新形势下对高校档案管理工作的几点思考

邵海燕

【摘要】日常工作中，档案管理受传统的管理体制约束造成无法一下适应目前档案繁琐、精进的信息匹配，而档案管理又是促进高校改革发展的必要依据。笔者通过日常工作发现高校档案管理工作的几点问题，希望激励自己在工作中能更全面探寻一条适合目前现代高校档案管理工作的道路。

【关键词】高校;档案管理;创新发展;文化育人

高校教育事业的发展并不是一帆风顺的，档案记录中既有经验也有教训。无论是经验还是教训，对一个学校来说都具有非常重要的作用，把档案作为重要依据，实事求是地看待学校面临的问题与所处形式，才能做出合理的判断和决策，真正摸索出一条适合自己学校的特色之路。

一、做好高校基层档案的材料收集工作

对于高校来说，档案源于教务、科研等职能部门，档案收集和整理要严格遵循工作特点及规律，负责教学档案的收集、整理，实现部门立卷。针对教学档案的建设，要坚持完整、真实的原则，制定教学档案归档范围。在实践中，要严格按照国家有关规定，明确教学方案归档范围，提高教学档案效果。在具体内容与要求下，能够在原有基础之上提高档案质量和效率，从而确保档案完整、真实。

档案材料能否收集齐全、完整、准确，移交工作起着主导作用。档案材料进行交接，可以依据本单位制定的各部门归档范围及保管期限表的内容进行逐一核对，其中特别注意的是对主要职能部门的材料进行重点检查。对档案工作者来说，要熟悉掌握各部门常规的归档材料，只有这样才能对多年未归的材料了如指掌，才有可能去落实清楚及备注说明。其次，档案工作者要学会总结材料规律，准确把握材料内部的有机联系。而随着互联网技术的不断进步带来档案的周期变短，更新加快的情况，也对我们档案工作者的专业水平、计算机操作能力和综合素质提出了更高的要求。我们要及时改变工作理念，加快工作步伐，能在平时处理完毕的事情，尽量做到日日清。而对于学校提供的继续教育培训机会，档案工作人员要积极参与，才能熟练掌握档案业务，从而在档案收集工作中，化“被动”为“主动”，收集到符合客观事实、逻辑连续强、系统实用的档案材料。除此之外，还要增加教学档案收集渠道，拓展新渠道，做到经常性与集中性结合，最大限度上避免档案收集出现问题。尤其是信息时代下，计算机、传媒技术在高校各项工作中得到了广泛应用，也为档案收集带来了更多机遇。在具体工作中，管理人员要沿袭传统收集方式的同时，积极应用现代技术，加强新型文件的收集，丰富档案存储形式，从而为高校教学改革的发展提供更多支持。

二、积极推进数字档案资源建设和档案服务数字化

首先，对存量档案进行数字化。档案数字化是档案信息化建设的基础，是信息化条件下有效利用馆藏档案信息的关键环节。按照档案的重要程度及档案利用频率的高低来开展档案数字化工作。通过扫描录入等工作，完成历届毕业生照片的扫描录入工作，建立相关的专题数据库。同时借助社会市场力量，将文书档案、学籍档案、基建档案等利用率高的档案数字化，建立全文数据库，实现全文检索。其次，加强与各相关部门的联系与沟通，促使新形成的档案信息资源成为通用的数据资源，以方便直接对接我校的档案管理系统。最后，全面推进利用数字化。基于“让数据多跑路，让广大师生少跑路”的理念，在档案数字资源丰富、软硬件设备齐全、信息技术条件成熟的情况下，让档案用户仅仅需要一个账号或者身份证就可以实现远程在线预约和利用档案的方式。

三、努力打造高校档案的文化价值

高校档案自身存在着非常大的文化价值。作为高等院校最为重要的基础工作，高校档案是高校宝贵的精神财富，是高校重要的信息资源。高校档案大多产生于高校教学、科研、管理、校庆等重要的高校活动中。它意在见证高校在发展过程中的经历、发展的历史轨迹以及真实的历史情况。高校档案的价值体现在它完整、准确地记录了有关高校发展的所有历程，高校可以在高校档案的基础上把握现在，预见未来，更好地了解高校自身的发展历史。作为高校基石的高校档案，蕴含着丰富、天然的价值属性。

多开展科研成果展览、开展各种类型的科研报告会、多进行各类知识学术演讲活动，使学生受到学校的学术文化气氛的熏陶，自觉接受并学习校园里的学术文化，获取其中的新知识、新思想、新观念，从而发掘出学生自身的新才能。受到学术文化影响，首先可以挖掘出学生自己的创新能力，让学生们的学习从被动变成主动。其次可以启发他们的创新灵感。学生可以从教师学者研究成果里获得启示，找到学习知识的灵感。第三是可以让他们养成创新意识，让更多的学生在陌生的科研领域中寻找和发现新的成果。

四、总结

高校对基层教学档案管理的过程中，通过提高重视程度、做好材料整理工作、完善档案制度、加強档案管理等方式进行教学档案建设，这不仅能够促进高校持续发展，而且还能充分发挥教学档案在实际教学中的积极作用。同时，我国高校档案管理工作、教育教学活动能够有序进行，这对我国高校优秀人才培养具有重要意义。

【参考文献】

[1]许静.浅谈信息时代下高校档案管理工作的创新[J].亚太教育，2016（11）.

[2]姚树静.高校档案管理工作的问题及对策[J].山东广播电视大学学报，2016（2）.