ERP系统环境下财务分析应用

孙晓天

【摘要】随着ERP系统在企业的普及，其与使用传统的会计软件进行核算的不同之处逐步被财务人员了解，本文对财务人员利用ERP系统的特点所做的财务分析以及ERP系统对财务人员传统会计理论思维的改变进行介绍。

【关键词】ERP系统 存货 凭证协同 合同全生命周期 财务分析

一、案例背景

神东煤炭经销中心的业务之一是外购煤炭的采购及销售。该业务的作用是充分利用集团自有铁路的运力，同时对商品煤的品种进行补充，满足客户对煤种的需求。财务核算时以每一个集装站或受煤坑作为一个成本中心，同时也作为一个利润中心。

ERP系统中采购模块的数据以向供应商采购的一个批次为一个订单，每一个订单的数据包含数量、价格、煤种、成本中心、利润中心、供应商、客户、合同编号等信息。

ERP系统中的各个模块之间可以实现相互穿透，其中财务模块中的部分财务数据是在采购模块由采购订单生成，并同步到财务模块的，财务数据由具体业务直接生成，不需要手工录入。

二、根据ERP系统存货计量的特点，促进成本分摊的准确性

ERP系统中材料成本差异科目具体数据的产生及账务处理方法，与传统的会计核算办法略有不同。

（一）按照企业会计准则中会计科目应用指南，对材料成本差异的账务处理

材料成本差异产生的原因是采购材料时采购成本及计划成本的差额。使用“材料成本差异”科目登记材料成本的超支差异以及节约差异。传统的会计核算办法中，对“材料成本差异”采用计算材料成本差异率的办法进行分摊。

材料成本差异率计算举例：

某公司20X8年9月期初结存甲材料的的计划成本为50万元，材料成本差异的月初数0.75万元（超支），本月收入B材料的计划成本为75万元，材料成本差异为2.38万元（超支），本月发出甲材料的计划成本为40万元。

解析步骤如下：

1.原材料的成本差异率=（0.75+2.38）/（50+75）×100%=2.5%

2.发出材料应承担的成本差异=40×2.5%=1万元

3.发出材料的实际成本=40+1=41万元

4.期末结存材料的实际成本=50+0.75+75+2.38-41=87.13万元

成本差异率作为一个很重要的指标，从企业材料采购与销售的历史数据中得到，作为企业材料成本差异分摊的标准。

（二）ERP系统对实际入库材料成本与计划材料成本的差异的处理方法

在ERP系统中，材料入库时，根据使用范围，以计划成本计入原材料或库存商品科目，同时计入应付账款暂估科目。当供应商持发票结算时，根据此项采购对应的订单号，逐一校验原材料或库存商品成本，如无差异，则冲减应付账款暂估科目，增加应付账款金额。若有差异，当某一订单采购的产品未发出，仍旧有库存时，当月此订单产生的材料成本差异直接计入该订单原材料或库存商品科目中。若當月已无库存，不能直接计入原材料或库存商品科目，则自动计入材料成本差异科目，此科目月末结转至主营业务成本差异。

举例如下：

编号为8748的采购订单，在2016年11月29日入库时，根据合同价格，物料A的入库成本为135万元。会计分录：

借 库存商品 1350000

贷 应付账款暂估 1350000

2016年11月末，根据反馈回的煤质化验的结果，采购部门对采购价格做了调整，12月12日，采购订单编号8748 的供应商按照煤质奖罚后的结果开具发票，财务做发票校验时，根据系统业务端输入的奖罚结果，采购成本自动调整。因此订单煤质未达到供货要求，在合同价格的基础上，调减1078元。因此时物料A还有库存，则价格自动调整计入库存商品科目，作为红字调减库存商品。会计分录：

借方（红字） 库存商品 1078

贷方 （红字） 应付账款暂估 1078

采购订单编号4207，在2017年1月20日入库时，根据合同价格，物料B的入库成本为118万元。会计科目：

借 库存商品 1，180000

贷 应付账款暂估 1，180000

2017年1月末，根据反馈回的煤质化验的结果，采购部门对采购价格做了调整，2月13日，采购订单编号4207的供应商按照煤质奖罚的结果开具发票，财务做发票校验时，根据系统业务端输入的奖罚结果，采购成本自动调整。因此订单煤质符合采购需求，且煤质较好，超过该煤种热量范围，在合同价格的基础上，调增8173元。因此时物料B已经出库，没有库存，则价格自动调整计入库存商品差异科目，等待月末转入主营业务成本差异科目。

