浅谈事业单位档案管理信息化建设

董慧

【摘要】目前，档案管理信息化建设成为档案管理发展的主要趋势。但就目前来说，我国档案管理过程中依然存在着很多问题，对其信息化建设造成了很大影响。本文主要就这些问题进行分析，并提出了相应的解决办法。

【关键词】档案管理;事业单位;信息化建设

信息技术的不断发展为事业单位的档案管理带来了新的机遇和挑战。传统的档案管理基本上都是以纸质为主要媒介，但是这样的人工录入模式已经无法完全适应当今的社会发展需求。只有实现档案管理的转型，才能够满足我国当前事业单位的发展需要，充分发挥出档案管理工作的作用。

一、事业单位档案管理信息化建设的重要意义

事业单位档案管理信息化建设是符合社会发展的一项重要工作内容，对企事业发展具有重要意义，主要包括以下两个方面：

（一）让档案管理工作更加简单。传统形式的档案管理基本都是以紙质为媒介，而纸张随着时间的发展难免会出现变脆和老化的现象，这对于资料的采集、储存以及整理都造成很大影响。而在档案实现管理信息化之后，档案的管理形式由传统的纸质转变为电子收录，大大减少了信息所占的空间，文档的储存和管理也更加便捷，在后期只需要对系统进行定期的维护即可。

（二）便于档案的查找。传统的档案管理方式要想进行资料查找需要从大量的信息中进行筛选，要想找到所需资料需要很大的工作量。而实现档案的信息化管理后，使用者就可以直接通过输入关键词的方式即刻从大量的文件中搜索出需要的内容，也省去亲自到档案室查找的麻烦，实现了档案信息远程化传输，在很大程度上提高了档案管理的效率。

二、当前事业单位档案管理现状

随着信息科技的不断发展，如今大多事业单位开始引进信息化的档案管理模式，但是在应用过程中依然存在着很多的问题，主要包括以下几个方面：

（一）对档案管理工作的重视程度不够。档案管理对于事业单位的正常运行有着很重要的作用，对档案进行定时的整理和分类能够让事业单位的工作变得更加清晰、井井有条，并且也实现了资源上的共享。但就目前来说，很多事业单位的领导对于档案管理工作的重视程度不够，往往忽视了对单位内档案管理的建设，投资力度不够，档案管理水平也无法得到有效提高，相关的档案管理工作人员素质过低，导致档案管理建设工作无法有效进行。

（二）档案资源开发问题。我国档案信息资源的开发有限，有效供给严重不足，在对信息资源进行采集加工的过程中出现过多重复劳动。就当前的形式来看，我国档案开发的比例依然较低，数据库容量较少，很多信息资源并未得到充分利用。

（三）软硬件系统设施不完善。当前，事业单位缺少与管理工作要求相符合的软件系统也是影响其档案管理工作的一个主要问题，大部分事业单位中，软硬件设备都无法满足企业中大量的档案信息管理需求。

三、加强事业单位档案管理信息化建设的策略

就目前来说，我国事业单位档案管理工作中存在很多问题亟待解决，我们应正视问题，解决问题，适应信息化的发展，为档案信息使用者提供更加便捷的服务。

（一）建立高效安全的档案管理系统。档案管理是为了让企事业单位拥有一个更加全面的信息资源，为档案使用者提供更加便捷服务的。在档案文件当中有很多单位内部的秘密文件，因此，应制定出一套更加安全的制度来确保文件的安全性，消除信息隐患。并且，档案管理部门应加强对内外网的安全检查，对入网档案进行严格把控。与此同时，在档案的使用过程中，使用者应将使用情况及时进行反馈，档案管理者对于一些好的意见和建议也应虚心接受，力求将事业单位的档案管理工作进一步完善。

（二）加强档案管理软硬件设施建设。传统的纸质性文件资料在档案的采集、储存以及查找方面有很多不便。而信息化档案管理的实现能够将大量的资料以电子录入的方式存储起来，大大减小了占用空间，档案的整理、储存环境也变得相对简单了。这就需要我们加强档案管理软硬件的设施建设，通过更加完善的、易操作的、功能全面的设备为档案管理工作提供基础保障。

（三）加强事业单位档案管理人员的职业素质培养。由于事业单位档案管理信息化的渗透，档案管理方式发生了巨大变化。随着管理范围的扩大，档案管理者的能力也需要进一步提升。事业单位应对档案管理者定期进行培训，提高其专业素养，确保档案管理者具备一定的计算机软、硬件基础，能够对信息化的档案进行有效管理。并且应加强对档案管理工作的重视程度，对档案管理者进行专业方面的考核，确保档案管理工作的顺利进行。

四、结语

伴随着信息技术的不断发展，传统的档案管理模式已经无法满足当前社会对档案管理的需求。只有通过不断的变革，才能够形成高效的信息化管理。但就目前来说，由于我国档案管理工作起步较晚，相比于其它发达国家依然存在很大差距，无法完全满足大众的需求，因此，我们还应在档案管理方面加强建设，设计一些专业高效的档案管理系统，更好地服务于企事业单位。

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