学校档案管理的现状、发展趋势及相关问题

张彩虹

摘 要： 本文首先介绍了学校档案管理现状，如重视程度低、管理人员职业素养不够、缺乏档案保护意识等问题。其次根据学校档案管理未来发展趋势，提出了促进学校档案管理效率有效提高的具体措施，包括加强建设信息化的档案管理设施、建立完善的档案信息资源、构建全面的档案管理体系、提高管理人员的专业素质等方面，希望能给相关人士提供一些参考。

关键词： 档案管理 信息化 信息资源

引言

学校档案管理的主要内容是在学校知识教育、科学研究、部门管理等活动中产生的各种具有管理价值的文字、图像、视频等记录，并可以让社会和学校参考借鉴的档案资料。学校档案中记录了学校各个时期的经验教训和成功经历，有助于学校在发展过程中查找借鉴其中的发展经验，对学校发展起到十分重要的作用。

一、学校档案管理现状分析

（一）重视程度较低

从学校档案管理的长期发展来看，学校相关领导对学校档案管理没有形成足够的重视，具体表现在长期对学校档案管理工作的忽视、档案管理人员工资待遇得不到有效提高、档案管理人员大部分由年龄较大的人员组成等方面。学校对档案管理的忽视还可以体现在学校对档案管理工作人员、管理制度的削弱等方面。学校相关领导对档案管理工作的疏忽，影响了学校的建设发展，因此人们要加强对档案管理工作的重视，提高学校档案管理工作效率。

（二）管理人员自身素质的限制

学校档案管理工作难以展开的重要原因之一是管理人员的职业素养不够。首先，学校虽然设立了档案管理岗，但其中的工作人员大都没有经过专业的训练，没有学习过档案管理的相关知识，管理方式较为落后，阻碍了档案管理的进一步发展。其次是学校没有对档案管理人员进行一定的职业培训，使学校档案管理人员不能及时参加档案局组织的职业培训，档案管理人员在管理档案的同时还要负责多项其他管理任务，没有时间进一步学习档案管理相关知识，往往在了解主要工作内容后直接上岗工作，并且管理人员在熟悉相关管理运作后又被分配到其他职位上，导致档案管理新手无法适应档案管理工作，不能很好地履行档案管理职责，拖后档案管理的工作进展。

（三）缺乏档案保护意识

档案的保护是为了更好地从事档案管理工作。目前学校工作的重点大多放在教学服务上，因此降低了档案管理的保护意识，具体体现在档案管理工作的疏忽松懈。从大方面来看，学校对档案管理工作的人员安排和资金投入有所忽视[1]。从小的方面上看，相关管理人员在档案收集、档案整理、档案使用、档案编辑等具体工作中缺乏对档案资料的管理保护意识，在档案存储过程中不注意档案的防潮、防尘等。从上述情况中我们可以看出，相关工作人员还没有在档案管理中形成保护意识。

二、学校档案管理发展趋势研究

（一）档案的信息化管理

档案管理是学校日常运行、进行一系列教学活动、人力资源管理等工作的基础。信息化时代，数字技术对人们工作生活的影响越来越大，大多数学校都将信息化技术引入日常办公之中，在未来工作中可能都会转化为自动化办公，同时在办公过程中会出现数量巨大的电子文件。未来的档案管理工作可能不会局限于档案材料的保存，而是加强档案资料的借鉴展示作用，让人们看到学校的发展历史[2]。因此档案管理人员要加强责任意识，培养为历史档案负责、替未来发展思考、重视当下档案管理服务的职业素质，站在学校发展需要的角度思考，加强对档案管理工作的重视，创新档案管理模式。

（二）档案信息形式的多元化

随着我国逐渐进入信息化时代，各高校档案管理方式发生了一定的变化，档案管理工作的变化主要体现在档案资源收集渠道的增加、电子档案的增多、传统纸质资料减少等方面。同时，档案收集形式随之增加，除了文字形式的档案资料之外，还会有图片、视频等多维度信息。比如在学校开展大型活动时，师生之间活动交流的经历也是重要的檔案信息，还有毕业校友为学校发展做出的努力等是档案管理的重要信息。同样，教师和学生在学校日常管理教学中做出的贡献是档案收藏的信息。因此要求在未来档案管理工作中相关工作人员要具备高效收集、加工处理档案资料的能力，使档案收集工作更加全面具体，由被动收集档案材料转变为主动探寻学校在改革发展过程中的每一个切实举措带来的影响，增加材料收集渠道，这样才能使档案收集工作更加全面系统。

（三）档案保管方式的转变

学校档案管理中常见的管理方式有以下两种，分别是集中管理和分散管理。分散管理模式就是将性质不同的档案资料分别交给职能不同的部门管理。集中管理模式就是通过学校专门管理档案的部门把全部档案资料集中起来进行管理。虽然两种管理模式的工作方式有很大的差别，但是其中的工作理念却是一样的，两种管理形式都有一条共同的工作理念，就是保证档案资料的完整和安全。随着科学技术的发展，数字化办公的普及，电子档案的信息管理方式也发生了相应的改变，这就要求档案管理人员改变传统管理方式，转变管理思想，积极构建数字化的档案管理体系。同时建立相应的管理制度，保证档案信息的安全，防止由电脑病毒造成的档案信息泄露问题。虽然档案管理数字化是未来的发展主流，但学校在平时工作活动中仍然会产生大量的纸质档案，因此要求相关管理人员在学习档案信息数字化管理技术时，加强对纸质档案管理的重视，实现纸质档案的数字化转换，让纸质档案得到充分利用。

