浅谈志书资料年报与年鉴组稿之关系

马艾民

（吉林省地方志编纂委员会，吉林长春130051）

2010年6月9日，吉林省地方志编纂委员会印发《关于在全省市（州）、县（市、区）启动续志资料长编工作的通知》。2011年印发《续志资料长编工作意见》，2016年印发《关于进一步加强续志资料长编工作的指导意见》，对如何开展这项工作提出较全面、较详细的实施办法。这三个文件的印发，标志着吉林省的续志资料长编工作逐步走向规范。截至2016年底，在不到6年的时间里，吉林省69家市（州）、县（市、区）地方志工作机构，启动续志资料长编工作的有64家，约占93%；尚未启动的有5家，占7%。完成二轮修志任务的市、县两级方志办全部启动开展了资料长编工作，没有完成二轮修志任务的5家方志办也将在2018年全部启动续志资料长编工作。此外，在吉林市、公主岭市和延吉市进行志书资料年报制度试点。从2016年开始，辽源等市、县在资料长编工作的基础上，自觉地开展了资料年报工作，在印发的资料征集文件中，向承报单位提出明确要求：把志书资料年报与年鉴组稿合二为一，按照不同的供稿需要，同时向地方志工作机构提供两类资料，实现志书资料年报与年鉴组稿“毕其功于一役”。

开展续志资料长编工作、建立志书资料年报制度的目的是为了促进地方志资料收集、整理、积累工作的制度化、规范化和常态化，“便于总纂、审稿和保存有价值的史料”[1]吉林省地方志编纂委员会关于印发《续志资料长编工作意见》的通知(吉志发〔2011〕8号).，为此，吉林省方志委要求已经完成二轮续志工作的市（州）、县（市、区）启动资料长编工作、建立志书资料年报制度。

2006年5月，国务院颁发的《地方志工作条例》规定，“以县级以上行政区域名称冠名的地方志书、地方综合年鉴，分别由本级人民政府负责地方志工作的机构按照规划组织编纂，其他组织和个人不得编纂。”[2]地方志工作条例.2006年国务院颁布.也就是说，全国各级地方志工作机构不仅承担着修志任务，也是地方综合年鉴的编纂主体。市级地方志工作机构限于人员和编制，所设科室有限，修志和编鉴往往“一肩挑”，同一批人承担着修志和编鉴两项主体任务，不分彼此。在二轮修志工作完成之时，各级地方志工作机构把工作重心放在续志资料征集和综合年鉴编纂上。

在实际工作中，有些承报单位的人员弄不清两种任务的异同，把志书资料与年鉴稿件相混淆，有的把志书的年报资料等同为年鉴稿件；有的把年鉴稿件误认为是志书年报资料，不知如何报送。有些地方志工作者自身也没划清两种资料的界限，而且两次印发文件、两次布置工作、无数次地催要两种资料。

一、志书资料年报和年鉴组稿的相同之处

1.记述时限相同。地方综合年鉴一年编纂出版一卷，记述的是上一年度内，某一行政区域内的各行各业、各条战线发生的新事、大事、特事、要事，全方位、多视角地反映经济社会发展的全貌。志书资料年报制度，要求各承报单位提供的也是上一年度内积累的涉及方方面面的资料。两种资料的记述时限都是“上一年度”，所选材料以“年”为限定，上至上一年的1月1日，下至同年12月31日。

2.记述范围一致。国务院《地方志工作条例》中规定：“地方志书，是指全面系统地记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献。地方综合年鉴，是指系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化、社会等方面情况的年度资料性文献。”[1]地方志工作条例.2006年国务院颁布.换言之，志书和地方综合年鉴都以“本行政区域”为记述对象，两者的记述对象是相同的。

