数码照片档案网络化管理的必要性及策略

周立民

摘要：随着信息技术的快速发展，数码相机应运而生。数码相机的应用与推广，为人类社会带来便利。借助数码相机，可以详细记载个人或是社会活动，具备非常有意义的保存价值。在此期间，还可以将数码照片进行归档。以下主要是对数码照片档案网络化管理的必要性展开研究，并提出相应措施，以便可以为日后数码照片档案管理工作的开展提供参考。

关键词：数码照片；档案网络化管理；必要性；策略；研究；分析；阐述

伴随市场经济的飞速发展，科学技术的进步，数码照相机被广泛应用于多个行业。然而，当前阶段，许多单位依旧采用纸质照片的方法进行保存，并没有制定出一个管理数码相机档案的模式，以至于数码照片在管理和维护过程中出现诸多问题。针对上述现象，就应及时将上述问题处理好，并积极采取信息技术，不断对该项工作进行完善。

1对数码照片档案网络化管理的必要性进行分析

数码照片档案网络化管理主要是指运用计算机网络技术，对照片档案管理流程进行优化，重点是档案的采集、整理以及利用等环节，目的是为尽快实现档案管路的基本目标，并在此基础上对采集档案的来源方式进行创新，实现标准化管理，而不是单纯的进行计算机操作。具体可以通过以下几个方面展现出来。第一，解决照片档案采集所面临的问题，进而实现网络化采集。众所周知，数码照片大多来源于多项业务活动，采集难度比较大，究其本源，有以下几个原因：其一，采集对象比较复杂；其二，档案管理人员难以把握好每一张照片，因而，在归档过程中容易出现差错；其三，整理方式比较单一，致使存档工作无法顺利开展。第二，为保障照片档案的合理性，必须统一著录平台。这是因为大部分照片档案都比较珍贵，一旦背景信息不全面，或是没有文字进行说明，就无法准确的信息；再加上，数码照片日益增多，进而给照片档案归档工作加大难度，比如，档案管理人员一味关注照片档案的整理方法。此外，为保证照片档案可以被广泛应用，必须借助合理、有效的平台。由此可见，数码照片档案的管理工作容易受到多种因素的影响，比如，采集信息的渠道不畅通、整理不符合要求、资源不丰富、利用率低等。过去，查找照片首先就应检索目录，其次，在文件夹找出对应照片。该种方法不仅会降低效率，甚至还会将降低社会对照片档案的认知度。

2数码照片档案网络化管理

2.1数码照片档案网络化管理平台的框架

数码照片档案网络化管理平台的框架主要包含以下几个部分：（1）基础平台层的设计。管理平台的设计主要是依照Web开发方式、B/S模式框架，这样一来，浏览器就可以借助Web Server与数据库进行数据交换；其次，将数据库和照片分开，索引目录，同时还应将照片存储于服务器中，以便可以将存储路径和索引链结合在一起，加快检索速度。（2）数据层的设计。综合考虑照片索引数据与图片数据的流向，总共设计出5个数据表，比如：用户信息表、照片类别信息表、部门信息表、照片信息表、用户录入信息表等，目的是为存放索引数据。单从照片数据的流向来看，一般数码照片都是由归档人员进行筛选，等筛选完所需照片以后，就可以将其作为归档照片，剩下的归档照片，就由归档人员上传，并详细进行说明，之后，就可以准备入库。当然，预备库中的照片还不能算是档案，只有等系统管理人员审核通过以后，才算是真正的档案。单从应用数据来说，查询界面显示的是缩略图，一般情况下，不具备下载权限的只能查看水印图。

2.2运用层的设计

通常情况，照片档案管理平台主要涉及以下方面，分别为：一般访问者、部门档案员、档案馆系统管理员。对于一般访问者来说，只需要了解平台具备哪些形式的照片，并依照要求查询在库照片。可若是没有明确访问者的身份，只允许激提供缩略图。紧接着，档案员就应及时完成照片档案的查询工作以及照片网络的归档工作。对于系统管理员而言，必须及时审核上传照片或是修改入库照片的信息；除此之外，还应打印照片目录，并对在库照片的实际情况展开分析；最后，必须开展系统日志管理工作、部门管理工作以及用户管理工作。

3数码照片网络化管理的策略

3.1在网络化管理的过程中必须兼顾老照片

由于存在许多纸质老照片，因而，在网络化正式管理以前，必须将其分好类，编好档案号，只不过，编号方法和目前的管理方法存在较大差别。假设将全部纸质照片整理好，就应依照要求编好号，否则就会出现许多问题。所以说，网络化管理必须兼顾纸质照片，在保留档案号的基础上，对其进行扫描，并将其作为电子照片的文件名；其次，还应在系统中设置两种方法审核照片的方法，一种是从纸质照片发展而来的电子照片，另一种则是将电子照片的文件名作为档案号，不管是哪种方法，都应确保系统照片的档案号和纸质照片上的编号相符；最后，必须依照数码照片的审核方法，也就是年度-部门-流水号的形式进行存档。

3.2创建数码照片网络化管理机制

由于档案部门需要完成大量归档工作，因而，必须对照片背景信息引起重视。一般来说，会将归档时间从以往的年底归档调整为活动完成以后30个工作日，重点是档案的管理机制。与此同时，档案部门必须尽快简化工作简报，全面了解各个部门的归档要求。

3.3对照片审核的六要素引起重视

在数码照片网络化的管理过程中，应用者常常会提出各种各样的要求，所以，就需要档案管理人员在提交照片时，必须认真填写六要素，一旦填写信息不齐全，就无法顺利开展档案管理工作。

4结语

综上所述，在数码照片档案建设中，数码照片占据着不可或缺的重要地位，因而，就需要档案部门加大宣传力度，好让各部门充分意识到数码照片档案的重要性。对于档案管理部门来说，必须尽快对数码照片档案管理制度进行完善，提高管理水平，使其可以更好的凸显其优势，进而为档案网络化管理奠定基础。

参考文献：

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