稿件退修阶段编辑与研究生作者的沟通策略探讨

赵 青

（常州工学院 学报编辑部，江苏 常州 213032）

近年来，随着研究生招生规模的扩大和人才培养质量的提高，高校要求在校研究生参加学位论文答辩前，至少在学术刊物公开发表1篇文章。因此，大量研究生论文“涌入”学报，尤其是地方高校学报。这些地方高校学报已经成为发表研究生论文的重要阵地，也成为了培养学术新人的重要载体。

然而，从实际情况来看，地方高校学报编辑部收到的研究生论文质量参差不齐，有的研究生作者受过严格的学术论文写作训练，论文观点明确，逻辑严谨，表达流畅，写作规范；有的研究生作者刚刚踏入学术研究之门，论文虽然有创新之处，却在语言表达、组织结构、学术规范等方面存在问题。论文经过编辑初审、专家复审后，在稿件退修过程中，编辑会结合专家审稿意见，就论文中存在的问题及时与研究生作者进行沟通。若双方沟通良好，研究生作者会很快领会修改要求，按时返回修改稿，并对刊物产生好感，甚至形成“投稿情结”。而编辑若在沟通过程中采用了不恰当的沟通方式，可能会给对方留下冷淡、傲慢等不良印象，挫伤研究生作者的科研热情和自尊心，甚至使他们产生逆反心理，对稿件退修不回应、不配合，影响编辑工作的顺利开展。

对于稿件退修阶段编辑与作者的沟通，研究者都强调应该通过有效沟通充分发挥作者的主动性，使论文修改顺利进行。如梁秋野等人认为，一篇论文的成功修改建立在编辑与作者充分沟通的基础上，编辑可应用心理学原理指导编辑实践，帮助作者克服负面情绪，提高作者对修改意见的理解程度、认可程度和执行程度。[1]吕欢欢等人也强调退修方式应因人而异，要重视作者的主动性。[2]马艳霞等人认为在沟通过程中，编辑应从作者的角度考虑问题，理解作者写作的甘苦，应先将论文的闪光点反馈给作者，再指出不足之处。[3]我们认为，在稿件退修阶段，编辑应总结研究生论文存在的主要问题，把握研究生作者这一特定群体的特点，采用恰当的沟通策略，帮助他们顺利修改稿件。

一、稿件退修阶段研究生论文存在的主要问题

研究生作者思维活跃，对新鲜事物比较敏感，敢于打破常规，具有强烈的创新意识和开拓精神。但他们刚刚踏进学术之门，尚处在学术训练过程中。一般来说，研究生写作的论文虽然有一些亮点，如立足学术发展前沿、选题新颖、有创新性观点、具有一定的学术价值等，但在内容和形式上存在很多问题，需要作者认真修改才能达到发表要求。研究生论文存在的主要问题有：

第一，内容错杂，重点不突出。有的研究生作者问题意识不强，在写作过程中“平均用力”，论文的创新之处未作重点阐述，导致论文重点不突出，虽有闪光点但仍需作较大修改才能达到发表要求。

第二，结构不合理，论证不严密。这方面的问题主要表现为：写作思路不清晰，结构层次不合理，需要作者进一步厘清论文各环节间的逻辑，重新调整结构，作较大的修改；论证过程逻辑性不强，论据单薄，需要补充较多内容；层次标题不准确，未能用简洁得体的词语概括特定的内容，忽视了同一级层次标题之间的关系，如结构相似、意义相关等。

第三，语言不精练，可读性较差。学术论文语言应具有准确、简洁、严密、顺畅的特点。有的研究生作者语言功底较差，语言表述冗长啰唆，条理不清，逻辑性较差，甚至表达不准确，语法错误较多，严重影响论文的可读性。

第四，摘要写作不规范。有的研究生作者不重视摘要写作，摘要或者过于简单，未能概括论文的主要观点，未能体现研究的目的、方法、结果和结论；或者太过冗长，摘要与引言混为一谈，将研究背景、研究价值作为重点进行叙述，研究内容、创新之处仅一笔带过。

第五，缺少引言或引言冗杂。有的研究生论文没有介绍前人的研究成果，需要补充；或者仅是简单列举前人的观点，缺少总结归纳和分析，未指出自己的研究价值和意义；或者列举了很多文献，范围广泛，针对性差，难以较快切入主题，未阐明自己的研究思路和研究方法。

第六，注释、参考文献标注不规范。有的研究生作者著录文献的意识比较薄弱，对注释和参考文献的规范不太了解，因此论文的注释和参考文献存在很多问题。[4]如：著录项不全，标注不规范，存在错误；参考文献仅在文后著录，文中并未出现相应的序号；引文不完整，有的甚至存在错误；文中引用他人的观点却不标明出处；等等。

