大数据背景下事业单位电子档案信息化管理探讨

2018-03-26李霞

中国管理信息化 2018年4期

李霞

[摘要]进入21世纪以来，我国科学技术发展迅速，信息化水平不断提升，使大数据时代进入了新的阶段。大数据指的是对一类或几类事物的所有信息进行统计并保存，从而方便人们对其进行提取和应用，不仅使人们更加轻易地获取相关信息，而且在一定程度上也降低了信息获取的费用，因此大数据在各行各业都得以应用。档案对个人的发展具有十分重要的作用，因此如何采取有效手段对档案进行有效管理至关重要。本文通过对事业单位的电子档案信息管理现状进行分析，从而找出其在发展过程中面临的主要问题，并针对这些问题提出了相应的解决对策，希望可以为档案管理工作提供一定的帮助。

[关键词]大数据；电子档案；信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.04.078

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）04-0-02

1 事业单位实施电子档案信息化管理的背景

事业单位是受国家政府部门直接管理的单位，其人事任命有着严格的程序和规定，在其发展的过程中，对档案的重视程度越来越高。现阶段，事业单位的档案管理工作比较混乱，因此为了能更好地管理好职工的档案，需要在大数据的支持下，加快电子档案信息化建设，从而为更早实现信息化管理奠定良好的基础。但目前，在发展的过程中，由于受限于各种因素，事业单位在整合档案的过程中面临着诸多问题，与其他性质的单位相比，其信息化整合速度相对缓慢。除此之外，随着信息化的不断发展，事業单位档案管理部门已经掌握了多种信息化的处理手段，不仅能够充分应用单位内部的软件、硬件系统，同时各部门之间还能通过网络实现信息交换与共享。另外，不同事业单位之间还建立了局域网，同一单位的不同部门或者不同单位的不同部门允许进入局域网提取相关信息，不仅加强了各部门之间的合作，还能够提高工作效率和工作质量。

2 事业单位电子档案信息化管理中存在的问题

随着计算机技术的不断发展，基于大数据背景下的电子档案信息化管理也得到了迅速发展，由于信息化管理的发展时间相对较短，因此在发展过程中难免会出现一些问题。事业单位在电子档案信息化管理过程中存在以下几个方面的问题。

2.1 领导者不重视档案管理工作

近些年，虽然我国事业单位档案管理工作取得了一定的进展，但是随着档案管理工作的继续发展，似乎遇到了一定的瓶颈，在很大程度上是由于事业单位的领导者不重视档案管理工作，不能认可其在单位运转过程中所扮演的重要角色。领导者对于档案管理的认识仍旧停留在档案管理的表面，认为档案管理工作就是对个人档案进行保存，因此自然不愿意花费时间与精力对档案管理人员进行培训，导致档案管理者在日常工作中只是按照规定对档案信息进行简单录入，并未形成主动管理的意识。同时，由于领导不重视档案管理工作，导致电子档案信息化管理遇到很多阻力，从而使事业单位不能享受大数据时代所带来的便利。

2.2 缺乏宏观指导和统筹规划

由于事业单位是由政府直接管理的国企单位，职工在工作过程中并不存在下岗与失业的问题。除此之外，受限于国企单位性质，事业单位的奖惩制度存在一定的缺失，这样长期下去会使职工产生干与不干一个样，干多干少一个样的思想，严重影响了单位的进一步发展。在电子档案信息化管理过程中，事业单位缺乏相应的统筹规划能力，具体表现在以下几个方面。首先，由于事业单位的职工没有工作业绩的压力，他们的工作大都源于上级领导的压力，导致大部分人都没有全身心地投入工作中，且责任意识也相对较差。对于档案管理而言，工作人员也只想保持现状，不能及时学习档案管理的新理念、新思维。其次，在人才招聘过程中，由于事业单位不重视档案管理工作，因此他们不愿意花费时间与精力去招聘与档案管理相关的毕业生。最后，事业单位的电子档案信息化管理缺乏相关专业人员的指导，导致他们不能按照正确的方式对档案进行管理，不仅降低了档案管理的工作效率，同时也不利于档案管理工作进步。

