浅析信息时代下的档案管理工作

马迪

摘要：档案以其独有的形式记录着社会的发展轨迹，在社会的发展过程中具有重要的作用。现代信息技术的发展与进步促进了电子档案的产生与发展。电子档案以其便利、存储量大、形式多样等特点越来越受到档案管理工作者的青睐。本文分析了在信息时代电子档案的优越性，以及提出纸质档案与电子档案并存的管理方法。

关键词：信息时代；档案管理；电子档案；并存方法

档案在我国各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”，周代叫做“中”，秦汉称作“典籍”，汉魏以后谓之“文书”、“文案”、“案牍”、“案卷”、“簿书”，清代以后多用“档案”，今天统一称作“档案”。档案系指机关、机构、组织或个人在业务处理过程所产生、持有并保存的纪录、文件或资料。

除了称谓，在我国档案的载体也发生了重大变革。以纸质档案取代了简牍，成为国家正式书写材料，一直沿用至今。随着社会的发展，开始出现声像档案，如照片、影片、唱片、录音带和录像带等。20世纪中期以后，档案载体又发生了革命性的变化，产生了以代码形式记录在磁带、磁盘、光盘等载体上、依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的电子文件。这些具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持軟件，参数和其他相关数据称为电子档案。电子档案的产生，是档案领域最剧烈的一次变革，它直接影响着档案工作的运作方式、基本理论乃至思维观念。

一、电子档案的定义及优越性

电子档案，是通过计算机磁盘进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，以案卷为单位。电子档案主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等，与纸质档案相比较，有以下优越性：

1、可大大提高工作效率

档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，但是档案管理工作者日常所要解决的基本矛盾就是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况。电子档案的形成和归档都可以借助计算机和相应的软件系统，减少了人为的操作过程，简化了工作步骤，提高了工作效率。而且在查询使用时，可以借助计算机对电子档案进行查询，只要输入查询条件，就可以迅速查阅查询结果，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，在很大程度上提高工作效率。

2、占用较少的存储空间

纸质档案需要占用较大的空间来存储，而电子档案占用较少的存储空间。一张光盘的存储量可达到400MB-600MB，可存放35万A4打印纸上的文字信息或10万页图形信息，这就相当于把一个满满档案柜里的档案资料压缩存放在一张光盘上。现在市面出售的移动硬盘可达2TB，其存放空间可想而知。电子档案的使用即保存了文件资料又极大的节省了存储空间。虽然电子档案对保存场地的面积要求不高，但对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

3、具有共享性

电子档案是在一定的计算机和网络环境下产生的，传递起来就比较方便快捷。可以使用移动存储设备进行传递，也可以依靠网络传递电子档案。与纸质档案相比，当多个利用者需要利用同一份完成某项工作时，电子档案可以同时传递给多人，不受存储载体的限制，省去了档案的逐个传递过程，节约了时间，提高了工作效率。

4、形式多样性

随着多媒体电子计算机的应用，电子档案的形态也随之多样化了。文字、图形、声音、影响多种媒体信息都可以单独或相互搭配成为电子档案的内容。电子档案的多媒体集成性，比纸质档案更加全面、形象、生动。

二、电子档案与纸质档案并存的管理建议

与纸质档案相比较，虽然电子档案具有诸多优点，但是“金无足赤”，电子档案同样存在着数据容易丢失、保密性差等缺点。纸质档案历史由来很久，虽然存在检索缓慢、占用空间大等缺点，但它具有耐久性、易于长期等优点。因此，提出将这两种档案形式进行并存管理，优势互补。

（1）多轨归档管理制度

在档案管理中采用电子档案与纸质档案双轨归案制度，将这两个不同形式的档案共同处于存储和可以利用的状态。在档案管理中运用这一制度，可以在实际工作根据实际情况做出相应不同的选择。实践证明，电子档案的问世，打破原有单一的纸质档案的模式，但是与此同时电子档案也存在一定的局限性，因此就需要建立双轨归档的制度，以此来确保档案的使用是既符合安全有序的规章制度，同时也能规范电子档案与纸质档案的管理制度，是做好信息时代下的电子档案与纸质档案管理的好办法。

（2）优势互补管理

信息时代下的纸质档案与电子档案并存管理，是需要二者在互相借鉴中各自发挥自己的长处，避免自己的短处，实现更好的管理。电子档案由于会受到信息技术、计算机技术等因素的影响，安全性无法得到确切的保证上，因而虽然纸质档案作为重要的备份形式加以保存。但是在当今形式下，档案管理主要以电子档案为主，纸质档案起到辅助作用，这就要求工作人员有效、巧妙、合理的利用两种文件的特点实现优势互补的管理。

在我国，电子档案管理尚处于初步发展阶段，信息化时代下的档案管理，纸质档案与电子档案之间要各自发挥自己的优势，取长补短，实现共同发展，更好地为社会发展服务。

参考文献：

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