高校学报具有发现、培养学术新人的功能。“发现新人，扶持新人，帮助有才华、有潜力的作者脱颖而出，乃刊物天职。”[5]学报编辑在研究生作者的学术成长过程中扮演着重要的角色。针对研究生论文中存在的问题，在稿件退修阶段，编辑应主动与研究生作者进行沟通，给予积极引导和细心指导，帮助研究生作者提升论文的学术水平和学术规范性。

二、编辑与研究生作者出现沟通障碍的表现

稿件退修阶段，编辑应在仔细研读审稿意见的基础上，结合学术论文编排规范，与作者进行沟通交流。但编辑与研究生作者常会因信息不对称[6]、认知差异等出现沟通障碍，甚至会产生一些矛盾，具体表现在：有的研究生作者未能准确理解修改意见，论文修改不到位。编辑核查修改稿时发现问题依旧存在，需要继续与作者沟通。如此反复，浪费了编辑的工作时间，也降低了编辑的工作效率。也有研究生作者曾在要求较低的刊物上发表过文章，带着既往印象，对论文修改存在认识偏差，只是大而化之地作些改动，随便应付了事，对编辑提出的“核对引文”“核对数据”等修改要求置之不理。有的编辑未认真审读稿件，没有发现稿件存在的潜在问题，退修意见不全面，以致退修阶段反复联系作者，令一些研究生作者产生厌烦心理。也有编辑未能整体把握稿件的学术观点、论证过程以及语言使用风格，提出的疑问不专业、不得体，一些研究生作者会对编辑产生不认可的情绪，认为编辑不懂他们专业的知识，是外行，甚至拒绝与编辑沟通。

三、稿件退修阶段编辑与研究生作者沟通的必要性

稿件退修是编辑工作的重要环节，能够体现编辑的能力和水平，也会对研究生以后的学术研究产生影响。通过反复修改，稿件的学术质量和写作规范都将得到提升，使稿件达到发表水平；同时，研究生作者的科研热情受到鼓舞，学术论文写作能力得到提高。编辑与研究生作者的沟通，也有利于编辑更好地理解论文，巩固、扩大作者群。

（一）激发研究生作者的科研热情

研究生在导师的带领下从事科学研究，他们将研究成果投给编辑部。在稿件退修阶段，编辑要将审稿专家的意见反馈给他们。从某种程度上讲，审稿专家的修改意见是对研究生作者学术能力的肯定和鼓励，鼓舞他们在学术研究的道路上继续前行。

（二）提高研究生作者学术论文的写作能力

大多数研究生论文的修改并不能一蹴而就，需要就某些问题，如图文所述不一致、同一概念使用的术语前后不一致、表格形式不规范等进行反复修改。在修改稿件的过程中，通过修改学术论文的结构，完善论证推理过程，可以使研究生作者的思维更严密，逻辑性更强。通过反复修改，解决语言表达方面存在的问题，将能够提高研究生作者驾驭文字的能力。

（三）培养研究生作者的学术道德

在稿件编校过程中，编辑对稿件进行修改、润色，消除语言文字差错和技术性差错。编校结束后，可以将编校稿返回作者，请作者进一步校对。研究生作者一方面可以查看编辑在编辑加工过程中是否有误改情况，若有，及时指出；另一方面，对照引文出处核对引文是否有误，补充引文页码等，反省自己在论文写作过程中存在的问题。稿件退修能够潜移默化地培养研究生作者严谨的治学态度。

（四）有利于编辑更好地理解论文

每一位编辑都有自己的专业研究背景，对某一学科、某一研究方向有较深入的理解和认识，但编辑负责编排的稿件所涉专业范围广泛，编辑无法深入细致地理解每一篇稿件所阐述的内容。因此，编辑可以通过与作者的沟通，就稿件编辑加工过程中产生的疑惑向作者请教，从而更好地理解论文。

（五）有利于巩固扩大作者群

稿件退改阶段，编辑与作者良好的沟通能让研究生作者认可编辑的工作态度和业务能力，对编辑产生信任感，进而对刊物产生好感。他们通过“口耳相传”，将刊物介绍给更多的同学，而从巩固、扩大刊物的作者群。

四、针对不同类型研究生作者的沟通策略

研究生作者群是学术研究的新鲜血液，也是学术期刊未来重要的作者群。学术期刊应发挥培养学术新人功能，充当他们“进步的阶梯”。

研究生作者有博士生，也有硕士生；有已发表数篇论文的“老手”，也有刚刚学习科研论文写作的“新手”。他们的学术研究能力、论文写作经验差异较大。编辑应根据不同类型研究生作者的特点和需求提出修改要求，并采取相应的沟通策略，提升沟通的质量和效率。我们参考张琳、刘晓涵在《提高科技期刊编辑与作者沟通效率的研究》一文中提出的“作者准备度分型”[7]，将研究生作者分为高能力高意愿作者、高能力低意愿作者、低能力高意愿作者和低能力低意愿作者。重点考察编辑与前三类研究生作者的沟通策略。

