如何实施物业企业内部控制

王秀梅

摘要：在市场经济的强大推动下，极大地促进了物业企业的发展，提供了更为广阔的发展平台，而加强内部控制体系建设也变得越来越重要，深受企业内部的高度重视与关注。加强物业企业内部控制体系建设，可以有效提高企业内部控制水平，确保物业企业整体竞争实力的稳步提升，充分发挥物业企业内部控制的实施优势，进而促进企业顺利转型与升级。本文主要针对如何实施物业企业内部控制展开深入的研究，重点阐述物业经营企业的内部控制要点，进而为相关研究人员提供一些理论性依据。

关键词：物业企业；内部控制；完善对策

随着全国全面实施营改增试点政策的出台，房地产业行业下的物业管理公司，也被纳入营改增试点范围。但增值税的征税范围和计税依据与营业税完全不相同，也存在一些财务法律上的风险。因此在日常经营管理活动中，加强内部控制体系建设是物业企业各项管理活动中的重要环节，物业企业从简单的单一化的物业管理到现代的综合性以客户需求为经营理念的科学化管理，以满足服务业主需求为目的的产业，在日益发展的社会生活中起着越来越重要的作用。但随着中国房地产热和国外资本对我国房地产业的大额投入，物业经营企业面临的市场竟争压力更大，要想在激烈的竟争中持续健康稳定的发展，就要顺应现代企业的发展要求，对企业内部管理实施有效控制。建立健全内部控制体系对于提升物业管理水平和改善物业经营绩效具有非常重要的作用，真正做好物业企业风险防范工作，也有利于促进物业管理企业的稳定发展。

一、物业企业内部控制体系建设的可行性因素分析

（一）内部控制的内涵分析

内部控制基于控制目的、内容等方面的不同，可以将其分为财务内部控制和管理内部控制两大部分。对于财务内部控制来说，需要确保财产物资的安全性，增强会计信息的真实性与准确性，促进财务活动合法合规运行。而管理内部控制是指与保证经营方针、决策的贯彻执行而制定和实施的一系列控制方法和程序。企业的内部控制建设是由企业董事会、管理阶层和公司全体员工实施的，为营运的效率及效果、财务报告的可靠性、相关法令的遵循性等目标的达成而提供合理保证的过程。企业内部控制中主要包含了控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通以及内部监督五个方面的因素，是企业在内控管理工作中需要加以重视的方面。

（二）内部控制的重要性分析

物业企业属于新型的行业之一，其发展速度比较快，然而物业企业的整体管理水平有待提升，一些物业企业以往传统的思想观念较为根深蒂固，主要以维护老小区为主，收费比较低廉，存在着严重的亏损现象。根据现行物业管理的相关条例可以看出，在新设小区尚未成立业主委员会之间，开发商往往是所属物业企业的负责人员，新建小区更换物业企业的比例并不高，其市场竞争观念仍然有待提升。

造成这种现象的原因，主要是因为企业对内部控制没有高度重视，欠缺完善的財务核算体系和财务管理流程，营改增之前会计核算过于简单，财务人员对企业经营状况缺乏了解。“营改增”后，会计核算和收入结构发生了较大变化。会计核算方面会计科目增加，核算更加复杂，如果不具备一套完善的财务核算体系和高素质的会计人员，税款就很容易计算错误，并导致税务风险；纳税人被分为一般纳税人和小规模纳税人，使用的发票也相应的分为普通增值税发票和专用增值税发票两种，因此对发票的管理要求也相应的提高。“营改增”后，纳入试点范围的企业应当进一步健全财务核算体系、增加对发票管理的重视，以更好的适应新的税收体制。收入结构方面原来代收代付的水电供暖，只要不增值，物业企业不计入收入，“营改增”后，全部纳入公司收入的范围。面对这些新政策的变化，财务人员应合理进行企业预算和经营规划，根据公司的业务性质，选择有利于公司的税收优惠政策，尽可能的为企业减少税负、增加资金流量。

