新时期高职院校档案利用服务探析

田野

摘 要：新时期，高职院校档案利用服务工作还存在档案资源不够丰富、档案利用服务对象单一、档案利用服务方式落后等问题，制约了高职院校档案管理工作的发展，基于对高职院校档案服务利用现状分析，本文简要提出做好高职院校档案利用服务工作的几点建议。

关键词：档案；利用服务；信息化

档案利用服务工作是档案管理中的重要环节，档案的利用程度高低直接反映了高职院校的档案工作管理水平，高职院校很多都是从中专学校升格发展而来，存在建校时间不长，对档案管理工作缺乏重视，在基础设施建设、团队建设及网络信息化管理方面存在很多不足等问题，这使档案利用服务缺乏有力的基础，不能充分发挥档案的价值及作用，阻碍了高职院校档案工作的发展，与高速发展的高职教育不相配套。

1 高职院校档案利用服务现状分析

（一）缺乏档案意识

近几年，高职教育快速发展，高职院校管理水平得到了很大的提升，但是很多高职院校忽视了档案管理工作的重要性，学校整体对档案管理利用服务意识较为淡薄，缺少对档案管理工作的资金投入，档案利用服务水平无法提升；其次，档案管理者在“重保管”、“轻利用”的观念影响下，档案工作人员缺乏主动服务的意识，不能主动在利用服务的方式上进行改革与创新，这也阻碍了档案管理工作的发展。

（二）档案管理硬件建设欠缺

由于不少高职院校缺乏对档案基础条件建设的投入，致使档案管理硬件条件简陋，有些院校档案管理库房空间不足或库房分散，档案阅览室设施不齐全，档案办公设备陈旧落后，档案人员工作环境条件差等问题，使档案管理者无法全身心投入到管理和服务工作中，降低了服务质量，而档案利用者也不能在舒适的环境中查阅利用档案，出现对档案利用兴趣不高，减少了档案利用需求。

（三）档案服务方式呈现滞后性

长期以来，高职院校缺乏对档案管理工作的重视，在现代化档案管理方面缺乏资金投入，信息化管理进程停滞不前，档案管理的工作方式还停留在比较传统阶段，要想查询档案资料就要到档案室进行查询，在网络科技高速发展的今天，单纯的纸质档案已经不能适应社会发展需要，落后的档案利用服务方式，降低了档案利用服务工作的效率，阻碍了档案利用服务工作的发展，没有实现网络化信息化管理，便不能档案利用者提供便捷高效的利用与服务。

2 提高高职院校利用服务水平建议

（一）强化档案管理整体意识，提升档案工作的地位

提高档案管理意识首先要从学校管理者入手，只有高职院校管理者意识到档案管理工作的重要性，将档案管理视为学校管理工作中必不可少的事项，档案管理与服务利用才可能做好，服务利用水平才能得到提升。因此，档案工作者应着重强化高校管理者的档案管理意识，着眼于档案工作业绩的提升，用不同方式去体现与提升档案工作的重要性，促进管理者重视档案的建设与管理的投入；再者，要提高学院师生员工的档案管理和利用意识。加大宣传力度，召开档案专题工作会议，评选档案先进工作个人，举办档案工作宣传周等活动，还可以创办档案网络平台，设置档案专门的宣传栏目、广告栏目等方面全方位宣传档案工作，使广大教职员工及学生意识到档案工作与日常管理工作的联系的紧密性，逐渐形成对档案工作的重视和认可。

（二）提高馆藏档案数量，为档案利用服务工作奠定基础

高职院校档案的保管数量和种类比较少，不利于高职院校的发展，档案管理工作人员在工作中要注重档案的收集，丰富馆藏数量，为有需要的人提供更加全面的档案资料，高职院校档案部门还可以根据自身情况提供展览等多种形式的馆藏服务，扩大高职院校档案利用服务的工作范围，让更多的人受益，提高高职院校档案馆藏数量，也是为档案利用服务工作的开展提供帮助。

（三）加强信息化建设，提升档案利用服务水平

高职院校档案管理的信息化水平尚处于初级阶段，提高档案服务利用的效率与水平，就要加快推进档案管理的信息化、网络化建设。在档案管理信息化建设中，档案信息规范化、档案信息系统建设、档案数字化建设应同步推进，首先，要根据国家相关的标准、政策，制定学校相应的电子文件归档保管、档案数字化相关标准。确保现存档案信息的安全，对电子文件设计加密技术、访问权限、身份认证、病毒防范技术等，严防信息安全漏洞，确保档案数据的安全和网络的稳定，做到档案服务利用“便捷、安全、高效”。其次，要重视数字档案资源的建设。对于电子档案在采集和接收环节应遵循相关标准，确保其规范性；对于传统的纸质档案、声像等其它载体档案，进行数字化转化时，应注意对于经常使用且具有高价值的档案资源，优先数字化，以便更好的满足用户的档案利用需要。另外，在数字化過程中，要重视数字资源著录的规范性，要遵循国家档案管理的相关标准，有助于提升档案检索准确率，便于后续的档案搜索、利用。

（四）培养新型档案管理人才，为利用服务提供人才技术保障

档案管理队伍的结构、稳定性和成员的素质等因素，决定了档案管理和利用服务的质量和水平，新时期高职院校不仅要重视档案管理工作人员，提升档案工作地位，还要打造一支档案管理与利用需要的专业化的技术队伍，高职院校应加强档案管理技术人员在信息化网络化管理知识、管理业务流程、信息化软件应用等方面业务培训，不断适应新形势下档案的利用需求，创新管理办法，更新档案管理人员的管理知识和管理观念，满足不同利用者的需求，提高管理和利用的效率。为提升档案管理、利用服务水平提供人才技术保障。

总之，网络时代的到来，高职院校档案利用服务迎来了挑战，同时也带来了发展的机遇，高职院校要强化档案管理意识，创新工作思路，加大档案管理的软硬件建设，提高档案服务利用的质量和水平，为高职院校的各项工作提供优质档案资源服务。

参考文献

[1]潘海燕.如何做好高校档案利用服务工作[J].黑龙江科学，2017（1）.

[2]蔡亚琼.注重软硬件建设 提升高职院校档案利用水平[J].档案工作，2016（8）

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