财务共享信息系统在大型企业中的应用

2018-04-13黄志玮

中国集体经济 2018年12期

黄志玮

摘要：对于扩张迅速的大型企业来说，如何提高企业的管理水平，尤其是财务管理水平，如何加强企业的内控力度等都是首要解决的问题。文章对财务共享信息系统产生的背景，和系统在企业的应用进行了简要分析，以期能帮助企业降低成本、提高企业管理水平、加强企业内部控制的力度。

关键词：财务共享信息系统；财务共享服务；财务授权；审批管理

多子公司、多项目的大型企业想要在激烈的市场竞争中生存，就必须建立先进的财务共享信息系统，辅助企业管理越来越多的业务和越来越多的管理项目。

一、财务共享信息系统简介

经济全球化的不断发展催收了共享服务，首先起源于西方发达国家，随着不断的推广和发展，财务共享服务成共享服务中的重要内容，福特公司、杜邦电气、摩托罗拉公司、中英人寿保险公司、辉瑞制药公司以及中兴通讯都逐步建立了财务共享服务中心，为企业节约成本、提高效率和核心竞争力提供了优质的服务。

财务共享信息系统是财务共享服务中心的一个核心系统，是最重要的信息系统，它可以减少冗余的基础工作，将重复式的业务分离出来，由系统统一处理，生成会计凭证，并通过网络使不同地域的管理人员对电子单据进行审批，节约流程时间、提高工作效率、优化企业的资源配置。

二、企业应用财务共享信息系统的重要性

首先，每一个分子公司、跨国公司都需要成立自己的财务部，这就增加了公司的成本和人员，加之没有统一的财务管理规范，使得大型企业的管控也难以统一，各分子公司、跨国公司在运转过程中，各部门为节约成本，会依据自身的需求支配财务人员既做高级管理工作，又做基础核算工作，使得财务人员分工不详细、不专业，这不仅导致员工工作效率低下，也使公司在财务业务和战略上难有作为。其次，分子公司、跨国公司缺乏统一的财务管理规范，这增加了大型企业财务管控的难度，甚至还会导致公司间的连锁反应，即一个公司出现问题，连带着其它公司也会受到影响，使企业难以发展及扩张。最后，如果分子公司、跨国公司的财务业绩反应不真实或者反馈不及时，将严重影响大型企业股东及时做出正确的战略方针和管理决策，阻碍公司的发展壮大。因此，建立一套统一的、信息和服务共享的平台对大型企業的管理工作非常重要。

财务共享信息系统可将分散的、重复性高的业务集中到一个系统中，统一、标准的进行处理，从以下几个方面提高企业整体的经营效益。

第一，降低了企业的运作成本。财务共享信息系统对企业内部的分散式、重复式的业务进行集约管理，提高了财务管理水平，为企业节约了资源和精力，使企业可更好的专注于核心业务的发展。

第二，提高了管理效率。财务共享信息系统采用统一的流程和标准，可实现跨地区的数据整合，它拥有所有公司的财务数据，节省了数据的汇总时间和进行有效的数据分析。它为企业节约了人员和成本，使企业有更多的费用去聘请资深的财务人员，并将同一领域的专业人员集中起来，为企业提供更专业、更标准的服务，有利于企业的创新和发展。以国内知名企业中兴通讯为例，该集团依托财务共享信息系统建立了财务共享服务中心，系统应用前后的财务处理情况如表1所示。

分析表1数据可知，应用财务共享信息系统之后，基础业务处理人员的数量与相应的人力成本均减少一半左右，单据处理成本大幅降低，单据处理与财务业务处理的效率提升也非常明显。

第三，提高了企业的核心竞争力。财务共享信息系统可以在短时间内为新子公司的财务管理提供专业、标准的服务，使新子公司的高级管理人员可以有更多的精力去发展核心业务。与此同时，财务共享信息系统的运作遵循了整体企业的战略方针和计划，依据企业的目标不仅和业务在责任和风险上进行了明确，还在一定程度上辅助业务的发展。

第四，技术推广。大型企业还可将运行成熟的财务共享信息系统技术与其他集团公司进行分享，洽谈合作。

三、财务共享信息系统在大型企业中的应用路径

（一）统一支付审批管理

大型企业分子公司多、项目多，使大型企业不得不面对与日俱增的财务业务工作，如何解决企业现有文化和管理程序的复制、统一以及更新成为大型企业的首要问题。财务共享信息系统的信息化可以迅速的将大型企业现有的管理程序复制到新子公司系统中去，可以通过财务共享将大型企业现有的企业文化迅速地渗透到新子公司中去，加强大型企业对分子公司及项目的管控和影响。财务共享信息系统中有着成熟的审批流程，可以通过整体企业财务信息共享，以低成本的统一支付、统一审批的方式，使企业的管理程序更加规范，使新成立的公司和项目减少了财务管理成本，能更快的融入进企业的管理中来。

（二）统一财务授权管理

在规模小、运行简单的公司里，财务授权一般是通过人工自觉控制实现的，而在一些复杂的大型企业中，一个员工往往需要身兼数职，一位高级管理人员在不同的分公司、项目公司、职能部门以及业务领域之间都有不同的财务授权。由于财务授权审核责任重大，对审核人员的要求也非常严格，而申请授权的人员还必须清楚每项手续的审核授权人员是谁，这无疑增加了工作人员的审批难度以及申请授权流程的耗时，拖累了企业人员的工作效率。而使用财务共享信息系统，就避免了此问题。

几乎所有的企业都制定了财务授权管理制度，依据级别层层授权，一般都需要董事会总批。而公司董事会以及高级管理人员由于不能通晓公司所有的事务，对财务的有些业务管理不甚了解，难以判断财务授权管理制度是否在整体企业的框架之内，而财务共享信息系统中的财务授权系统可以通过集约式的管理方式，只需将各公司的系统植入现有的框架之内，审核授权时各级工作人员调整一下授权金额就可以完成，这不但提高了企业内部控制的水平，还有效的落实了整体企业的管理文化精神。

（三）统一主数据及财务核算信息管理

财务共享信息系统必须按照统一的主数据管理标准，采用集群式的数据库部署，以保证企业内部系统的信息来源一致，加强对数据分析的基础，以实现多个信息系统的主数据可以同步管理。

统一的主数据是企业财务核算信息管理的基础，可加强企业的内部控制。财务共享信息系统从系统中调取供应商、客户群、银行、财务预算、会计凭证等相关主数据，通过将业务与财务有机结合，有效提高核算、支付的准确率，降低造假的可能性。通常情况下，在员工发起调用预算、采购、成本等的主数据申请时，系统就应该允许调用以保证数据的一致性，但对财务支付的主数据由于可以自动实现信息传输，保证了数据的准确性，也改变了出纳人员的工作性质，将出纳的工作从操作转变成了审核，提高了信息质量，确保了高级管理人员在第一时间内获取准确的数据，因此，有关会计凭证和支付信息的财务主数据，可在核算环节实现信息同步。

随着市场的千变万化，财务共享信息系统也需要不断的优化、更新以及研讨新的信息技术，以便更好地满足企业集团发展的需要，为企业集团适应多变的业务逻辑提供更优质的服务。