企业也可以利用此次契机，立足企业发展，加强内部控制体系建设，做好长远规划，实现企业的转型升级。

二、物业企业内部控制的现状分析

经济发展和社会进步，带动了房地产企业的发展，也为物业企业开辟出一条全新的发展道路。营业税改征增值税后，企业应当充分利用税收政策促进行业内增值税抵扣链条的完善及顺畅已经是不争的事实，作为企业要努力的顺应这次税收政策改革。更新设备，淘汰落后产能，适当的扩大生产规模，实现企业的转型升级，并据此相应的调整企业经营战略。在整个梳理的过程中，将内部控制体系建设贯穿于企业的生产经营过程中，制定出适合本公司实际发展状况的内部控制制度，使内部控制制度实施时更加规范，防范风险的发生。对于现在物业企业存在着较多薄弱点和空白点，急需进行治理和解决。

三、物业企业内部控制中存在的不足之处

（一）缺少较为完善的内部控制体系

众所周知，内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通以及内部监督等是内部控制的主要要素，然而一些物业企业在实际经营管理中，没有严格遵守内部控制要素，企业日常经营业务的约束能力严重缺失，内部控制体系的作用尚未体现。主要体现在：首先，一些物业企业缺少较为规范的组织结构，职能混乱、无序现象比较明显。并且缺少对关键岗位的高度重视，影响着内部牵制制度的实施。对“三重一大”事项，也很随意，领导“一支笔”现象严重。其次，缺少较为规范的权限审批流程，在具体业务进行中，后补审批现象屡禁不止，极容易在发生重大问题时出现权责相互推诿现象。最后，企业缺少较为规范的实物资产管控、货币资金管理等制度，资产人为流失、擅自挪用现象比较恶化，造成了经营风险的出现。

（二）内部控制的执行监督力度不足

一些物业企业经营者和内部管理人员在思想认识上存在着一定的心理误区，认为物业管理服务主要是小区的保洁，绿化，保安，内部公共设备设施的维护，这种观点造成工作的重点在物业费催缴上。而业主交纳物业费时，收取现金情况比较多，原来如果业主不要求开具发票，都开具收据，有的业主甚至都不要收据，如果现金收入监控不到位，很容易有漏动。缺少对不相容职务的制约，使其监督力度严重不足，不能形成有效的制衡机制，收入的流失或资金在体外循环也不利于企业的健康发展。

（三）预算管理制度较不完善

预算管理与内部控制之间的关系较为紧密，预算编制效果是内部控制最终效果的一项重要影响因素。在预算管理中，预算编制是一项复杂繁琐的系统化工程，“营改增”后，对于一般纳税人企业，物业企业公司的收入成本结构也发生了变化，物业企业代收款项也被认定为收入，成本如果取得相关进项税额发票又可以降低，小规模企业也可以到税务代开增值税专用发票进行抵扣，降低成本。如果没有积极开展调查研究工作，内部信息收集与整理较不全面、细致，尚未将企业内部信息与外部环境充分结合在一起，就会影响预算编制的顺利进行，企业资金利用效率始终停滞不前，很难提供最为准确地预算结果。

（四）缺少较为规范的资产管理

一些物业企业的资产管理较不规范，资产人为流失、擅自挪用现象比较严重，管理部门没有固定资产台帐，固定资产上没有贴上卡片编号，核对资产不清晰。对于日常维修的周转材料，没有按存货进行管理，因为“营改增”前大部分物业企业是小规模纳税企业，会计核算比较简单，购进的材料整进整出，没有严格的实物管控制度。对企业财务内控产生了深远的影响，资产管理力度严重缺失，企业在运营能力尚未得到有效提升。

（五）缺少对风险防范的高度重视

对于物业企业来说，良好的内部控制可以提高企业风险预警与判断能力。现阶段，物业企业缺少较为完善的内部控制，风险判断的作用尚未得以体现，造成潜在风险的蔓延，不利于物业企业的健康发展。比如：业主是物业企业重要服务对象，业主是收入的重要来源，一旦房屋出现基础设施等质量问题时，极容易造成业主拒缴物业管理费用等问题，很难及时收回企业资金，造成资金流动性风险的出现。

