提高事业单位档案管理水平的措施

2018-04-14陈聪

经济技术协作信息 2018年35期

◎陈聪

随着市场经济不断深入，我国各项事业也实现了跨越式发展，事业单位发挥着重要的社会职能，推动了经济与社会快速发展。事业单位档案管理也要适应时代发展，不断进行创新管理。市场经济条件下，事业单位的档案管理越来越趋于复杂，只有建立有效的档案管理，才能满足事业单位发展，推动档案管理现代化建设。档案管理是一项系统工程，根据档案管理发展，目前事业单位将档案管理分成了两个系统，一是档案实体管理系统；二是信息管理子系统。而档案实体管理系统又分成档案收集、整理、鉴定、保管和统计；档案信息子系统分为信息制作、编辑、输出等，通过对档案信息的科学编制、文献编辑和参考资料编写等，确保电子信息的全面完整，配合好实体档案工作，为信息的阅览、复制、咨询、函调、外借、出版、展览、共享等提供便利。事业单位档案管理能够为多项工作进行服务，确保事业单位活动有序进行，要充分发挥好档案管理系统作用，推动事业单位健康发展。

一、事业单位档案管理作用

1.通过档案管理，实现单位治理。

档案是一个单位的活动依据，档案记录了单位的日常经营与活动，通过档案管理，能够保证事业单位创造性工作。档案不是档案机构产生的，而是由其它部门在发展和管理过程中所形成的历史性、资料性文件，档案通过对历史文件的科学管理，保证了单位的良好发展，所以说，档案的管理实质上也是单位治理的重要部分。

2.档案管理具有服务性。

档案管理工作不仅仅是管理工作，更需要发挥出档案的作用，为其它部门提供相关的信息服务，档案具备良好的服务性，各部门可以通过档案的查询，总结活动经验，为下一步活动经宽营创造条件。

3.档案管理关系到国计民生。

档案工作具有特殊性，根据档案记录不同发展阶段的成果，为社会发展、经济建设服务，档案管理有着经济性、政治性及文化性，所以说，档案更关系到国家政治利益和经济利益，特别是有一些保密档案，需要有一定的保密层级，在不允许开放的时期内是不能公开的，事业单位档案也是国家档案的重要组成，只有按照国家标准做好档案管理，才能发挥事业单位档案作用。

二、现代化档案管理存在的问题

1.档案管理不健全、不规范。

各单位档案管理工作存在不统一的现象，这也就从一定程度上增加了档案管理难度。档案需要从数量上保证齐全，不残缺、短少。档案是历史的见证，反映一定历史事实，不允许任意篡改或修正，所以需要有良好的管理，才能有效维护档案真实性，确保档案保持原貌，档案管理工作必须遵循基本管理原则，才能实现科学的管理。从当前看，国内各个事业单位管理各不相同，不同行业有不同的管理模式，直接导致了管理方面参差不齐的现象。事业单位档案管理存在保存内容不完整、不全面和不清晰的现象，为后期使用带来不便。

2.事业单位档案管理资金投入少。

资金投入的不足，严重阻碍了档案管理的有效落实，在档案管理工作发展过程中，一些事业单位投入不足，档案工作管理不科学、不合理，影响了档案工作进展。比如，有些单位不重视档案管理工作，硬件不达标，软件不合理，档案室设备陈旧，不能运用现代管理手段，做好电子信息管理，造成档案信息查询不方便，有一些单位仍维持在人工查找阶段。受事业单位资金量有限的影响，档案管理硬件、软件整体投入不足，无法实现创新发展。

3.事业单位档案管理缺少高水平技术人才。

专业人才的缺乏是当前事业单位档案管理存在的共性问题，人才的不足，制约了档案管理发展。导致人才不足的成因较多，主要取决于单位领导的不重视，有一些事业单位把精力放在了经营性活动上，而忽视了内部管理创建，单位档案室管理不到位，人员配备不足，一些单位把年纪偏大、素质不高的放在档案管理岗位，档案管理工作跟不上形式，创新能力不足。另外，一些高水平、专业的技术人才也不愿意去档案室工作，即使是档案专业的毕业生，都不愿意去档案室工作，他们普遍的想法是档案管理工作岗位没有个人发展空间，职务提升慢，同级岗位工资也不高，没有专业人才，造成了事业单位档案管理工作一直没有创新和发展，停留在较为传统落后的层次上。

三、提高事业单位档案管理水平措施

1.不断加强事业单位档案管理制度建设。

上述我们提到，档案管理是事业单位管理非常重要的组成部分，需要通过科学的管理，才能发挥档案作用，推动事业单位健康发展。档案管理是一项系统的管理业务，不能为单位创造直接的效益，只有对各阶段进行历史性记录，只有领导调度重视，才能使档案管理实现制度化、规范化和标准化，推动档案事业向现代化方向不断发展。制度建设必不可少，事业单位需要不断完善管理制度，通过建立健全事业单位档案管理各项制度，全面有效加强档案制度落实，在制度约束下，确保档案资料完整、全面，推动档案管理工作制度建设发展，形成分外舒服围绕档案管理模式流程。

2.提高相应资金投入实现档案管理现代化。

没有投入就没有产出，档案管理也需要加大投资力度，不断为档案管理创造良好条件，事业单位领导要充分重视档案工作，根据自身发展情况，做好预算支出，为档案工作提供便利。事业单位需要加大对档案管理整体的投资，特别是在市场经济发展的今天，更需要创新性投入，提高档案管理硬件与软件水平。通过与市场的对接，全面满足用户查找需要，确保发挥资料共享的作用，通过硬件的更新，极大的方便用户使用，保证了资料网上公开查找的需求，更好服务国家建设和民生发展。

3.提高档案管理人员整体素质。

一项工作如果没有人才推动，则无法向前创新与发展，事业单位需要不断强化内部档案建设，引进有真才实学的档案人才，不断加大人才投入，确保单位档案管理上台阶、上水平。专业建设需要两步走，一是在单位内部做好人员的培育与提升，有效提高档案管理人员的整体素质，充分面对现实，做好现有人员的提高，通过专业的技术培训、业务交流，提高档案人员专业技能，可以与同业建立联系，走出去、请进来，不断提高档案管理人员业务能力。二是高薪聘请专业技术人才进入档案室。事业单位需要重视档案工作，在每年的招聘计划中，加入档案人才的引进，可以通过与高校对接，招应届专业对口大学进入事业单位，全面发挥他们在档案管理方面的特长，改善单位档案管理落后的面貌，能够通过他们的积极作用，短时间内提升档案管理工作水平，并带动事业单位档案管理创新，实现行业对接与发展，满足档案服务社会、服务国家的总体目标。