当前人事档案管理常见的问题与解决措施

周懿君

摘 要：随着我国社会经济不断的发展，社会各项事业都积极与国际接轨。作为人力资源重要组成部分的人事档案管理来说，正经受着一次严厉的考验和一场难得的发展机遇，也面临着许多新问题新情况。如何适应新形势下档案工作需要，怎样做好以人事档案代理为中心的新型管理模式是每个档案工作者亟待研究和解决的新课题。

关键词：人事档案管理；常见问题；解决策略

1当前人事档案管理常见的问题

1.1档案管理功能低下，不能适应形势变化要求

当前，我国人事制度改革已进入白热化阶段，用人制度已逐步走向开放，由过去的单一行业所有向市场化过渡，促进人才市场供需主体到位，推动了人才合理化流动，并进一步消除人才流动中的城乡区域部门行业身份和所有制限制，疏通各类人才之间的流动渠道，推动人才市场与其他要素市场相贯通，加快建设统一人才市场而在流动过程中，最突出的主要问题就是人事档案管理。传统的人事档案管理是针对固定单位的人员进行管理，仅仅局限在单位不变的情况下管理。随着人才市场不断扩大，以人事代理为核心的人事人才社会化服务领域逐步延伸，功能进一步完善，传统人事档案管理越来越不能适应形势所发展的需要，致使管理功能低下，如果不能适时改变管理方式，就不能在未来竞争中占有优势，也就不能有所作为，更不能为经济建设发展服务。

1.2企业人事档案管理制度不完善，社会档案意识薄弱

（1）缺乏对人事档案管理制度的重视。有些企业领导人对人事档案的重视停留在口头上，甚至片面的认为企业与员工是一种雇佣关系，没必要把太多精力用在人事档案管理上，说起来重要，忙起来忘掉，人事档案的管理工作没有得到有力的支持。长此以往，这种现象不断自我强化，导致了企业人事档案管理制度不健全，缺乏科学性和先进性。

（2）缺少有效的检查、监督机制。许多单位的人事档案长期处于凌乱无人问津的状态，发挥不了应有的作用。由于没有定期检查，使人事档案管理有空可钻，新增加材料的连续性出现断裂现象；部分人员档案材料遗失；一些单位趁人员调动、单位合并之机把未整理的人事档案材料顺水推舟移交出去，推卸责任，这给职工本人及新单位日后的工作添增了许多麻烦。

（3）档案转递制度不健全。一是有的企业档案转递不及时，操作程序不规范。例如，有的员工早已调离本单位，但其人事档案还未按规定转递到新单位。二是有的企业违反规定，把人事档案当作普通邮件寄送，不做机要转递，不填写转递单，不经密封钤印，就随意将档案交给本人自带，致使篡改、丢失档案的现象时有发生。

2 针对人事档案管理问题应采取的措施

2.1增强对人事档案管理目的和意义的认识，完善人事档案管理制度

人事档案管理工作是促进人才合理流动、合理配置和合理使用、保证人才队伍素质的重要措施，是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。所以，在人事档案管理中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案管理更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须严格审查，遵循。去伪存真，把好档案材料质量关；档案的整理要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主動的补充收集；档案转递过程中一定要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。只有维护了企业人事档案的真实性、严肃性、有效性，才能更好的促进人才合理流动、合理配置和合理使用，为企业人力资源建设提供更好的服务。

2.2借助现代信息技术，加快企业人事档案管理的现代化进程

计算机和信息技术的快速发展，已经对人事档案管理工作产生了划时代的巨大影响，我们要借助现代信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些方法和手段进行改革。随着企业规模的不断扩大和经济实体增加，人事制度改革和人员模式改变，给企业带来了人事众多，管理多元化的特点，也给人事档案的管理模式提出了新的要求。因此企业人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础，转化企业的经济效益。通过对档案深层次开发，提高档案的使用价值，如人才信息软件的开发，人事信息的共享都能为企业的经济发展提供必要的服务。

2.3加强领导，努力提高人事档案适应新形势变化要求

人才市场是重要的要素市场，在人才资源配置中起着基础性作用，人事档案以明显的社会效益和逐步增加的经济效益显示出产业化的发展势头，显得尤为重要和迫切。因此，各级领导要从对事业负责的高度充分认识人事档案管理的必要性，要从组织上制度上给予保证，促进人事档案沿着正确的健康的方向发展。与此同时，要成立由单位一把手任组长，分管档案工作的领导为副组长，有关人员为成员的档案工作领导小组，切实将档案工作纳入单位领导的议事日程，列入长远规划和年度计划，确保档案工作有人管有人干，力促档案工作再上新台阶。

2.4强化措施，不断开拓人事档案收集工作新局面

人事档案收集是一项点多面广线长且细之又细的工作，其开展好坏直接影响到人事档案的利用，影响人才的脱颖而出，影响领导决策层的正确领导。因此，做好人事档案收集工作至关重要，主要做好以下几方面收集工作，首先积极与人事部门协调，搞好人事档案的复制工作，因人才流动大，部分是通过人事部门的人才流动中心，人事档案代理正成为一项新时期档案工作的亮点和热点接收单位基本上没有全面的个人档案信息，使用人单位不能及时了解人才的详细情况，不能及时做出科学合理的决策，所以用人单位档案管理人员要不失时机地与人事部门协调，争取他们的支持，将代理的个人档案进行复制或借阅，为用人单位提供详实可靠的理论依据，其次采取走出去的办法，进一步丰富个人档案内容，针对有些个人档案扣留在原有单位情况，作为用人单位档案管理人员要采取切实可行的有效手段，及时与该单位磋商，努力做好思想工作，尽量将原有档案齐全完整地办好交接，再次详细全面查漏补缺，进一步完善人事档案内容，由于人才市场服务功能进一步加强，人才流动空前高涨，人事档案情况也不尽相同。针对有些人才在脱离原单位时，对所带档案材料不齐全，不完整，作为档案管理人员来说要耐心细致地认真查看每个档案材料，对于没有档案或档案不连续的人员，要在询问他本人的基础上想方设法到原单位进行查找并补齐所要档案材料，确保档案资料齐全完整。

3结语

综上所述，我们要不断创新企业人事档案管理工作的新思路，积极解决管理现状中存在的问题，用各种先进的技术手段更好的利用档案资源，发挥人事档案的实际效能，提升企业人事档案的使用价值。

（作者单位：黔东南州烟草公司）