会计科目：

借方 库存商品差异 8173

贷方 应付账款 8173

（三）ERP系统对于材料成本差异的处理方法可见

如果对采购成本的影响因素可以在商品出库前计入系统，则系统会自动根据业务前端传来的数据匹配在采购订单中，材料成本差异准确的计入该批次订单中，无需分配，准确率高。

三、采购及销售以订单记账，便于财务分析的精细化

以月采购量126万吨为例，为保证供应商的履约能力，一般情况下，每个供应商的投标量在3万吨左右，如此，当月应核算40家供应商的购销成本。在ERP系统中，月均126万吨的采购量会产生300个订单，每个订单中可记载20个以上的要素信息，其中既有财务信息又有业务信息。

ERP系统根据供应商对应的采购订单产生挂账凭证，按照每个供应商月均采购3万吨，7个订单计算，每个挂账凭证的库存商品科目会对应7条分录，当月产生挂账凭证40笔，月均126万吨采购量会产生360条会计分录。

非ERP系统环境下的会计信息记载较为简单，将一个供应商当月的所有订单汇总记录。根据供应商挂账，产生财务挂账凭证40笔，每笔挂账凭证分录3条，其中库存商品科目的分录1条。月均126万吨采购量会产生120条会计分录。

ERP系统会计凭证中还可记载应付账款供应商、采购数量、采购煤种、对应的利润中心、成本中心等信息。相对非ERP系统而言，财务信息记载更加详细、全面。

（一）单项分析

在ERP系统中，一个采购订单可以记载若干项财务数据，根据这些财务数据，可以做到很精确的分析，以煤质奖罚单项为例，凭证中的RE凭证类型，代表了采购发票校验，采购发票校验可以将业务前端录入的奖罚信息自动过账到财务模块中，财务人员可以根据订单编号，将销售部门对每个订单的奖罚与采购部门对每个订单的奖罚逐一做对比分析。

煤炭经销中心煤质奖罚的标准根据各煤种的基准发热量、全水、全硫、灰分等标准考核，制定了全面的系列考核标准。根据ERP系统中记载的数据，财务人员能做到分析，对比每一个采购订单对应的收到客户的煤质奖罚及兑现给供应商的煤质奖罚，审核监督煤质奖罚结果的合理、准确性。

（二）多项目分析

运用数据透视表，对ERP系统中的信息进行多项目分析。

ERP系统有凭证类型的区分，如：WE凭证类型代表入库凭证，WL凭证类型代表出库凭证，WI凭证类型代表盘盈盘亏凭证， RE凭证类型代表了发票校验产生的差额。ERP系统中的凭证类型有53个之多，用以区分凭证产生的原因，熟悉凭证类型后，可便捷的判断该凭证类型代表的经济业务。

举例：当月购销业务结束后，可使用数据透视表，对每个采购订单的多项要素进行分析。将代表采购订单的采购凭证字段拖入数据透视表的行项目区域，将凭证类型字段拖入数据透视表列区域，将数量、金额字段拖入数据透视表的数据区域。

（三）多维度分析

企业会对每个利润中心产生的利润进行分析，并判断利润产生的合理性。煤炭经销中心的收入由采购合同价款、销售集团的煤质奖罚、销售附加费用组成。做利润分析时，也将成本区分为采购合同价款、煤质奖罚、销售附加费用。运用数据透视表，先计算各个利润中心的利润。

将利润中心字段拖入行项目区域，将主营业务成本字段、主营业务收入字段等数据拖入项目区域，将数量、金额字段拖入数据区域。

得到利润中心盈利情况后，还可以根据凭证记载与经营提供数据结合，做利润组成的分析。例如，编号为3010的利润中心，吨煤利润产生的原因为，销售集团利润分成35.65元，煤质奖罚-0.83元，销售附加费14.12元，及采购与销售合同价差0.01元。

煤炭经销中心日常采购煤种有若干种，因为ERP系统采购订单中详尽的记载，还可以根据煤种对企业利润进行分析，用以判断产品种类的盈利性。

以上只是根据ERP系统记载数据量大的特点，利用数据透视表的方法，对数据进行分析的举例，在实际工作中，根據管理人员的需求，设计报表逻辑，并将其嵌入在ERP系统中，每一张或一套报表对应一个事务码，月末，运行事务码，可以随时得到管理报表，并查看分析。

四、ERP系统通过对财务挂账刚性管理达到对管理的促进作用

ERP系统中，在财务挂账环节，设置有合同号的记载以及凭证协同号的记载环节。并且作为两个必须录入的要素，如果没有录入或者录入有误，不能生成凭证。

一般而言，ERP系统使用初期，对这两个要素的限制是开放的，但是管理基础较好的公司，可以逐步适应此限制的作用，并按照限制规范工作流程，以达到促进管理的作用。

（一）会计凭证协同

ERP系统内部往来协同的会计科目包括应收账款和应付账款、其它应收款和其它应付款、预收账款和预付账款、应收股利和应付股利、拨付所属资金和上级拨入资金这五对会计科目。

