新形势下电子档案管理存在的问题及对策

（东台市交通运输局，江苏 盐城 224200）

所谓电子档案实际上指的就是利用计算机内置的磁盘系统对单位中的档案文件进行电子化的归纳与存储，正常来讲，电子档案的计量单位为案卷。和过去的纸质档案管理相比，电子档案可以有效解决档案管理工作所需的人力物力资源，并使相关单位的工作效率得到有效提高。然而在我们国家很多企事业单位里面，相关工作人员对于电子档案的重视程度依旧比较低，负责这项职责的相关工作人员也都是秉持敷衍了事的态度进行相关工作，其电子档案管理的技术水平相对来讲也比较落后。这种情况也就造成了我国电子档案管理出现了比较大的问题。

一、电子档案的特点分析

在科学技术以及信息技术不断发展变化的背景下，相应的电子信息管理技术也在不断健全完善，档案的管理工作也随之发生了比较大的变化，电子档案开始逐渐取代了纸质档案。和纸质档案相比，电子档案在管理上更加的方便快捷。而且对于管理人员来讲，对电子档案管理更是一种挑战，更是可以使自身的管理水平以及管理能力得到进一步的提高。电子档案管理和过去的纸质档案管理相比是完全不一样的：首先，电子档案是完全数字化的，其载体也有以前的书本变成了系统光盘，文字也被数字化处理了，而且连档案的生成过程都是一个数字化的过程，属于完完全全的数字化管理；其次，电子档案的信息实际上是完善独立存在的一个个体，其能够自由的进行变化传输，形态也比较多样，并且可以转移到所有的存储盘里面去，而且其内部信息完全不会有变化产生。

二、电子档案管理中存在的问题

（一）缺乏对档案管理工作的重视，难以有效把握电子原件的准确性

在当今这个新形势下，虽然我国的很多企业都展开了电子档案管理工作，但是负责这项工作的相关工作人员的思想意识以及思维方式还没有转变过来，对于电子档案管理的重要性也没有足够的认识，缺乏对相关工作的了解，仅仅是简单地将档案以电子的形式完成录入。在进行电子档案管理的时候，还有一些人为的错误出现。经常会因为管理人员的一时疏忽大意更造成导入信息的错误，这种情况甚至会使以后的信息调度使用都出现比较大的问题。

（二）档案管理应用的软件类型复杂，对工作中存在的潜在问题也不够重视

现在，我们国家不同的企业所使用的电子档案管理软件也是多种多样的，企业都是以自己为标准，根据自身的实际情况选用更加方便自己工作的系统软件。但是因为软件所属开发企业不同，对其进行维护的人员也就各不相同，因此在进行管理的时候很有可能出现信息被复制或者被窃听的情况，还有很大可能受到病毒的攻击。除此之外，电子档案管理会出现问题的原因还有以下两种，一个是企业所使用的软件自身就有缺陷存在，另一个就是工作人员的马虎大意。现在很多单位负责电子档案工作的工作人员都过于相信系统的安全性，对于及时备份的重要性缺乏足够的认识。因此，一旦电子档案出现了问题，就会造成没有办法挽回的损失。另外，因为不同企业所开发出的软件是不兼容的，所以也会有很大可能导致信息在转化过程中出现解读错误的情况。

（三）档案管理的范围不明确，缺乏长久性和保密性

现在，我国的很多企业在进行电子档案管理的时候出现了一个比较大的问题就是没有清晰的管理边界，管理范围也不够明确，这种情况也就给电子档案管理工作留下了巨大的漏洞以及安全隐患。和纸质档案管理相比，电子档案有一个和其完全不同的特点就是电子档案的所有资源都是虚拟化的，不像纸一样，可以触摸，属于有质有形的物体。另外，虽然现在很多的信息输入软件都有定期自动备份的功能，但是其备份功能依旧是有比较大的缺陷存在的，备份信息的范围也比较模糊。因此，在进行电子档案管理的时候经常出现因为备份工作之后造成的档案内容不连续、断档的情况出现。而且，电子档案的信息管理系统也是比较容易遭到木马病毒的攻击的，在遭到病毒攻击之后，不单单会导致数据丢失，甚至相关的档案信息还会被他人所窃取，这种情况也就造成电子档案出现了持久性以及保密性不足的现象。

三、解决新形势下档案管理中存在的问题的建议

（一）通过合理工作标准的制定对电子档案管理操作流程进行规范

要想有效解决电子档案管理中出现问题，相关单位以及工作人员可以通过以下几种办法对问题进行解决：第一，应该准备多种保证电子档案安全的方案，从不同的角度对档案信息的安全进行保护。并在档案信息的录入、存储以及调用的时候，严格按照相关操作规范进行工作；第二，负责电子档案管理的工作人员必须不断地增强自身的岗位责任心以及安全责任意识；第三，要定期对系统进行病毒查杀处理，从而保证系统运行状态良好。同时如果对电子档案信息进行了使用或者修改的话，相关工作人员应该注意做好备注，以便日后查询。除此之外，我国还应该以最快的速度完成电子档案管理的工作规范制定，并让相关单位以此为依据展开管理工作。

（二）通过数据格式标准统一的软件严格地完成各类信息的归类整理工作

现在我国的相关单位在进行电子档案管理的时候仅仅单纯地对档案信息进行了数据化处理，并没有细致地考虑自己所使用的软件格式是否合理。不同企业之间甚至使企业内部都没有思考过格式统一的问题。这种情况也就造成了电子档案是有格式问题存在的，使得档案管理的对接工作十分困难，信息也难以完成有效贡献，甚至同一家单位的不同部门之间都会出现信息格式不相容的情况。所以，在进行电子档案管理的过程中，相关单位应该尽可能使用格式相同的软件进行工作，并对档案从录入开始就进行动态的追踪管理，从而及时地发现并解决相关问题。

（三）定期对电子档案进行备份，做好保存工作

因为受到很多完全不一样的客观因素的影响，相关单位要想长期有效地完成电子档案的保存工作是存在很大困难的。虽然这些电子信息具有不可消耗的特征，但是“金无足赤，人无完人”，人们在对其进行管理的时候不可避免地会出现漏洞和事物，最终导致这样那样的问题出现，这对档案管理工作来讲有着十分严重的影响，所以，相关单位以及工作人员在进行电子档案管理的时候应该从以下几个方面入手：第一，制定出严格的安全管理制度，定期对电子档案进行备份，在必要的情况下可以选择脱离本机通过第三方存储的方式完成数据的备份处理；第二，相关单位以及工作人员必须细化各个管理环节，一步一个脚印地进行相关工作，从而尽可能避免因为人为疏忽或者操作失误的原因造成的电子档案损坏。

四、结束语

总而言之，在信息技术突飞猛进发展的新形势下，电力档案管理的出现虽然是时代发展的必然趋势，但是其管理依旧出现了很多需要重视的情况。要想有效解决这些经常发生的电子档案管理问题，相关单位不单单要对自身的电子档案规章管理制度进行健全完善，还应该提升对于档案工作管理人员的培训力度，从而使他们的综合素养得到最大程度的提高。除此之外，相关单位还应该不断地进行电子档案管理技术水平的更新提升，进而切实有效地解决电子档案管理中出现的问题，使我国相关单位的电子档案管理水平得到最大程度的提高，让其为我国的经济发展和社会进步贡献更大的力量。