做好学术交流活动会务工作的认识与思考

魏华 陆玲 袁生

[摘 要] 做好会务工作是提升学术交流活动质量和效益的重要前提。本文结合多年承办学术交流活动的工作实践，从会务准备、会务组织、会务保障三个方面阐述了做好学术交流活动会务工作应注意把握的问题和关键环节。

[关键词]学术交流活动 会务组织 学术组织

学术交流活动是沟通学术信息、交流学术观点、发展学术思想、激发创新动力的重要途径，一直以来在推进学术创新发展中都发挥着极其重要的作用。随着时代发展，当前国内外各类学术交流活动日益活跃，如何进一步加强科学设计，搞好精心管理，提升学术交流活动会务工作的质量和效益，是各科研院所、学术组织亟待研究解决的现实问题。

一、提高站位抓筹划，精细准备

俗话说，不打无把握之仗，“凡事预则立，不预则废”，周密细致做好学术交流活动的前期策划和筹备，是开展好学术交流活动的关键所在。因此，组织学术活动应该高度重视前期的科学筹划和顶层设计，尽量想得细致一些、周全一些，力争把会前的准备工作做细、做实、做到位。

（一）精心选择活动主题

开展学术交流活动的目的是为了突出一个主题 ，从不同角度、不同侧面推进学科进步，促进成果转化[1]。组织学术交流活动，首先要深入领会学术活动的主旨思想，切实把准学术交流活动的主要目的，搞清弄透学术交流活动要解决的主要问题，紧紧围绕这些问题，主动征求相关领导、上级业务部门和同级同行的意见，努力站在学术发展的最前沿选好主题，搞好总体筹划，确保学术交流活动主题聚焦、方向居中。

（二）提前准备会议资料

学术交流活动组织的成不成功，圆不圆满，会议材料是关键。无论大小学术交流活动，都要紧紧围绕活动主题，高标准地做好参会主要领导或专家学者的讲话稿、总结材料、会议报告等主旨文件材料的起草工作。同时，要事先预留好时间，及时通知与会人员做好会议交流材料撰写和汇报准备，必要时还要提前做好复制及分装工作，坚决避免仓促上阵、漏洞百出等情况的发生。

（三）力争做到超前落实

学术交流活动涉及人员多、单位多，很多具体工作具有应急性和应变性，“计划赶不上变化”的情况时有发生。为此，组织学术交流活动应尽量做到“超前落实”，认真考虑可能会出现的各种紧急情况，如提前准备好空白席位牌，以备参会领导和专家临时参会;随时掌握天气情况，对露天活动提前备好预案;对有安排大会发言和表彰领奖的会议，让发言和领奖人提前到达会场，以保障会议的按时、顺序召开;会务组要安排应急机动人员，以便及时应对可能出现的各种情况或领导临时交办的任务等。有些突击性任务和临时性工作，需要临时调整力量的，要科学安排，防止推诿扯皮或顾此失彼。

二、立足本位抓实施，精心组织

组织一场学术交流活动，会务工作牵涉到方方面面的人和事，程序很复杂，工作须很细致，稍有疏忽就可能失去控制，影响效果。

（一）责任要明

会议组织安排工作十分复杂，千头万绪，任何一个环节出问题都可能造成混乱或出现组织安排的断档[2]。因此，承办学术交流活动一定要搞好统筹，加强和各个部门之间的沟通，明确任务，明晰责任，分兵把口，哪个环节出现问题，就找哪个人，实现人人有事干，事事有人管。特别是那些“分界线”“结合部”的工作容易挂空挡，一定要坚持统一指挥，切忌多头指挥，避免出现混乱。会议工作机构的各工作组和工作人员必须分工细致，责任明确，以减少推诿和误事，尤其是几个部门联合办会，更要把握这一原则。

