对中学档案管理的一些思考

张雪

摘要：在许多中学各项工作开展中，档案工作的开展并不理想。这主要是因为许多中学面临升学的压力，对档案管理不够重视，学校没有实行统一专人管理，缺乏管理经验和标准要求，档案收集不完整也不规范等等。那么，在学校发展的今天，如何搞好学校档案管理，提高学校办公效率呢？本文就此谈谈这些问题。

关键词：学校档案；档案管理；管理人员；努力方向

一、对学校档案的认识

档案是指各项工作活动中直接形成的，具有保存查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，这些档案是学校在办学和管理中，以及面向师生开展的各项专业学习工作和教育教学活动中直接产生的，是学校工作的重要组成部分。学校的档案分主要可以分：一是文书档案，主要是上级来文和学校内部的重要文件；二是教学档案，以时间顺序为主轴，教学资料按学期进行总结；三是德育和学生管理档案柜，主要是将学校在学生管理方面的资料进行分类总结；四是教师业务档案柜，主要是学校对教师管理考核方面的资料；五是学校安全教育工作方面的资料，将省市各方关于学校安全工作方面的资料按时间顺序进行整理；六是财会档案，将关于学校各方面的财务支出，按时间进行整理存放；七是音体美卫劳等非高考科目档案，存放各种相关资料；八是学校基础建设资料档案柜，等等。另外还可以将这些资料收编成册，并存有相应的电子类资料等等。

二、学校档案管理人员现状及对策

（一）檔案管理人员状况。

档案人员的素质是指档案工作者在岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养等的总和，也就是从事档案工作必须具备的基础知识、基本技能、政治素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的基本能力等。档案人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，因而对档案工作整体效能的发挥有着无可替代的作用。

目前学校档案管理人员专业技能知识接受水平较低，业务水平不高，其中不少人还停留在传统的专业知识和观念上，不能运用现代高新技术工具，缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识，这一现状极大地制约了学校档案工作的创新与发展；二是制度的不统一，学校尚未将档案管理纳入目标考核，致使档案收集效率不高，档案不齐全。

（二）针对当前学校在档案管理人员上存在的问题，对下阶段的管理人员需有以下要求：一是较高的专业素质。档案工作人员应该安心奉职工作，热爱档案事业，有较强的事业心，不仅在作为一名学校从业人员有基本的学校专业技能素养，更要懂得档案管理学、档案保护技术学等档案专业基本知识，熟悉熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，能把档案专业政策和基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己的工作实际，熟练完成自己的业务工作。

二是计算机的基本知识和操作技能。随着计算机网络技术在行政工作、业务工作中的普遍应用，电子文件与电子档案在各单位形成和使用的文件中所占比例越来越大，使电子档案在档案管理工作中的地位与重要性日益显现，档案工作者如果知识贫乏、老化、单一，面对新情况、新问题就很能难有所突破，为了提高档案信息工作的工作效率和工作质量，提高档案信息工作的现代化水平。

三、学校档案管理努力的方向

近几年，很多中学教育教学质量都得到了大力发展，这为档案工作提出了新的要求要求，又为档案工作提供了广阔舞台。我们应在遵循法定、求实、效益等基本原则上，使档案管理工作逐渐向多元化、专业化和法制化等方向发展。我们应实现向以学习工作档案管理、经营管理档案为重心的转变。具体可以从以下几个方面去努力：

一是可以实施对学校档案工作有效的宏观管理。首先要逐步健全档案工作管理的规范体系，使学校档案工作有法可依、有章可循，从而实现学校档案管理的规范性和稳定性；其次，要深入开展档案管理培训，培训对象不能仅限于档案工作人员，还应包括中高层管理人员和各类专业人员，让大家从全方位了解档案管理工作的重要性；最后，要通过行政的手段来监管学校档案管理工作，确保学校档案工作的健康、稳步发展。

二是强化档案收集工作，提高收集的齐全完整。随着学校档案种类的增加、内容的复杂和载体的多样，必定会给档案收集工作增加不少压力，我们应该：一是转变收集重点，从形式上看，重点由以纸质文件为主转向以纸质文件与电子文件并重；二是完善收集制度，要及时制定和细化档案收集归档范围，要履行严格的归档材料交接手续，控制好交接环节上存在的隐患与风险。

三是加强管理，提高人员素质。 加强对学校档案工作的管理就是要把档案分类的各个工作进行精确的分析，并且同时加以严格的管理，在档案工作的各个细节中都要把规定的程序落实到实处，因为学校档案管理是一项非常精密的工作，在此期间，任何一个环节和程序的失误都能够影响到整个档案管理工作的质量，能够造成档案材料的缺失，造成档案不能够完整和系统的归档，就会对档案的完整率造成很大的影响。

四是注重平时积累。首先要认真的健全各项档案管理中的规章制度，并且要认真的执行档案管理中的各项规章制度，对业务档案材料的真实性工作进行加强的督促，对行政档案进行及时的催收，这样才不会因为工作量多而导致忘记收集材料，并且要对档案进行按时的检查，要检查是否存在漏批的文件，然后按照档案内容的顺序或者时间顺序进行有效的整理，这样才能够在学校档案的管理工作中起到事半功倍的效果。

五是做好细节方面的工作。在档案管理的工作中，要做好细节方面的环节，只有这样，才能够让学校档案管理工作做到精益求精。一是要对档案管理的人员进行培训，档案的管理人员首先要求具备高度的责任感和较高的素养，要拥有强烈的保密意识；二是在进行学校档案管理工作的过程中，要对每种不同的档案进行不同的登记和分类，这样才能够将学校档案的工作做到按部就班和循序渐进；三是在档案进行分类以后，还要进行严格的存档工作，这样才够保证学校档案的完整和有效。

在中学教育教学工作中，档案管理工作有其独特的作用，学校应该充分认识到档案管理对促进学校工作的重要作用。学校只有不断加强档案管理制度修订、提高人员素质及综合能力，使档案管理工作不断与时俱进、开拓进取，使其在学校发展过程中发挥更大作用。