3.记述内容相同。根据吉林省方志委《关于进一步加强续志资料长编工作的指导意见》，志书资料征集要列出清单。地方志书的资料年报制度亦如此。清单中要求各承报单位重点收集和整理如下18种资料[2]吉林省地方志编纂委员会印发《关于进一步加强续志资料长编工作的指导意见》的通知(吉志发〔2016〕41号).：本地区、本行业、本系统或本单位的行政区划调整；主要物产的盛衰和重大环境变化；机构、人员编制改革；领导的更替；职能工作部署；改革措施及效果；重大政策、法规、决定、规划；产生的统计数据；重大工作事项；重要会议；重大自然灾害及防灾抗灾情况；重点工程或项目；重要企业（事）业单位的成立、改组、改制、重组、破产；重大发明、科研成果及获奖情况；对港澳台、对外重要交流活动；工作或决策中的重大失误及事故；重大传染病的发生及防治；珍贵文物的挖掘和重要名胜古迹的保护；对本地区发展有较大贡献和影响的各界人物及事迹；具有重要存史价值的文献、政策法规、政府规章、规范性文件、专题调研报告、重要会议纪要、媒体专题报道、官方网站资料；反映特定部门、行业、系统的基本面貌、发展变化以及时代特色、地方特色和部门特色，具有存史价值的图片、地图、规划图、示意图等；有关大事、要事、重要活动、人物的音像资料；有较大影响的社会热点问题。

志书的资料年报就是逐年报送修志所用的资料，要求各承报单位每年向地方志工作机构报送上述资料，资料的收集范围应该是本行政区域自然、政治、经济、文化和社会等历史与现状的资料。地方综合年鉴是逐年编纂、连续出版的资料性工具书，所记载的内容是一个地方年度内自然、政治、经济、文化、社会的基本情况。两者都是记述一个行政区域自然、政治、经济、文化和社会等方面情况的年度资料性文献。综合性、年度性和资料性是两种资料共同具有的特点。可以说，两者的盛载内容毫无二致。

4.行文规范基本相同。这里所说的行文规范是语言、文字、标点、表格、图片说明等最基本的要求。两者有着相同的要求：一是要求真实、客观，要求报送者坚持实事求是的原则，客观、准确地记载人、事、物的基本面貌和发展情况，既要反映成绩，也要反映问题。二是作者要“叙而不宣”“含而不露”“述而不作”，寓观点于事实之中。三是两种资料都要做到“要项不缺，要素齐全”。“要项不缺”就是重大事件不能遗漏；“要素齐全”就是在具体记述的过程中，要清楚地叙述事情的来龙去脉，不能缺少六大要素：时间、地点、人物、事件、原因和结果。四是力戒空话、套话，使用的都是记叙文体和说明文体，说明白“有什么”“是什么”即可。五是文风严谨、简洁、朴实，杜绝虚词浮语，不用或少用叹词、形容词、副词、语气助词等。六是所用词语、标点符号、计量单位等都必须符合国家的相关规定。

5.存史价值一致。正是由于志书年报资料和年鉴稿件有着上述收集、写作和报送要求，所以两者都具有较高的存史价值，都是展示地情的重要窗口，是由当代人记述，供后代人查阅的“信史”，是全面、客观、真实、可靠、可存、可用的历史资料，都可以“为当代提供资政辅政之参考，为后世留下堪存堪鉴之记述”[1]李克强在全国地方志系统先进模范座谈会上的讲话,2015-12-29.。

二、志书资料年报和年鉴组稿的差异

志书资料年报和地方综合年鉴组稿虽然有着诸多共同之处，但是由于志书和年鉴分属不同的两种文化产品，它们的起源也大不相同，所以，志和鉴所需资料存在着差异，主要表现在以下五个方面。

1.报送目的不同。建立志书资料年报制度的目的是为编纂地方志书收集资料。广州市在2006年颁布的《广州市地方志资料年报制度》中写道：“为全面、客观地记载我市经济社会的发展情况，为修志工作积累、保存资料并通过对年报资料进行整理，及时为广州经济社会发展服务，促进地方志资料收集、整理、积累工作的制度化、规范化，制订本制度。”[2]广州市地方志资料年报制度.广州市地方志网站政策法规栏目.可见，不论广州市还是吉林省，“为修志工作积累、保存资料”都是开展续志资料长编、资料年报工作的主要目的。吉林省的志书年报资料为的是给2020年开始的第三轮修志打下资料基础，解决二轮修志过程中出现的“资料荒”问题，它不以出版为目的。年鉴资料征集的目的在于编纂出版当年的最新一卷的年鉴，是马上就要用到的资料。关于两种资料的报送目的，笔者以为不需多言，和这项工作有关的人都十分清楚。

