事业档案工作处于困境的原因及对策研究

孙佳

摘要：档案管理工作是事业单位工作中的一个重要部分，本文就针对当前在事业单位电子档案管理过程中所存在的困境进行了简要的探讨分析，并以此为基础探讨提出了一系列应对安全问题的有效措施，希望可以为事业单位档案管理工作的有序开展提供一份基础的理论保障。

关键词：事业单位；档案工作；困境；原因；对策研究

一、引言

时代在不断发展进步，科学技术的发展也在逐步推进，目前，在我国的许多事业单位当中都已经开展了无纸化办公，并且已经融入了较为现代化的档案管理内容。而在具体的档案管理工作当中，电子档案的管理又是其中密不可分的一个重要部分。将纸质文件与电子档案进行融合利用，可以形成更具实用性的信息流。在档案管理工作当中，加强医院电子档案管理是十分重要，也是十分必要的。

二、电子檔案的特殊属性

（一）载体与内容的可分离性。

电子档案的出现为传统的档案管理方法开拓了更为广阔的空间，同时也给传统的档案管理带来了新的挑战。对于传统的纸质档案来说，档案即信息原件。而对于电子档案来说，传播载体和传播内容是可以进行分离的，这同时也是传播载体与纸质档案之间最大的区别。

（二）对计算机系统的依赖性。

电子档案的调取与应用需要在计算机的辅助下来实现，没有计算机，就没有电子档案。可以说，电子档案与计算机之间存在着密不可分的关系。

（三）不安全性和不稳定性。

由于电子档案的形式和内容皆为独立存在的，因此与纸质档案进行对比，电子档案的不稳定性更为突出，因此其安全性、完整性和真实性难以得到切实的保障。另外，电子档案在反复进行传输的过程中还可能导致其原始性受到损害。

三、事业单位电子档案管理工作中的常见性问题

（一）档案的信息安全问题难以得到保障。

在电子档案进行流通的过程中，档案信息基于系统本身的漏洞和网络的不安全性等特性，很容易出现恶意改动、非法窃取等问题。加之计算机系统作为一个传输的平台，受黑客攻击的影响较为严重，长期下去，本就较为脆弱的网络档案信息的安全性自然也就难以得到保障了。严重时甚至还会威胁到用户的基本利益，以及单位信息的安全性。为了充分确保档案信息管理的安全性和可靠性，目前我们已经采取了一系列的安全措施，但仍然难以完全规避此类现象的出现。只有最大程度上发挥计算机网络功能的优势性，才能最大程度上实现对于电子档案的安全管理。事业单位中的一些机密性文件，具有独特的使用价值，因而时常会成为黑客们攻击的目标，随意对于事业单位的计算机网络系统进行攻击，就有可能会导致信息的遗失和损坏，机密信息的泄露，也会为事业单位的发展带来严重的损失。为此，在事业单位的电子档案管理过程中中，应当始终将信息安全问题放在具体管理工作开展的首位来看待。

（二）档案的原始性问题难以进行追溯。

在事业单位原有的档案管理工作中，档案通常是以纸质形式为载体存在的，仅通过不同档案的不同笔迹和不同纸质即可判定档案文件的原始性。但随着新时期的不断发展进步，目前，事业单位中的大部分档案都由纸质转变为了电子档案，虽然在一定程度上为档案管理工作提供了便捷，但同时也导致档案丧失了其原有的特性。电子档案的应用本质就是将实质档案转变为虚拟档案，生成和传输的过程都是同样的，档案的复制导致档案丧失了其原始性。因此，在电子档案管理工作当中，另外一个不容忽视的问题就是档案的原始性问题。

四、完善事业单位电子档案管理工作的有效方法

（一）采取科学合理的信息保护措施。

对于事业单位的电子档案管理工作来说，最大的问题莫过于电子档案的安全性问题。因此，想要完善事业单位的档案管理工作，就应当从提高信息的安全性来入手。具体来说，可以通过以下几种方法来提高电子信息的安全性。

其一，采取完备的措施，提升事业单位档案存储工作开展的保密性，做好病毒的预防和抵抗工作。

其二，定期对于档案管理单位的内部运行系统进行完善。同时，聘请与档案管理工作相关的专业人员，并成立起专门的网络维护部门，定期对于医院内部的网络信息安全进行检查。同时，还要构建起相应的防范措施，一旦出现网络运营异常的问题，降低运行的危险系数，防患于未然，避免外界因素带来的干扰。

其三，定期对于档案管理工作人员进行培训，确保工作人员的能力水平可以充分满足档案管理工作的需求。

（二）制定科学合理的电子档案工作规范。

不够规范的操作流程是导致电子档案管理工作出现问题的一个重要因素。因此，想要有效提升电子档案管理工作的开展效率，就必须构建起一套具有实用性的档案管理工作标准。目前，在事业单位当中，通常会依据档案管理工作不同的特点，制定相应的工作标准。同时，还应当对于相关管理人员进行监督，确保工作人员的每一个工作流程都可以严格按照要求来进行。除此之外，还应当对于档案工作管理人员的日常行为进行规范约束，最大程度上提升档案管理工作的开展效率。制定相应的奖惩制度，鼓励并支持在工作中表现优异的档案管理人员，并对于在工作内容中存在不合理之处的工作人员进行适当的处罚。

（三）不断提升档案人员的综合素质。

事业单位档案管理工作的效率和水平与管理人员的能力素质水平关系密切。档案管理工作中出现的问题很大一部分都是由于管理人员的疏忽造成的。究其根本原因，与档案管理人员的素质不足和水平较差有着直接的关系，为此，提升档案管理工作人员的能力水平显得尤为重要。为此，事业单位不仅需要定期对于工作人员进行培训，同时还应当培养他们的工作积极性和集体荣誉感。

五、总结

综上所述，当前阶段，计算机网络技术已经逐渐融入到了各行各业的发展过程中，在事业单位的档案管理工作中也是如此。传统的纸质档案管理已经逐渐退出了历史的舞台，取而代之的是更具实用性和便捷性的电子档案。但就目前情况来看，我国在具体的电子档案管理工作中仍然存在着一系列有待解决的问题，只有发现问题的根源，积极摆脱困境，才能有效促进事业单位内部的良性运行。在未来的发展过程中，我们应当给予档案管理工作足够的重视，通过加强管理力度，制定合理条例等方法，最大程度上发挥档案管理工作对于事业单位发展的推动性作用。

参考文献：

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