浅析干部档案管理的问题及改进措施

赵曼

摘要：干部档案因其形成的规范性、重要性、保密性，因而作为组织人事部门培养、选拔和任用干部的重要依据。目前干部档案管理，在管档意识、管理机制、管理方法等方面还存在诸多困难及弊端，本文在分析这些问题形成原因的基础上，提出了一些相关的改进措施。

关键词：干部档案问题弊端改进措施

干部档案来源于人事管理活动，是按照一定的规定、原则和方法进行整理立卷，以个人为单位，真实地反映一个人的历史全貌，包括其政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇、身体状况及其经历和变化情况。干部档案材料整理收集的全面、完好，有利于组织人事部门历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部。中央组织部于1980年2月颁布的《关于加强干部档案工作的意见》指出：“干部档案工作，是一项政策性、机密性恨强的工作，各级党委和主管部门应予以关心和加强领导。”各级领导应认真贯彻中央的指示精神，认真学习、宣传档案管理的法律法规，增强档案管理意识，正确认识人事档案工作的特点、地位和作用，从人、财、物诸方面积极支持人事档案工作。

一、干部档案管理工作中存在的弊端

第一，管档意识滞后。干部人事档案工作是干部工作的一项基础性工作，是做好干部工作的基础和前提，搞好干部人事档案管理，对于全面地了解干部、正确选拔使用干部具有重要意义。但是由于干部人事档案工作是一项内部性、保密性恨强的工作，是一项并不引人注目的、默默无闻的工作，因此有的同志常常看不到这项工作的重要性。有的同志认为，现在使用干部重在现实表现，干部档案没有多大作用；还有的同志认为干部档案工作是干部档案工作人员的事情，与己无关；也有的同志虽然口头上讲干部档案工作的重要性，但实际工作中却不够重视。这些情况表明，相当一部分人员对干部档案工作的意识还是不强的。

第二，管理方法滞后。目前的干部档案管理方法，局限于“看堆式”的管理。接收材料、转递档案、录入材料信息、查找干部相关信息，以上就是干部档案管理人员的日常工作。这些操作工作，繁琐、耗时，材料堆积如山，一般是从年头干到年尾，没有终点，现代化管理水平不高。许多单位人事档案材料的审查、鉴别制度，人事档案材料补充制度，移交转递制度，查阅、借阅制度尚不健全，造成了人事档案管理中的一些漏洞。也有许多单位虽然建立了规章制度，却不按章办事。如人员调动时，档案不及时转递；接收档案时不及时清查档案材料是否齐全，也不及时填写并邮寄回执；未收到回执不及时电话催要等，造成档案丢失及档案材料不全、不实等严重后果。档案方法的繁琐很大程度上是由于档案工作本身的繁琐所造成的，这就要求必须改进档案管理方法。

第三，管理经费滞后。目前在干部档案管理中都普遍存在着设施与设备的不到位、不达标，对干部档案管理工作没有相应的年度预算计划，因此，造成了库房面积不足、三室不能分开、档案柜不够、六防措施不能到位等等问题。这些硬件设施的不达标，绐干部管理工作造成了散漫与停滞。

二、上述弊端造成干部档案管理实际操作中的问题

第一，档案材料短缺、填写不规范。如较早的履历表未盖人事部门公章、近期的履历表家庭成员信息填写不完整，因而都无法作为重要的参考依据。

第二，学历材料不完备。恨多同志通过各种方式的学习来提高文化水平和学历层次，但由于学习渠道如函授、电大学习等差异，各个学校对归档材料的要求不同，导致人事档案中学历材料不齐备，且无法补办手续。

第三，入党材料不齐全。恨多同志先后经历了多个单位，但入党的单位没有将该同志的入党材料放入个人档案，在审核档案发现问题后，与原单位联系，原单位有的已经不存在，有的因原档案管理人员转岗离职，导致相关材料无法收集。

第四，任免考察材料不完整、不规范。有部分干部任免材料，由于当时没有及时归档，材料没有保留，特别是考察材料，缺夫较为严重。

第五，档案材料内容填写前后不一，“三龄一历”（年龄、工龄、党龄，学历）记载多样，个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。

三、干部档案管理工作的改进与发展措施

以上问题，都是在干部审核中，发现的较为突出的问题，这些不完整、不规范的方面，严重影响了干部档案的真正使用价值，同时也使企业的发展受到了不可避免的影响。因此，干部档案管理工作的改进与发展是迫在眉睫，不可避免的。通过在干部档案管理岗位中的实践与操作，总结以下若干意见，可以在实际管理工作中得到应用。

第一，加强队伍建设。做好新形势下的干部档案管理工作，必须有一支在思想上、政治上、工作作风、业务能力等方面过得硬的干部人事档案工作队伍。一是要有吃苦耐劳的精神。干部人事档案工作是纷繁复杂的，要做大量艰苦细致的工作，好多工作是不为人知的。这就要求干部档案工作管理人员要淡泊名利，忠于职守，踏实工作，提高为档案事业建功的责任心。二是要有较高的政治素质。作为干部人事档案工作管理人员，其行为必须规范。干部人事档案管理人员要重视和加强理论学习，要通过学习，使自身有较高的综合素质，有严格的组织纪律，有良好的职业道德。三是要有较强的服务砚念。档案工作本身就是一项服务性较强的工作，干部人事档案工作的宗旨就是服从和服务于干部工作。四是要有较强的业务能力。作为一个干部人事档案干部要想更好地完成本职工作，不仅要具备有深厚的专业知识，而且还要根据形势的需要熟练地掌握现代化的管理方法，同时要学习相关学科的知识。因此，要加大对干部人事档案管理人员的培训力度，满足干部人事工作的需要。

第二，严格执行收集归档制度，确保档案完整准确。干部人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量。对收集到的档案材料，要从手续是否完备、表述是否准确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时退绐有关单位，做到不散失、不积压。一是做好档案的日常收集工作，把好材料的入口关，对有疑义的材料，要进行调查核实，做好初步认定工作，切断文件材料的污染源头。二是把好鉴定关。根据形成材料的历史条件、主要内容、用选等检查材料是否完整，逐一审查事实是否准确，手续是否完备，书写是否清楚。对“三龄一历”等要重点核对，确定无误后，方可入档。确保收集的文件材料历史地、全面地、准确地反映个人的政治思想、H口业道德、业务能力、工作表现、工作实绩等方面情况。三是转来的归档材料要做好接收登记。对于接收的材料，要核对名单，及时归档，绝不积压材料。

第三，改进档案的检索与查阅方法。目前对于干部档案的检索，都是采用姓氏检索进行，为提高效率，可以根据职位、用工形式等具体再分类，这样可以大大提高管理的效率。

第四，加强人事档案的现代化管理。目前计算机与网络已成为现代化技术的核心，在企业中，已经有相应的人力资源系统应用于干部档案管理中，实现ERP系统与纸员材料的相对应。这就要求管理人员不，又要熟悉日常的纸质档案的管理，更要掌握档案系统的操作与应用，保证档案与系统信息相一致。

以上，是对干部档案管理工作的一点认识与思考，当然在实际的工作中可能还存在一些这样或那样的问题，作为干部档案管理人员，必须要克服困难，尽职尽责，坚守岗位，保证档案的真实性、保密性，更好的为企业服务。