如何提升办公室档案管理工作效率

厚一虎

摘要：档案管理工作与办公室其他工作是相互影响的，办公室档案管理工作在单位的发展历程中占据非常重要的地位。由于档案管理工作比较复杂，档案管理要根据实际情况，加强各方面知识的积累，加强对档案管理人员各方面知识的培训，应用信息技术，加大对档案管理工作的指导，提高对档案管理工作的认识，从而提高工作效率，体现档案的重要价值。

关键词：提升；办公室档案管理；工作效率

一、必要性

办公室档案管理工作对于资料的收集和保存、客观记录事物发展具有很重要的纪念作用，并且具备查询功能。传统的档案管理查询需要多重步骤，兼以档案的种类相当复杂，纸质档案所占区域大，不利于档案管理工作的开展，档案的管理人员也不容易很好地做好管理工作。传统的档案管理工作形式影响员工的工作热情，工作效率低下，工作方式落后，管理意识薄弱，对于档案工作的发展有很大影响，部分办公室档案管理工作仍然采用业务部门的工作思路和方法。加强对办公室档案工作的管理，就保证了单位的未来的发展。为了提高档案管理工作的效率，在档案管理中可以运用计算机技术来进行工作，不仅节约场地，也能提高资料的查询效率，同时制定查询权限， 才能够保障档案的隐私性。

二、提升办公室档案管理工作效率措施

（一）加强对档案管理工作的重视

想要做好办公室档案管理工作，就需要工作人员和部门领导人员都充分认识到档案管理工作的重要性，使用多种有效手段来加强事业单位的现代化档案管理模式宣传力度，让相关领导和工作人员都能够认识到提升档案管理工作的效率对于单位整体工作发展起到的积极影响。要积极提升办公室档案管理工作的重视程度，让所有工作人员都能够积极参与到工作改革中来，建立起激励机制，促进档案管理工作的发展。办公室当中的档案管理工作人员需要跟随社会发展趋势，根据工作需求不断地提升自身档案管理意识和相关法律意识，尤其是需要加强工作人员自身的保密意识，在工作中能够树立起正确的档案管理观念。工作人员要积极参与档案管理工作培训，掌握更多的档案管理工作技能，提升自身工作素质水平，从思想上认识到档案管理工作的重要性，增强自己对于工作的责任意识。

（二）加强档案管理信息化发展

在信息技术时代，管理信息化成为办公室档案管理的一个必然趋势，而且是未来的发展趋势。为了顺应时代的特征，在档案管理过程中要不断研究信息化管理方法。首先，要加强对档案管理信息化基础设施的完善。在档案管理信息化发展过程中，必须要配备专门的计算机设备、信息管理系统等，为档案信息化管理奠定坚实基础。其次，要加强对信息化管理技术的推广，在医院发展过程中，要加强对档案管理信息系统的完善，并且加强对档案管理人员的培训教育，从信息化技术培训以及职业道德素养等方面着手进行教育，提高档案管理人员对新技术和新设备的应用能力，对于录入档案管理信息系统中的各种档案资料，必须对档案模式进行规范，医院要进一步对档案资源的格式进行统一，使得档案管理工作按照要求进行，不断提高档案管理水平。

（三）确保管理制度执行

单位在对办公室档案管理技术和制度进行了大幅度修改后，必须强调其执行力， 不仅要加强对档案管理部门的管理方面的培训，还要加强对管理人员工作经验的培训，管理人员要执行档案管理制度，就要建立适当的奖惩制度，加大对档案管理工作的落实情况的监管。管理人员要根据当前的实际发展情况，更新工作理念，对照先进的管理模式和对相关法律法规的了解，创新管理机制， 积极参与单位组织的相关培训和讲座。单位要設置专门的档案管理的岗位，积极招聘专业人员，在今后的工作中要保证信息保密性，做好相应的技术设计。

（四）培养高素质档案管理人才

档案管理必须要有专业化人才，懂档案管理工作，又具有高素质信息技术水平的人才是未来档案管理行业缺乏的专业性人才。在信息时代背景下，办公室档案管理需要专业的信息化技术人才，所以在发展过程中，必须要建立一支专业的、高素质的档案管理队伍。首先，要招聘更多档案管理人员。一方面积极加强对档案管理工作的重视，另一方面要着手建立档案管理队伍，与高校合作，招聘更多专业人员开展档案管理工作，尤其是针对当前办公室档案管理人员缺乏的问题，要开展与高校的合作，从高校招聘更多档案管理专业的学生，充实档案管理队伍。其次，要加强对档案管理人员的培训教育。在日常档案管理过程中，加强档案管理人员的技术水平教育，对档案管理人员的教育主要是从技术教育、管理技能教育、职业道德素养教育等方面着手。技术教育和管理技能教育是为了培养档案管理人员的技术技能水平，使其掌握档案管理的基本要求、基本方法，并且对新技术新系统进行学习，提高档案管理水平。职业道德素养培训教育主要是对档案管理人员进行思想道德教育，提高其责任意识、使命意识，加深对档案管理的认识，并且能够在工作中保持良好的责任意识，完成档案管理的相关任务。

（五）加强无纸化档案的建设，提高档案的利用价值

引进先进的信息技术，开展档案管理无纸化历程，培养专业人员开展无纸化工作，建立完善的档案数据库，做好档案收集、储存和查询功能，减少档案的丢失和破损现象，提高档案的查询效率，使查询工作更加方便快捷，从而提高档案的利用率。

结束语

经济的发展促进了社会各个行业的进步和变革，以往档案管理的方法已经不能满足当的需求，办公室档案管理工作面临着新的挑战，要求办公室档案管理的效率的提高，办公室档案主要包括上级下达的各种文件和材料，以及其他单位与本单位的沟通。档案管理质量低下，会对单位的工作效率有一定影响，提高档案管理工作效率，对办公室档案管理工作进行协调管理，对提高办公室的管理工作做出有利影响。综上所述，以上内容就是对提升办公室档案管理工作效率的论述。

参考文献

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