三、如何提高学校档案管理的工作效率

（一）加强建设信息化的档案管理设施

学校在档案管理过程中需要使用到各种形式的基础设备，包括基础网络设备、计算机硬件设备、计算机软件设备及其他辅助设施，全面的档案管理设施是开展各项档案管理信息化建设工作的前提基础。因此，学校要考虑到档案资料收集工作中的各种需要，在档案管理室中配备全面的基础设施，以提高档案管理的工作效率，比如在档案收集中最基本的信息系统软件、计算机、光盘刻录机、扫描仪等设备。配备好相关基础设施后，再通过这些设备建立相应的电子档案和电子目录，使电子档案能够直接被接受中心接管录入，提高电子数据的采集效率，促进电子文件的有效收集[3]。档案管理的相关系统软件具有多种形式的文件管理功能，比如文件的检索、收集和归纳整理等功能，同时可以和其他种类的数据库进行数据交换和连接工作，从而提高校园档案信息管理的流通性。

（二）建立完善的档案信息资源

一所学校的档案信息材料中存储着整个发展过程，通过各种形式记录了学校发展过程中的各种事件，包括学校管理工作、科研工作和教学工作等内容，是一所学校重要的财富资源。学校建设信息化档案管理工作中最基础的就是信息资源的建设，信息资源建设的主要内容是通过计算机等管理设施在学校的档案管理数据库中收集各种形式的档案信息，并建立一套具有自身发展特色的信息数据库，使学校在需要时可以随时查找相关信息资源。随着时代的发展，档案管理技术的进步，大部分学校已经将档案管理工作的重点目标放在丰富扩大档案室管理资源上面，促进学校多项资源的有效收集整理和传播。为了实现学校档案管理的未来发展目标，需要档案管理部门在关注学校中心工作的同时，加强对学校档案的管理力度，建设具有自身特色的数据资源。强化档案管理数据库的检索功能，完善档案信息资源，对于学校建设信息化的档案资源管理体系具有重要的作用。

（三）构建全面的档案管理体系

为了提高档案管理效率，学校领导应该加强对档案管理工作的重视，将档案资源管理工作加入到年度考核体系中，将档案管理工作的具体责任落实到每个管理人员身上，加强对档案资源管理监督工作，保证学校的中心工作、部门业务和档案管理等都能得到有效的管理。同时，学校不要任意更换档案管理的工作人员，让档案管理人员将更多精力放到档案业务研究中，提高相关人员的档案管理水平，为单位提供更好的服务。学校还要加强档案管理的日常监管工作，重视档案管理工作质量的提高，将档案管理的监督工作日常化，让学校全部师生都能自觉支持学校档案管理工作[4]。构建全面的档案管理体系，促进学校建設完善的档案管理机制，促进学校档案管理进一步发展。

（四）提高管理人员的专业素质

为了提高学校档案管理工作质量，需要提升相关管理人员的职业素养。档案管理工作人员只有具备较高的职业道德修养和政治文化素养，熟练操作档案管理中的各项业务，才能称得上一名合格的档案管理人员。如何提高档案管理人员的专业素质，具体可以从以下几个方面入手。首先是学校要积极组织档案管理人员参加职业技能培训，同时，管理人员自身要加强档案管理专业相关理论知识的学习。其次是建立档案管理网络，将现代化的数字信息技术和先进的软件设备应用到档案管理工作中，提高学校档案管理水平，实现学校档案的自动化管理。档案管理工作包含多方面的学问，与多个单位部门的工作都有联系，因此，需要所有人都调动起档案管理意识，配合档案管理工作进行。提高档案管理的工作地位，高度重视档案管理工作，从基础的、战略的角度看待档案管理，积极推动档案管理工作的建设，加强宣传，让学校全体员工都能认识到档案管理的重要性，确保档案管理在组织上顺利展开。

结语

我们要认识到学校档案管理工作在学校建设中的重要性，做好档案管理中的资料收纳整理等工作，同时创新档案管理观念，将以往被动使用档案资料的思想转变为积极主动研究档案资料的观念。提高档案管理服务水平，主动向人们提供相关档案资料，实现高效化、科学化、标准化的档案管理。

参考文献：

[1]张良，郭玉娟.高校基建档案管理存在的问题与对策[J].办公室业务，2017（21）：73+75.

[2]陈婷.学校人事档案管理的对策[J].兰台世界，2017（S2）：178-179.

[3]郭登权.浅谈数字信息化背景下高校档案管理的创新[J].时代教育，2016（02）：103.

[4]曹卫芳.学校档案管理工作的现状分析与对策[J].青少年日记（教育教学研究），2015（09）：132.