供信息查询和搜集服务。通过优化档案信息化建设，在为档案使用者提供服务时，只需要在档案管理系统中输入关键文字就能够查询到所需要的资料。实现了即时搜索和即时利用，档案整个服务环节的效率大幅度提升。而且档案信息管理系统与企业信息系统实现有效衔接，档案利用者可以进入信息系统自主搜索所需要的档案信息，使档案管控工作更具灵活性和高效性，全面提升了档案查询和利用的效率。

（3）快速备份、高效管理

在进行信息化管理之前，档案管理工作受客观因素影响较大，一般性自然灾害和由人为因素导致的灾害都有可能让档案受到损害。而且，国有企业大多数是规模较大且结构完善的企业，其中各部门的档案资料数量庞大，且名目众多，所以，管理部门必须要准备大面积的档案室来存储这些档案，这也相应增加了国企的房屋、土地和物业等成本。实施信息化后，档案管理工作不仅轻便，而且能够将这些档案快速复制到其他存储设备中，及减少了档案存储空间，又方便了档案信息的存储和查阅。

2 国有企业档案信息化建设优化策略

（一）重视档案管理信息系统整体水平的提升

当前，大部分国有企业都已经认识到了实现数字化对企业发展空间的有效作用，然而，在信息化管理工作的逐步开展当中，由于侧重点不同，其信息化整体水平还有待提高。为加强对档案管理机构的数字化管理，必须要就国企信息化系统进行整体监测，补足信息系统中的薄弱环节，特别是要加强档案管理部门与其他部门的连接，为推动档案内容信息共享扫除障碍，以提升档案管理部门的效率。

（二）建立完善的档案信息化标准规范和制度

国有企业档案信息化建设过程中，需要建立健全档案信息化标准，并进一步对档案管理制度进行完善，明确档案管理部门在档案信息化建房过程中的职责和任务，建立电子档案管理技术标准、归档规范、安全规程等，进一步对网上档案上传及检索流程进行规范，针对具体的管理级别来划定具体的权限，以此来对档案信息的使用人员进行限定，确保档案信息的安全性。

（三）抓好数据库建设

数据库建设是所有大型企业进行信息化建设所关注的重要内容。企业自建数据库，一方面可以自己掌握企业的重要信息数据，确保数据库的整体安全性；另一方面，也可以有效提高数据库的运转速度，促进国有企业内部资源共享的便利。在国有企业发展过程中，档案信息资源的数量越来越庞大，针对于不断增加的档案数量，档案管理部门通过构建档案信息数据库，可以实现对档案信息的高效管理，而且能够随时调用所需要的档案信息资源，为档案信息的开发利用打下了坚实的基础。

（四）积极应对数字化档案的安全问题

档案信息建设过程中，纸质档案转化为数字档案后，虽然为档案管理和利用提供了更多的便利性，但档案信息在保存、传输和共享过程中存在较多的安全问题，因此要求档案管理人员要具有较强的安全意识，在具体操作过程中严格按照标准化程序，避免档案数据被篡改和复制的问题发生。基于当前档案管理的实际情况，国有企业档案在较长一段时间内还会保持双套保管制度，即电子档案与纸质档案共存。这对档案信息的安全管理工作也十分有利。另外，为了进一步强化对数字档案的安全管理，还要推动数字档案异地存储方式，通过建立异地备份库，针对于一些重要档案进行异地备份，确保档案信息的安全性。

（五）重视档案信息化人才管理

人才培养是国有企业任何时候都不应忽视的一项重要内容，在当前国企档案信息化建设过程中，对于档案管理人员提出了更高的要求。不仅需要档案管理人员要具备专业的档案知识，同时还要掌握信息化技术，在实际工作中能够灵活运用现代化技术来完成各种档案工作。因此国企要重视现有档案管理人员的培训工作，定期组织档案管理人员进行针对性的培训，全面提高档案管理人员的计算机技术和网络技术水平，使其在实践工作中对档案信息的处理能力得以增强。另外，国企还应当招聘部分计算机方面的专业技术人员，专门负责档案管理系统维护和计算机网络信息内容的维护工作，提高国企档案信息资源的安全，更好的发挥出档案信息化建设的效能，使档案信息能够更好的服务于国企的各项工作。

3 结束语

国企档案信息化建设作为国企信息化建设的重要内容，在当前国企结构优化升级的关键蜞，国企档案的重要性更加凸显出来。因此需要进一步优化国有企业档案信息化建设，全面提升国企档案信息化水平，构建档案数据库，建立健全档案信息化建设标准，全面提高档案管理人员的信息化技能，这样才能加快推动国企档案信息化进程，实现档案信息的高效检索和利用，为国企的发展和建设提供重要的信息支持。

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