2.3 档案管理人员的综合素质较差

电子档案信息化管理的良好运行离不开高素质的管理人才，但通过对现阶段事业单位的档案管理人员进行调查可以看出，事业单位档案管理人员的素质相对较低。有些是即将退休的人员，有些是不能胜任别的岗位的人员，且大部分人只会简单地把纸质的档案信息录入计算机中，然后进行分类保存。在现代化发展迅速的今天，电子档案信息化管理不仅仅是信息录入这么简单的工作，更重要的是采取一定的手段对档案信息进行有效管理。由此可以看出，为了更好地管理电子档案，事业单位的档案管理工作者不仅需要掌握信息技术，同时还需要具备一定的管理能力。

2.4 缺乏有效的档案信息知识库

大数据背景下的电子档案信息化不仅改变了档案管理的模式，同时也进一步提升了管理水平。除此之外，随着时代的不断发展，档案管理工作被赋予了新的内涵和定义，其不仅仅是档案录入这么简单的工作，对于档案的后期管理以及总结是档案管理的重中之重。但是，我国事业单位的档案信息库的数据较少，不能很好地帮助单位进行档案管理。因此信息知识库的缺失也是制约档案管理工作进一步发展的重要原因。

3 促进事业单位档案管理信息化建设的对策

通过分析事业单位电子档案管理工作存在的问题可以看出，事业单位在档案管理过程中仍然面临着很多困难。为了及时解决这些问题所带来的不便，进一步提升事业单位的档案管理水平，相关部门可以从以下几方面开展工作。

3.1 运用先进的科学文化知识开展档案管理工作

档案管理的实质就是知识管理，随着事业单位的不断发展，其对档案管理的要求也越来越严格。现阶段，事业单位对档案管理的要求不仅局限于确保档案的完整性，更重要的是对其中所包含的信息进行管理。先进的科学文化知识的培养离不开单位和职工的共同努力，作为单位而言，需要为员工提供学习的机会，作为职工而言，需要在日常工作中多加学习，利用先进的科学文化知识来进行档案管理工作。

3.2 加速人才培养与引进

良好的档案管理离不开优秀的人才，因此事业单位需要加强人才的培养与引进工作，具体可以从以下几个方面进行。首先，事业单位可以通过内部竞聘的方式选拔档案管理工作者，重点选拔那些责任心较强、具有一定专业素养的人才从事档案管理工作。其次，事业单位应选用合适的方式进行人才招聘，使更多的综合性人才能够进入政府部门。再次，事业单位应该加强培训工作，使档案管理人员能够尽快适应工作岗位，能够尽快掌握档案管理工作工作方面的知识。最后，事业单位应邀请相关专家讲座，让领导和职工明白档案管理的重要性和意义所在，从而推动档案管理工作顺利进行。

3.3 基于知识管理进行档案管理信息化建设

要使档案管理更主观明确，事业单位需要将传统的档案管理和知识元素相结合，在档案的信息化建设中融入新的技巧，从而更好地对档案管理进行规划。同时，事业单位要巧妙地运用知识元素，将单位原有的数据和信息通过知识管理改变认知，将单位原有的档案管理变成单位信息化的来源。

3.4 轉变职工观念，大力推广档案信息化建设

事业单位的大部分职工没有正确认识到档案管理的意义，在他们看来，档案管理就是档案看管，随着事业单位改革的加强，档案管理工作被赋予新的内涵，单位职工应当尽快转变观念，从而明白档案管理工作的重要性。除此之外，事业单位要要大力推广档案信息化建设，引进先进的技术和档案管理系统，并加大档案信息化建设投入。

3.5 强化档案信息管理者的信息化意识

事业单位的领导具有一定的决策权，为了使信息化建设更好的进行，首先，单位领导者需要进一步加强信息化建设意识，努力了解信息化的内涵及对单位的优势和弊端。其次，管理人员要努力为职工普及信息化管理的意义及优势。最后，在日常工作中，作为管理人员而言，需要制定相关信息化管理的考核制度，从而使职工能够自觉遵守相关规章制度。

4 结语

通过上述分析可以看出，随着科学技术的不断发展，各行各业都经历着一场新的变革，在大数据背景下，电子档案信息化管理是档案管理改革道路上的必经之路。信息化档案管理能够消除原有管理模式的弊端，从而为事业单位进一步的发展提供帮助。

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