高职院校采购档案管理存在问题与对策研究

梁梅

摘要：随着财政部87号令的颁布，国家采购政策放管服的落实，对高职院校采购过程中出现问题进行重点剖析并提出相应对策，旨在更好地做好采购档案管理工作，使高职院校能借助有序的采购档案管理更好地提高科学决策水平和采购效率。

关键词：采购档案；问题；对策研究

高职院校以培养合格的实践技能性人才为己任，培养学生以实践技能教学为主，教育、科研、生活所需要设施设备较多，采购活动频繁、采购金额较大，因此采购档案的归档利用显得尤其重要，特别是财政部87号令的颁布，进一步落实国家采购工作放管服政策，强化了采购人的责任意识和廉洁自律意识，从程序导向转变为结果导向。采购归档的是采购活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，对采购实证、总结、决策等起着举足轻重的作用。

1.高职院校采购档案管理存在的问题

1.1档案人员采购知识缺乏，管理质量差

目前高职院校有政府采购、院内询价采购、院内公开招标、委托招标等多种采购方式，采购档案涉及预算执行文件、采购前期准备文件、开标文件等全套资料，内容多、程序性强，许多档案人员采购知识缺乏，与采购部门互动性差，导致采购重要资料缺失，管理质量差。

1.2采购归档缺乏统一标准，保存范围过小

采购档案归档没有统一标准，导致许多重要资料没有归档，目前政府采购存档期为15年，由于没有统一标准，导致供应商资质证明文件、履约参数检测报告、履约会计档案等没有进入归档范围，资料严重缺失。

1.3档案使用效能较差

档案具有实证效能和使用效能，目前许多采购档案归档后成为死档，没有形成检索资料与全文电子档案，导致历史采购项目中供应商投标技术方案、技术指标、财务状况、服务能力、商务资质等缺乏充分利用，未来采购的标书制作和评分办法的形成缺乏有力的编制依据，随意性和倾向性较大。

1.4缺乏对重要性资料的收集

很多学校没有对流标资料的收集，没有对未中标企业投标文件正本的收集，没有对专家评委会流标原因说明的收集，导致在查阅档案时难以还原评标流标真实状况，没有形成全套实证性材料，不利于后期同类项目采购技术参数的把控，不利于对项目实施效率、效果的分析。

2.提高高職采购档案管理的对策

2.1强化制

度建设，提高档案管理人员的业务水平

强化高职院校制度建设，建立鉴别归档制度、核查制度、档案利用制度、保密制度等，档案管理人员多学习，认真学习《中华人民共和国招投标法》、《政府采购法》、《档案法》等法律法规，充分认识采购档案的特点：一是采购方式的多样性，有公开招标、邀请招标、非招标采购等多种方式，每种采购方式适应的对象是不一样的；二是参与主体的广泛性，采购参与主体有采购人、供应人、代理机构、审批监督机构、专家评审委员会等多主体参与，采购档案会将这一系列动态主体的全部活动记录下来；三是档案信息的系统性，采购的每个环节环环相扣，均会在采购档案中体现；四是档案信息的重要性，在采购档案中，包含了供应商的财务信息、专利技术、资质条件等多样重要资料；五是档案利用的限制性，正是因为采购信息的重要性，所以利用的限制性要求高，特别是高校科研人员众多，未经许可将供应商的业绩或实操案例作为论文素材的比比皆是，对采购人和供应商来说风险较大。因此采购人员加强学习，才能明白采购档案起着法律凭证的作用，特别是采购项目受质疑和投诉的较多，起着廉政督促作用，采购工作涉及利益较多，供应商竞争激烈，如何做到公平、公正、公开显得尤其重要。

档案管理人员除了自身学习提高外，还得加强档案宣教工作，多给采购人员讲解档案法等相关知识，防止采购人员将重要资料忽略。

2.2制订采购统一归档标准，防止归档范围较小

采购档案应当妥善保存，不得仿造、变造、隐匿或者销毁。政府采购文件保存期限从采购结束之日起至少保存十五年。统一编制归档资料的内容和格式，编写总目录，按年度、季度编号顺序进行组卷，归档内容应明晰，应逐一进行明确且具有可操作性。

2.3提高采购档案利用率

档案管理人员要想办法提高采购档案的利用率，一是要对归档采购资料进行统计分析，形成检索目录，如流标原因说明、供应商资质情况展示、供应商财务状况；二是利用归档资料召开采购工作研讨会，在会上可从采购档案的归档情况来研讨如何提高采购工作效率；三是召开采购档案展览会，进行廉政教育，充分展示采购工作的规范性和严谨性，如参与采购的供应商是否具有对应资质、评审专家是否客观公正、是否遵守了公开透明的原则、采购活动是否真实完整记载等；四是学校相关专业的重要实训场地；六是建立信息化数字档案，避免资料因历时久远而失真，同时相关使用人可全文下载，看到过去采购项目的真实状况，同时利用高校网络技术优势，实现从档案归集、保管、利用、统计、分析及信息开发的信息化。

2.4加强对重要资料的收集，避免遗漏

加强对采购档案中重要资料的收集，如前期项目的实施方案，看出需求的定位和构想；项目需求论证，是否充分反映出适应教学、科研、服务的实际情况；评审记录；履约验收是否真实，有没有产品合格证与质检报告，质检指标是否和采购响应参数一致；款项支付情况记录，是否存在故意拖欠供应商货款的情况，是否按期支付履约保证金与质保金；质疑回复是否有据可依，对待质疑是否做到客观公正，不偏不倚；中标（成交）通知书等重要档案的收集是否应收尽收。

采购档案是采购工作的终点，却是档案工作的起点，档案工作是采购工作有力的法律凭证，也是科学合理的总结，是廉洁自律的体现，也是教育资源优化配置的佐证，做好采购档案管理工作对采购人员来看说，也是新的起点，回忆过去，才能纠错防弊，科学决策，更好地采购符合需求的产品，更好地为完成资源配置寻求有效解决方案。

参考文献：

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[2]刘娟.浅谈实现招投标档案优化管理的目标，城建档案.2013（2）.

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