（一）编辑与高能力高意愿研究生作者的沟通策略

高能力高意愿研究生作者大多经过严格的科研论文写作训练，文字功底深厚，写作规范。他们的论文选题新颖，结构严谨，逻辑性强，一般不需要作太多修改。此类作者在论文写作过程中“求全”“求长”，希望面面俱到，如占用大篇幅介绍所使用的概念、方法、研究背景，等等。学术期刊版面有限，退修过程中编辑应委婉地与其沟通，请他们对文章作一定精简，突出创新点，减少冗余信息。例如，编辑部于2016年收到一位博士研究生的来稿，该文对清代扬州“红桥修禊”活动进行考证，论述这一时期诗人集会吟诗对清代诗歌发展的重要意义以及由此引发的文化学、社会学的价值。外审专家认为该文材料丰富，论证细致严密，富有逻辑性，结论可靠，对了解清代诗歌发展具有重要的学术价值，但背景介绍过于冗长。责任编辑及时与作者沟通，论文经作者修改后，达到了全文发表的要求，文章顺利刊发。另外，编辑应与这类研究生作者建立良好的关系，在沟通中表现出希望继续关注其研究进展的强烈意愿，及时了解他们的科研进展情况，主动向他们约稿。

（二）编辑与高能力低意愿研究生的沟通策略

这类研究生作者已受过一定科研训练，并在学术期刊上发表过论文，但是对自己的研究能力、写作水平和文章质量有过高估计，潜意识里拒绝对论文作过多修改。对这类研究生作者,编辑要有宽容的心态，应热情指导，严格要求。[8]在沟通过程中，编辑应耐心向他们解释学报编排规范与专业期刊规范的不同这处，督促他们作细致修改。编辑应在认真审读稿件的基础上，结合专家审稿意见，对其稿件中存在的问题进行归纳总结，向作者分条列出，减轻作者修改的负担。对较为笼统的修改意见，编辑应尽快与审稿人沟通，尽量将修改意见具体化，力求做到每条意见具体、明确、说服力强，帮助研究生作者有的放矢地进行修改。

（三）编辑与低能力高意愿研究生的沟通策略

低能力高意愿研究生缺少学术论文写作经验，不熟悉论文写作规范，写作能力较差，但有提高和成长的强烈愿望，迫切希望通过在学术期刊公开发表研究成果获得外界对自己的认可。对于这类研究生作者，第一，编辑应给予认可和鼓励，保护他们的科研热情。在沟通过程中首先肯定论文的研究价值和创新之处，以增强他们的科研信心，调动他们修改论文的积极性。编辑对这类研究生作者的肯定、认可，在作者看来是莫大的鼓励，能帮助他们在学术研究道路上建立自信。如果作者不太了解写作规范，编辑可提供参考资料。第二，编辑在沟通过程中，要注意引导作者充分挖掘论文的闪光点，建议其在某方面加大创新性描述。[9]通过编辑的点拨和指导，困顿于某个问题的研究生作者可能茅塞顿开，对论文修改形成清晰的思路。第三，编辑应对稿件进行初步的编辑加工，宜采取批注的方式，对稿件在语言表述、公式、图表、量和单位符号、参考文献著录格式等方面存在的问题一一指出，将编辑加工后的稿件和退修意见一并发给作者以供作者修改时作参考。

五、结语

稿件退修阶段，编辑与研究生作者就稿件中存在的问题进行沟通，其最终目标是更好地促成高水平论文的发表。编辑应增强为作者服务的意识，与研究生作者建立平等融洽的关系，注意保护他们的科研热情，根据研究生作者不同类型的特点和需求提出退修要求，采取适当的沟通策略提高沟通的质量和效率，从而保证编辑工作顺利开展，切实发挥高校学报的培养学术新人的功能。

参考文献：

[1]梁秋野，郭青.注意把握作者心理,做好稿件退修等编作沟通工作[J].科技与出版，2009（12）：43-44.

[2]吕欢欢，崔护社，杨滨.做好科技期刊稿件退修工作的有效策略[J].编辑学报，2016，28（1）：67-68.

[3]马艳霞，阮爱萍，王沁萍，等.科技期刊责任编辑对论文退修的处理方法与技巧[J].编辑学报，2012，24（3）：228-229.

[4]秦中悦.硕士研究生投稿论文中参考文献著录问题分析[J].苏州教育学院学报，2015，32（6）：68-70.

[5]张磊.综合性学术期刊培养学术新人的思考[J].华中师范大学学报（人文社会科学版），2014，53（6）：183-184.

[6]段春波.信息不对称理论在科技期刊编辑中的应用[J].编辑之友，2012（5）：70-72.

[7]张琳，刘晓涵.提高科技期刊编辑与作者沟通效率的研究[J].编辑学报，2017，29（1）：17-20.

[8]宋静，倪东鸿，田敬生.硕士研究生投稿问题分析及编辑对策[J].气象与环境科学，2008（4）：62-66.

[9]白娅娜.《洁净煤技术》稿件退修未回的对策[J].编辑学报，2014，26（4）：351-353.