四、物业企业内部控制的完善对策

通过“營改增”政策的实施的契机，物业企业可以在梳理业务中，将企业层面和业务层面的控制有机结合，构建出较为完善的管理制度和管理体制，规范业务流程，确定精细化的战略目标。加强内部控制体系建设，实施严格的内部监督控制，对企业资产和流动资金实施严格的监督，大大提升物业企业的整体管理水平。使其适应市场变化，将风险和不利因素控制在可承受的范围内，实现企业的转型升级。

（一）建立健全完善的内部控制体系

1.物业企业要遵守国家相关法律法规，构建规范合理的企业组织结构，设置内部职能机构，合理划分各个结构的权责范围，避免出现职能重复现象，做到各司其职、相互牵制。企业要重新梳理现有治理结构和内部机构设置，确保企业治理机构、内部职能机构设置与企业实际相契合。同时，物业企业要实施不相容的岗位分离机制，使形不相容的岗位和职务之间能够相互监督、相互制约，形成有效的制衡机制，避免出现徇私舞弊、违法违规现象的出现。

2.物业企业要加强实物资产管控、货币资金管控等，确保资产的高度安全与稳定，为企业正常生产与经营创造有利条件，进而实现企业战略发展目标。企业要积极构建资产验收领用和保管制度、定期盘点核实资产，确保账实相符。在资金管控方面，物业企业要实施集权式管理，增强资金使用的严谨性。

此外，物业企业要想将资金使用的控制落实到位，要借助企业财务部门来控制全部收支业务，公司的财务监督是企业内部控制管理的重要部分，处于物业企业管理的核心地位。

（二）加强内部监督控制

在整合企业内部控制与风险管理时，要想避免潜在风险的出现，要定期检查各项制度的落实情况，加大监督力度，做好及时发现问题并解决问题，保证内部控制制度能够真正落到实处。例如：“营改增”后，由于属于一般纳税人，各项收入所适应的税率不同，如果依旧开具收据，会计核算很繁琐，收到的现金也不好监控，所以尽可能的开具发票。在企业内部控制管理状况的监督中，可以采用自上而下的检查方式，领导部门要履行好自身的职务，将员工行为规范化，各部门相互制约，将企业资产和流动资金清晰化。同时，要严格规范检查结果，相关监督人员要以书面形式上交，将遇到的问题分类列出来，及时采取可行的解决办法。

此外，物业企业在加强财务监督时，要设置监督管理部门，构建完善的内部审计制度，设置独立性与权威性较强的内部审计机构，充分发挥出自身的审计监督职能。注重宣传与引导，企业各个业务部门要加强联动，做到相互促进、共同进步。

（三）加强预算管理建设

在内部控制中，预算管理发挥着极大地作用，确保预算编制的精准性。首先，信息量化：通过对企业经营状况和未来发展情况的有效量化，可以准确了解经营和财务等活动的发展动态，针对分析结果对管理计划做出调整，实现企业各个部门的执行目标，保证预算管理较强的控制力和约束力。对于量化来说，需要做好会计信息的统计与处理工作，通过会计信息来充分反映企业近期经营状况，确保预算的可针对性和有效性。量化的经营信息，可以对经营进程进行控制，确保预算编制的准确性。

其次，在预算流程方面，要做好充足的预算信息准备工作，规范预算流程，提高预算编制效率。在预算执行过程中，财务要注重预算完成情况的监控，认真审核预算完成情况，严格对超预算和预算外支出，要先履行预算调整程序。缓解预算管理工作的难度，确保预算的精准。

（四）严格规范企业资金管理

资金是物业企业发展的重要支撑动力，为企业的正常运转提供动力。在物业企业内部控制中，加强资金管理，需要做到：首先，将资金来源多元化，拓宽资金来源渠道，并拓宽自身企业的服务范围，比如家政有偿服务、便民维修以及充电桩业务的开展等。其次，要增强资金运作的科学性，确保资金筹集的合理性，了解资金使用用途，充分利用好闲置资金。

