对事业单位档案管理的思考

宋振华

档案管理是单位日常工作中最基础性的工作，也是一项非常重要的工作。对于工作人员的流动性大的事业单位，档案比工作人员能够更好地为事业管理工作的连续性提供重要的基础参考数据。借助档案资料，能够使管理人员更好地了解该项工作的过去，把握现在，更好地谋划未来。通过对档案资料的研究，可以少走弯路，取得事半功倍的成果。

现实情况是，事业单位的档案工作远远没有得到应有的重视。多数单位普遍做得较好的是荣誉档案。对于本单位各项工作的各个历史时期所取得的成绩，比如：以本单位或本单位内部机构的名义在各项比赛、评比、检查、考核等工作活动中获得的奖状、锦旗、奖牌、奖杯、锦旗等；上级领导知名人士来本单位参加表彰奖励活动的题词、书画、照片、录音带、录像带等；上级领导和名人来本单位参加表彰大会所形成的录音带、录像带、照片、底片、光盘等，主要领导接见颁奖视察慰问获得荣誉的集体和个人，有先进集体和个介绍经验、载誉归来 外地外系统取经学习的活动等内容；本单位的科研成果证书及奖牌等，其他与表彰奖励有关的实物等收集齐全，归档及时。而单位的工作档案、人事档案等诸多方面往往归档范围不清楚，建档不完整，查阅困难。档案管理工作存在许多亟待改进的地方。

1存在的主要问题

1.1重视程度不够，多数单位没有专职档案工作人员

单位领导对档案管理的重要性没有足够认识，或者虽然认为档案管理工作很重要，但是在工作安排上，却没有足够重视。对档案管理工作被动应付，更谈不上加强服务。事业单位由于编制少，往往是一人兼数职，从事档案管理工作的人员更是一人多岗，有的没有经过岗前培训，不能很好地适应档案管理工作的需要。

1.2时紧时松，管理制度不完善

一些事业单位对于档案的管理没有形成完整的制度，有的单位对于资料收集抓一时，急时抓一抓，过了就不过问，档案工作形同虚设。有的单位，具体工作有人做，但是条条块块，互相分割，分散管理，没有有效衔接。有的虽然设立了档案室，但是没有查阅、登记制度，没有系统管理和应用。

1.3方法简单，技术落后，科学化管理水平低下

相比较大型企业的信息化、自动化管理，电子档案非常普及的状况，有的事业单位的档案还适应不了现代化的需求。部分事业单位的管理依然运用落后的手工整理。档案管理工作要求对立卷归档的文件资料进行编目。手工整理，占用工作人员时间长，效率低，并且容易出差错。更不容易满足全面开发查阅，提高检查速度，确切地说，不能保证查阅的准确率和全面率。有的事业单位配备了部分设备，但是档案资料的归档、管理、使用达不到科学、有序、快速、准确。

2加强档案管理的措施

2.1 提高对档案管理工作的认识，配备具有专业素质的工作人员。

科学的档案管理能有效印证事业单位的科技成果及管理水平的高低。档案管理如果出现混乱，必定会给单位带来管理上的隐患。事业单位的管理者，应当充分认识到档案管理工作在單位建设的重要作用，切实增强做好单位档案工作的使命感和责任心，进一步明确做好档案工作是各级各单位义不容辞的责任和义务。单位顶层设计中要有档案管理工作的位置，把档案管理工作提上议事日程，制定相应的制度，配备相应的工作人员，明确工作要求和责任。确保单位档案管理工作有人管，工作有人做，使档案管理工作有序的开展。定期检查档案工作，引导全体人员加强对档案工作重要性的认识，提高工作技能，以带动单位档案管理工作的发展。

2.2 建立健全管理制度，使档案管理工作常态、规范化

档案管理工作不能一时松一时紧，要有完善的制度做保障。事业单位应逐渐建立起科学化管理档案的制度，可依据国家有关档案管理规定，结合本单位实际情况，制订出相应的实施细则，包括档案的借阅、登记、转出、销毁等具体规定，将制度悬挂上墙，组织单位人员深人学习，让档案管理有法可依，要以能否满足社会和时代的发展需要为准则，为档案的作用发挥提供支撑。同时，加强检查和监督，确保制订的制度能够深入人心，能够落到实处。

2.3要有必要的投入和培训，提高运用先进技术的能力与水平

单位要致力于档案管理的科学化建设，依托计算机、网络等信息化工具加强档案的管理。组织技术力量有针对性的学习使用档案管理软件系统。单位提供相应的经费，向档案管理工作好的单位学习、借鉴，学习使用先进的档案管理软件，适应多种文字存储格式、支持实时浏览、具备互联网及内联网检索功能，能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表等的控制与管理的需要。对于电子档案的存储、复制要严格控制，将纸质档案和电子档案有效结合，通过建立电子标签等方法集中整合管理，建立起规范化、完整化、系统化的档案体制。

选好用强档案管理人员。尽量安排细心、勤奋好学、喜欢档案管理工作的人员从事档案管理工作。保障档案管理人员稳定。强化业务知识培训，增强档案管理人员的业务素质与能力。积极选送档案管理人员参加档案部门组织的业务培训，鼓励自学档案管理知识，从时间和经费上给于保障。并注重平时工作中的帮带督导，培养档案管理人员发现问题，解决问题的能力。还可采取“请进来”和“走出去”相结合的方法，与先进单位挂勾结对，提高单位档案管理人员的综合素质。

综上所述，档案管理是事业单位一个重要基础性环节，单位领导应给予高度重视，建立完善相应的档案管理制度，加强科学化管理水平，努力提高档案管理人员的综合素质，多措并举提高档案管理的科学化水平，以促进事业单位管理的高效化。

（作者单位：潍坊市奎文区委办公室）