2.体例体裁不同。地方志书一般采用的是文章体，结构上分为篇、章、节、目，每个目一般对篇幅不做要求。在写作手法上，节、目行文中有必不可少的启承转合以及适当的铺垫过渡。志书年报的资料内容要素和记述程序也不要求整齐划一，也就是说，没有统一的、十分严格的规定。

地方综合年鉴是逐年编纂出版的资料性工具书。工具书是根据一定的社会需要，以特定的编排形式和检索方法，为读者迅速提供某方面的基本知识或资料线索，专供查阅和检索的工具性图书；工具书的主要表现形式是条目，如同各种辞典，都是以词条的形式呈现其主要内容的。条目是年鉴这种工具书最基本的检索单元。每个条目有着单一的主题。年鉴的条目一般是一件事情写成一个条目。一个条目反映的是一个主题。年鉴条目的设立要同时具备四个条件：一是年度性，它记述和收集的主要事实、事件应是上一个年度内发生的，一般不作历史回顾，也不预测未来；二是有价值，所选录的信息和资料应具有现实价值和历史价值；三是独立性，一事一条，可以独立成篇。年鉴条目中“水分”较少，字、词、句绝不拖泥带水；四是年鉴条目篇幅虽然不长，但信息资料密集度较高[1]阳晓儒.年鉴论坛(第四辑).(P83)。条目的选题不求多，但求精；不求面面俱到，但求切实有用；着重择新择特、择大择要。条目选题选材的具体方法，是在详细占有材料的基础上，对重点、热点、特点加以提炼、概括和归纳。

3.呈现方式不同。地方志书每20年左右编修一次，志书资料年报，是要在2020年之前完整地收集和保存修志可能用到的所有资料，重在“存”而不在“编”，报送单位按照清单全面征集资料之后，加以分类、整理即成年报。地方综合年鉴的编写目的为社会各界及海外人士了解本行政区域提供基本资料。年鉴要按年编纂，每年以年刊的形式出版面世。

4.利用方式不同。志书年报资料为修志积累、保存资料，为下一轮志书的编纂提供基础资料。同时地方志工作者通过对年报资料进行整理、挖掘，形成建议、报告或者地情研究文章，提交相应部门以便及时为当地经济社会发展提供现实资政服务。地方综合年鉴年鉴具有信息传播的作用、科研参考作用和生产、生活指南作用。年鉴出版后，供海内外各行各业人士检索、查询，同时成为一地逐年积累和留存的永久史册。

5.保存要求不同。志书年报资料一般要求按照志书篇目大纲进行分类、编号，在保存电子版（或刻录光盘）的同时，要打印成纸质文本并一式两份，分别交地方志办公室和承报单位各一份。志书资料不需要立刻变为出版物，它以留存为主，会在第三轮修志中大显身手。年鉴所征集到的资料，要以正规出版物的形式（有的年鉴使用期刊号，更多的使用书号）呈现在读者面前，体现年鉴的“存史、资政、教化”等自身价值。

三、志书资料年报和年鉴组稿可“毕其功于一役”

“各级地方志工作机构要处理好并积极探索‘长编’资料与年鉴资料征集有机结合的途径和办法，能够一次性完成的，不搞重复征集；能够‘一张卷’完成的，不搞‘两张卷’或‘多张卷’，避免因重复征集带来的矛盾纠葛”[2]吉林省地方志编纂委员会印发《关于进一步加强续志资料长编工作的指导意见》的通知(吉志发〔2016〕41号).这是吉林省方志委提出的正确处理“长编”资料与年鉴资料关系的原则。笔者认为，“一次性完成”“一张卷”，换言之就是“毕其功于一役”，这是避免两类资料重复征集、防止出现矛盾的有效方法。

1.承担志书资料收集和为年鉴供稿的单位和人员高度契合，这为两种工作同时进行、“毕其功于一役”提供最基本的前提。在开展志书资料征集工作之前，各级地方志工作机构为编纂和出版地方综合年鉴，一般在每年年初以政府办公厅（室）名义向行政区域内的入鉴单位发函，征集年鉴所用的图文资料。在志书资料征集工作中，地方志工作机构也要向各资料承报单位发函，许多为年鉴供稿的单位接到通知后，把为志书收集资料的任务交给为年鉴撰稿的人员。这样，在承报单位那里，一般由一个人或一个科室同时负责志、鉴两方面的资料收集、整理工作。