会计凭证协同这个应用针对每一笔集团公司内部采购销售行为，通过由产品或服务的发起方在ERP系统中提出关联交易的请求，由接收方确认后，双方在同一会计期间入账，确保在财务报表合并环节上关联交易金额一致，不产生报表合并差异。

在ERP系统中，取消创建多方交易凭证的功能，要求使用协同交易的只有发起方和接收方，两方在同一期间协同记账，保持业务金额在财务上的一致性。

企业集团内部往来协同分成三种凭证协同类型，分别为挂账业务、付款业务、历史差异处理业务。

1.挂账业务凭证协同。是指企业集团内部一般购销业务中往来双方挂账环节所发生的协同账务处理。挂账环节中的开票方作为协同业务的发起方，收票方作为协同业务的接收方。

以挂账业务环节为例：首先明确双方记账顺序：开票方为发起方，发起协同后产生凭证协同号码，付款方接收凭证协同号码后记账，记账完毕之后，发起方进行记账。

其次，如果是使用了ERP销售模块的单位，在做挂账业务时，需要分成两步进行挂账。第一步进行系统开票并把开票数据自动传到协同平台，在接收方确认该笔协同并记账后，第二步进行开票记账操作。

如果是没有使用ERP销售模块的单位在做挂账业务时，需要在协同平台填报挂账申请单，对方在协同平台确认之后才能开票；发起方的财务人员在开具纸质税票后，需要把纸质的税票号和本方未来记账的人员登记到系统中。

2.付款业务凭证协同。是指企业集团内部单位挂账业务之后，交易双方在付款和收款环节的凭证协同账务处理。付款环节中的付款方作为协同发起方；收款方作为协同接收方。

会计凭证协同使得企业集团内部有交易的双方，财务挂账及付款协同进行，记账时间统一，财务数据一致。但如果双方业务部门没有及时沟通核对交易数据，难以及时发起协同，会影响财务对收入或成本的确认时间。

（二）合同全业务生命周期管理

合同是平等主体的自然人、法人、及其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。在实际工作中，存在签订合同后，根据合同条款一次结算或多次结算的情况。为了便于管理合同管理，尤其是履行期限较长的合同，一般情况下会设置合同台账，记载合同号、合同金额、签订日期，履行过程中的结算情况等相关事宜。

在实务操作过程中，合同的签订、履行、结算为企业集团中的不同部门，对合同的管理存在脱节现象。

合同全业务生命周期闭环管理，实现法律系统对全级次组织、全类型合同的线上全过程，即合同起草-审批-执行-归档，闭环管理，通过与ERP系统、采购寻源及供应商管理系统、销售管理系统、销售电子商务系统、主数据管理系统、档案管理系统归档的互联，做到流程衔接、数据衔接、规则衔接。

ERP系统中的集成业务无需从法律系统发起挂账申请，ERP做账时自动替代。非集成挂账业务，法律系统起草的合同，且在ERP无订单的业务，需由业务人员在法律系统发起挂账申请，财务做账时填写挂账申请单号。

所有合同的收付款，均需由业务人员在法律系统发起收付款申请，进行线上审批，财务做账时填写收付申请单号，该申请单累计记账金额不允许超过该申请单收付款申请金额。

为保障财务收付业务的合规性，在ERP系统强制校验应收账款/应付账款，预收账款/预付账款等若干科目合同号必输。在财务执行挂账及收付业务时系统强制与法律系統进行合同校验。实现合同收付款的线上审批，对业务管理进行有效监督、明确职责划分、保障财务账务处理的合规性。

合同全业务生命周期闭环管理的实施，对合同履行全过程起到了积极的管理作用，一切业务合同签订先行，如果没有在法律系统生成合同号码，即使已经形成事实，无合同号码，不能挂账，不能预付账款。

五、ERP环境下，系统根据业务前端的记载自动生产凭证的弊端

（一）在非ERP环境下，财务凭证附件会包括每次采购的入库原始单据

在ERP环境下，因采购凭证由业务前端录入后自动生成，原始单据保管在业务前端及经营部门，财务部门凭证中附件以经营部门提供的汇总入库单据为主，如需查看明细，则可在账套中查看。

（二）在非ERP环境下，每笔经济业务都由财务人员录入并进行账务处理

在ERP环境下，业务前端的录入变的非常重要，如果业务前端对数据进行了调整，财务人员只能看到已经生成的凭证，如果不能及时有效沟通，不了解业务前端调整的意图。就只能被动接受。此时，财务人员的监督作用被转移到了审计等部门。

六、结语

ERP系统数据量庞大、全面的特点，为财务人员做好财务基础工作的同时，加强财务管理工作提供了条件，但前提是充分、熟练的掌握并使用ERP系统，才能最大程度的发挥作用。