此外，物业企业还要正确处理好应收账款的清理与催收工作，及时将应收账款的管理信息反馈到项目管理部门，避免坏账损失现象的出现，进而实现资金管理的规范化目标

（五）注重风险防范，构建风险管控机制

1.物业企业要加强事前、事中以及事后控制，其一，在风险事前控制中，企业要积极设置风险控制与管理部门，根据企业年度计划，有效识别与评估企业潜在的风险因素，制定出可行的风险管理计划，保证企业员工具备较高的风险防范观念。其二，在风险事中控制中，诸多潜在风险经常出现，企业要善于接受和承担风险，促进企业经济活动的顺利进行，以免造成不必要的经济损失。同时，物业企业也可以通过交流合作，将风险转移出去，缓解企业的经济负担。

最后，在风险的事后控制中，在风险操作以后，要深入分析风险管理的预测、计划以及操作过程，形成全面的风险管理报告，为企业风险管理提供切实可行的参考依据。

2.物业企业要积极构建风险管控机制，对企业各类风险进行严格控制。在风险管控机制的构建中，要做好相应的财务预算工作，明确财务预算目标，在利润预算、现金流量等方面将财务预算工作落实到位。企业也应权衡利弊，对非核心业务外包，从而降低成本，提高服务质量。

物业企业要想避免出现业主不严格遵守信用问题的出现，企业要与业主签订物业协议，明确双方的权利和义务，要对业主实际支出能力进行深入分析。企业要做好业主信用状况的登记工作，避免各类潜在风险借此趁虚而入，避免资金链条断裂现象的出现。

3.业主的服务需求是比较个性化的，在确保业主提供满意服务时，要定期安排专门人员进行探访，定期开展业主座谈会，业主可以提出自己的相关意见或想法，加强与业主之间的交流与联系，增进友谊此外，对于业主的投诉来说，物业企业要专门设置投诉处理部门，及时了解业主投诉的内在原因，做到及时发现问题并协助解决问题。

（六）加强信息化建设，确定合理的收费标准

1.物业企业要加强信息化建设，构建信息化系统，通过会计电算化来对其他相关的信息化软件进行研发，加快构建与自身发展相契合的信息化内控系统。并且将信息技术与企业业务活动结合在一起，构建信息反馈与信息控制机制，借助文档和相关数据资料，做好企业资料信息传递工作，避免信息传递滞后现象的出现，为企业处理事务效率的提升创造有利条件。

加强ERP系统的应用，是实现物业各项收入、原材料采购等业务流程管理。通过ERP系统的应用，要明细核算不同的物业服务项目，合理分摊公共费用，对各个项目收入、成本以及费用等情况明细核算。通过ERP系统的应用，可以集中整合企业内部的资金流、物流以及信息流，实现企业信息资源的实时性与共享性。

2.物业企业要加强作业成本法的应用，以此来制定合理的收费标准，避免出现物业非标准制定困难的现象。对于企业原有的计费原则来看，很难结合客户和产品种类来处理好企业收费标准的相关问题。同时，物业企业要构建有效的物业管理成本系统，加强内部财务控制，提高物业管理企業收费标准的精准性。例如：老旧小区的收费标准远远低于管理成本，也希望通过“三供一业”的分离，完善小区的基本设施的要求后，能制定出合理的收费标准。

物业企业要定期为会计人员开展一系列的素质培训，比如专家讲座、课程培训以及与其他物业公司的互相学习和交流的活动等，保证会计人员较高的专业水平与综合素养，巩固财务部门的强大地位，效仿与借鉴同行业的内部控制制度的实施，以获取客户的满意度。

五、结束语

综上所述，加强内部控制建设势在必行，可以提高物业企业的经济效益和社会效益，确保物业企业整体竞争实力的稳步提升。因此，要加强内部控制建设，加强内部监督控制，强化信息化建设，提高企业资金利用效率，做好财务管理工作，加强风险防范建设，构建风险防范机制，充分发挥出内部控制的效能。因此，要将内部控制与企业管理结合在一起，使之成为协调统一的有机整体，促进企业各项经济管理活动的顺利进行，予以强大的保障力量进而实现物业企业可持续发展的战略目标。

参考文献：

[1]徐碧莹.物业企业内部控制的有效实施策略[J].企业改革与管理，2016（15）：31-32.

[2]崔婧.基于内部控制的物业管理公司财务管理[J].财会学习，2016（01）：41+43.

（作者单位：中国纺织科学研究院有限公司）