浅析新形势下如何做好文书档案的查阅利用工作

刘辉

摘 要：档案是对企业生产运营各项工作的真实记录，其可以为查考历史提供重要的凭证，在企业管理中发挥着重要的作用。随着经济社会的快速发展，人们对文书档案的查阅利用工作有了更高的要求，同时，新形势下文书档案的查阅利用工作也面临着巨大的挑战。本文首先阐述了做好文书档案查阅利用工作的重要意义，然后分析了新形势下企业文书档案查阅利用工作存在的问题，最后提出了相应的对策，旨在为相关工作提供一些理论借鉴。

关键词：文书档案；档案管理；查阅利用

0 引言

文书档案的查阅利用工作是企业经营中的一项重要工作，其具有很高的工作要求。企业文书档案能为决策人员提供具有价值的参考信息，在处理企业问题时也可以参考档案来加以破解，进而推进企业发展。现实已经证明，文书档案的查阅利用工作已经愈来愈向政府、民间团体、个人等延伸。

1 做好文书档案查阅利用工作的重要意义

在企业经营活动与行政办公中，文书档案管理是一项非常重要的工作，其客观反映了企业生产经营活动的实际情况，所以，切实做好文书档案的查阅利用工作，可以使企业的内部管理制度得以进一步的规范，促使企业的生产经营更加合理有序规范。作为文书档案业务人员来说，必须从日常工作入手做好各项基础资料的收集和归档整理工作，促进标准化规范化，使其最大程度的为企业经营管理者提供决策的参考依据。同时，也能为社会及个人提供各类有效凭证，从而使企业、社会、个人切身利益得到根本性的保障。

2 新形势下企业文书档案查阅利用工作存在的问题

2.1 对文书档案工作重视不够

在企业的日常经营活动中，工作人员为了自身的便利，经常将应立即归档的资料、图纸与合同、证件证书等留在自己手里，有的工作人员认为企业的视频音频资料、会议记录以及活动照片等没有很大的利用价值，并未将其进行归档，还有相当一部分文书档案管理人员对自身的要求不够严格，不及时主动地对资料进行收集归档，这种现象充分说明了企业对文书档案工作重要性的忽视。

2.2 立档部门对档案工作的认识不一，配合不够

各立档部门对档案工作的认识不够统一，相互之间的配合不够，有的立档部门不愿将文书档案原始文件资料交到档案管理人员的手里，进而导致文书档案的缺失。因为收集、归档工作得不到相关立档部门的大力配合与支持，从而使得档案人员对做好档案工作心有余而力不足，在多次催促未果的情况下，许多重要的文书资料得不到完整归档和整理，进而对日后的查询利用造成严重的影响。

2.3 文书档案材料不全面，收集归档有缺項

在企业文书档案收集归档日常工作中，经常会出现材料缺失的现象。特别是目前大多数企业都使用了网络办公系统，尽管从效率方面得到了一定程度的提升，为将通知及时传达给基层员工提供了保障，然而，对于企业其他的能反映企业生产经营记录的纸质资料，不能及时归档，往往会产生缺项。并且如果长时间不入档案，就会有丢失的危险，从而造成档案材料收集不齐，在进行整理时，就会产生缺项，无法弥补，从而无法有效地对工作提供参考。

2.4 文书档案材料质量差

相关工作人员在收集整理文书档案的过程中，偶尔会遇见一些比较生僻和长时间未签字的资料，由于这些材料的价值性与真实性无法确定，所以对于这些材料工作人员也不敢随意扔掉，这便造成了在收集整理档案时不加以认真鉴定，看见材料就收集的现象，从而导致所收集整理的材料质量普遍较差。除此以外，现代电子办公系统的盛行，造成纸质资料各类行文格式五花八门，如：字体不规范、格式不统一、语句错字等等，这些都影响到了文书档案的质量难以保证。

3 相应对策

3.1 加大支持力度，提高认识文书档案信息的重要性

企业管理层要对文书档案对于企业利益的重要程度予以高度重视，加强对档案的保护意识，首先要在硬件投入上给予支持，提高文书档案的利用率与实效率。企业文书档案的查阅利用，是企业档案工作的最终目的，是强化企业效益，为企业生产经营、出现纠纷矛盾时保驾护航的利器。从事档案工作的人员，要更新观念，善于发挥聪明才智；企业要认识到档案利用的重要性，要在人力、物力、财力方面向文书档案给予支持和关注，使档案的利用率和实效率得以提高，真正起到为企业、为社会、为员工利益有效引导和服务的作用。

3.2 加强部门协作，各部门鼎力配合

许多有利用价值的档案文件材料都是来源于各个立档部门，所以，要正确处理好与各立档部门之间的关系，对档案的结构进行不断的完善，努力提升归档质量。档案管理人员要做到“三勤”：首先是脑勤，就是结合企业的实际情况来思考档案与企业业务工作间的关系，总结提升档案管理质量的方法；其次是要嘴勤，即是要经常主动地去了解各个部门所开展的业务工作及具体内容；最后是脚勤，即是要经常性地到各部门进行走访，注意收集工作档案信息。同时要加强与各部门的协调和沟通，保证档案收集渠道的畅通，还要着重收集能够体现企业的历史演变、重组变革、重大事项的档案文件材料，为企业将来拓展业务领域提供科学根据，切实发挥档案部门在企业发展中的参谋助手作用。

3.3 建立健全相关制度

企业要建立一套科学的档案信息查阅利用制度，根据企业的实际情况，预先编订一些平时需要收集的资料目录，对各类资料的鉴别规范和注意事项进行专项说明，同时召集会议传达，并要求各相关部门注重平时的整理收集和及时入档。要建立本企业本行业档案资源信息共享机制，形成档案查阅利用服务网络，对档案信息进行合理开发，提高其实效率。同时企业还应该积极开展档案咨询服务，甄别出企业生产经营需要的信息，为决策管理者提供决策的依据，从而使文书档案得以有效实用的开发，为企业创造良好的经济效益服务。

3.4 探索档案利用的方法与技术

新形势下，企业对档案信息的依赖性愈来愈强，以往的文书档案查阅利用方式，已然无法适应经济发展的需要，所以，我们要将所拥有的档案信息进行规范的整理，提炼出其中的精髓，以便于快速有效地予以利用，且尽可能去首先电子化。首先，对现有的文书档案进行编号，建立台账登记目录手册，所有资料信息按册按号编入，便于查阅利用。其次，积极推进档案计算机管理系统，将所有文书档案信息录入电脑，利用电子手段进行信息的检索和统计，同时将系统与企业内部网络连通，每个需要档案资料的人员都可以预先查询目录，实现全企业范围内的档案信息资源共享，这将提高工作效率和档案资料的利用率。在计算机档案管理系统中，为了保密安全的需要，可以增设权限设置。也就是说，档案信息目录是全企业联网，但是具体的资料内容不录入计算机系统。所需查阅内容，查阅人需根据查阅目录，经上级批准后方可进行档案室查阅纸质资料或电子资料。

4 结论

总而言之，新形势下，切实做好文书档案的查阅利用工作，对于进一步规范企业内部管理制度，使得企业的生产经营合理规范有序具有重要的意义。所以，企业要投入一定的精力来切实做好文书档案的查阅利用工作，针对现阶段该项工作中所存在的主要问题，从加大支持力度、加强部门协作、建立健全相关制度等多方面采取相应的解决措施，并且还要高度重视日常资料的收集、甄别工作，同时及时提炼出有效信息，为企业管理者决策提供坚实的原始台账凭据，保护企业和个人的利益不受损失。

参考文献

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