2.志书资料年报和年鉴稿件征集有着诸多相同之处，这为两项工作“毕其功于一役”提供技术上的方便。正如前文所述，两种工作均属资料征集范畴，在记述时限、征集范围、资料内容、行文规范、存史价值等方面有着相同的要求，这就方便各承报单位及负责资料工作的人员，他们可以在充分理解两种资料内在规定性的基础上，同时着手资料收集，再根据两者不同表述方式的要求，在分类、归纳、整理的过程中，形成两种不同“款式”的“产品”。

3.两种资料都以“年”为限，这为志书年报资料和年鉴稿件同时交稿提供可能。地方综合年鉴的资料征集时限一般为次年的3月底，年鉴编辑部要求入鉴单位在此之前完成图文稿件的报送。笔者以为，志书年报的资料完全可以与此同时完成报送。

前文说过，在建立志书资料年报制度之前，地方志工作机构的同一套人马已经与年鉴资料报送单位及其负责同志打过多年交道，年年向各单位印发征集资料的通知，年年要重复催稿、核稿等流程。在志书资料长编的基础上，从2015年起，志书资料年报制度在吉林省开始进行试点，各级地方志工作者与行政区域内的各部门有了另一种交集：征集志书资料，工作程序不外印发通知、组织培训、催要稿件、反复核稿、归纳整理、形成成果（或编出年鉴或形成长编或以其他形式留存备用）。为明确责任、方便联系、提高工作效率，一些单位把报送这两种资料的任务交给了同一个处（科）室的同一二个人。实际上这种做法为地方志工作机构开展资料征集工作提供很多便利，也更有利于资料基础工作的进行。基于此，志书的年报资料和年鉴组稿完全具备同时报送的可能性。

有的人可能会认为，年鉴要求年内出版，早些报送材料可以理解，志书的年报资料又不会立刻使用，不必着急报送，是不是可以拖到年底再报呢？两种资料同时报送在具有可能性的同时，是否具有现实性呢？

笔者认为，志书年报资料虽然不会马上用到修志当中，但报送时间没必要一拖再拖，而应该由收集者在次年的1至3月里（有的地方志工作机构要求4月或5月），一并做好志、鉴两种资料的归纳、整理工作，按照两者写作上的不同格式等要求，报送合格的稿件。这种想法主要基于以下三种考虑。

一是“一鼓作气”“毕其功于一役”。各单位负责两种资料报送的人员在上一年度内，已经在日常工作中留意或收集诸多图片、信息、工作汇报、经验总结等，次年年初在做分类整理时，通览所有资料，对本行业的年度状况有了全面的掌握和了解，在这个前提之下趁热打铁，这样才能根据两种资料的具体要求，准确地把握事物的轻重缓急，正确地做出资料取舍，准时地完成两种任务。如果一放再放，新的一年新的任务大批量积压下来，负责资料工作的同志可能对上一年度的事情已经逐渐淡忘，“三天打渔两天晒网”式的分散整理，思维缺少连续性，不利于形成高质量的报送稿件。

二是两种资料同时在3月底（或4月底、5月底）报送，承报单位的负责同志可以在形成报送稿件的过程中“一举两得”，让一份原始资料具备两种用途。一般来说，志书年报的资料量要远远多于年鉴所用资料，年鉴稿件是在志书年报资料的基础上“生成”的。

三是对于地方志工作机构来说，承报单位同时报送两种资料，为在年鉴编纂中核实、印证事实、数据等提供了可能，也为丰富入鉴图文等内容打下了深厚的资料基础。续志资料收集和为年鉴供稿“毕其功于一役”，这种对承报者和志鉴编纂者都有利的事情，何乐而不为呢？

志书资料收集和为年鉴供稿“毕其功于一役”，有两个问题值得注意：一是两种资料虽然同出一门甚至由同一个人报送，但两者的整理、写作要求并不一致（前文已做论述），承报单位切不可图方便、走捷径而一稿两用。二是在“毕其功于一役”的同时，要避免“急于求成”，不能忽视所报送资料的质量和数量，一定要按照地方志工作机构的具体要求完成志、鉴所需资料的收集、整理、撰写、保存、报送等工作流程，保证和满足修志编鉴的需要。