（二）标准要高

精品来自精神。“9个95%的乘积等于59%”的数学现象启示我们，干任何事情都必须要有很高的工作标准。作为学术交流活动的具体筹办人员，应该把打造精品、追求完美作为职守操守，把瞄准一流、争创一流作为行为习惯，把精雕细刻、精益求精作为工作常态，努力做到组织一次活动出一个精品，开一次会议立一个标杆。学术交流活动前要高标准地做好以下12项工作：制定会议方案、制作会务工作实施计划、组织召开协调会议、印发会议通知、印制会议票证、准备会议用品、印制与会人员和工作人员名册、印制《会议须知》、安排生活保障、筹办参观活动、设置会场做好接站准备、进行会务检查。会议期间要高标准做好10项工作：组织会议报到、召开预备会议、协调会场服务、组织大会发言工作、做好会议记录、搞好分组讨论、编印会议简报、安排文化生活、回收会议材料、做好会议代表返程服务。学术交流活动结束后，还要继续高标准做好财务结算、会务工作总结、装订留存会议材料、归还和整理会务用品、催办会议精神落实等工作。

（三）协调要畅

做好协调是办好会议的前提，不管是从会务组织工作的角度来看，还是从参加学术交流活动的人员来讲，都需要做好协调。每个人都是协调者和被协调者，会务人员要力戒小团体意识和作风，以积极、开放、包容的心态来对待和完成好会议安排的每一项工作，在别人需要的时候要主动协助，热情帮助，大力支持，不推诿、不设卡、不袖手旁观，以自己的实际行动赢得别人的配合支持。对于自己职责范围内的任务要不折不扣地认真完成，对于其他同志的失误和遗漏要及时提醒，特别是在遇到突发事件和不可控因素时要及时报告，相互补台，从容应对，敢于负责，及时、灵活地加以处理。

三、常思换位抓服务，精确保障

一次大型会议（活动）有的一两天就能结束，而有的要持续十几天才能告终。会议进行中，繁重而艰辛的会务工作要求所有的会务人员，都要牢固树立真诚服务的意识，以高度的责任感着力营造一种团结和諧、温馨融洽的工作氛围。

（一）强化大局意识

任何时候都要讲大局，做任何事情都要了解大局，把握大局，服从和服务大局[3]。否则，胸中无大局，就会各怀心腹事，各打各的算盘，各唱各的调，提高学术交流活动的质量效益只能是一句空话。要着眼于大局，立足于小事，养成“埋头抓具体，办就办到底”的良好习惯。要“眼观六路、耳只八方”，统揽全局，对会议里里外外、上上下下的事情都要力争多了解、多掌握，事事关心，处处留心，全局在胸。特别是负责具体工作的同志，不论分在哪个组，不管负责哪一摊，对会议的总体安排、每一阶段的重点、变动了的内容以及筹备工作的基本情况等都要心中有数，经得起领导和与会代表的询问。

（二）提升效率观念

学术交流活动的展开过程，通常工作节奏快、时限要求高，一定要有很强的时效观念，做到“凡事往前赶，工作往前做，急事不过夜，小事争分秒”，力求快节奏、高效率，而不能老牛拉破车，不紧不慢，晃晃悠悠地应付工作任务，最终导致事到临头忙乱应付。要树立时不我待、只争朝夕的理念，要有强烈的时效观念和求真务实、雷厉风行的工作作风，做到遇事不推诿、不扯皮、不拖拉、不敷衍，不留工作过夜。要切实推行首问责任制和限时结办制，立说立行，急事急办，特事特办，要事快办，按时按量、保质保效完成各项任务。要注重探索和把握工作特点和规律，形成办事高效、运转协调、行为规范的工作机制。

（三）发扬奉献精神

组织好学术交流活动，不仅工作琐碎忙乱，而且有时处于上下左右的夹缝之中，既有来自上面的指导性意见，又有同级同行各种各样的需求，甚至还有来自下面的埋怨，众口难调。为此，会议筹备人员必须从思想上树立当好后勤部长的服务意识，不计名利、任劳任怨的无私奉献意识和脚踏实地、勤勤恳恳的务实作风。要把握工作的前瞻性，明确该干什么，不该干什么;先干什么，后干什么;要有所为，有所不为;要把握分寸，适时适度。要学会艺术性地传话，注意针对不同的对象和不同的情形采取不同的表达方式，态度亲切、语气和蔼、语意明确，从而达到协调关系、促进团结、增进合作、化解矛盾、改进工作的目的。

参考文献

[1]任振文.大型会议（活动）的策划与实施[J].管理学家，2012（19）：99.

[2]孟凡力.高校大型学术会议组织经验探讨[J].教育教学论坛，2016（34）：202-203.

[3]付令.会议组织中的事故致因及防范初探[J].西部教育研究，2015（2）：41-45.