让创新思维在档案管理工作中熠熠生辉

端建波

【摘要】档案管理是一个长期、细致、繁琐的工作过程，要求管理人员细心、耐心和有恒心；同时，要让学校档案管理向科学化、规范化和信息化的方向发展，就需要在实践工作的基础上，不断创新，为档案管理注入新鲜的血液和力量。

【关键词】创新；运用；档案管理

创新思维是当前社会发展中的一个热词。创新思维的产生与不断热化，其实是与国家以及社会经济的快速发展分不开的。那么，在档案事业蓬勃发展、改革不断深化的今天，如何培养与运用创新思维来解决档案管理中存在的难题已经成为当前档案管理者必须思考的问题。

一、在学校档案管理中发掘创新思维的必要性

在档案管理中，经常遇到有人要找过去很多年前关于某人或某事的档案，而且急用。这就好比大海捞针一样，要在茫茫档案文书中及时挑出所需卷宗，除了要严格按照《中华人民共和国档案法》《档案管理整理规则》等相关法律法规管理档案，保证档案的规范性和完整性外，还需要根据本行业的实际情况和自身特点，创新档案管理方法，理顺分类头绪，总结使用特点和规律，方能满足师生对档案利用的需求，服务好教育教学这一管理宗旨。

二、创新思维培养

要在档案管理中培养创新思维，除认识到创新的重要性外，关键是分析总结工作性质和规律，弄清楚自身存在的局限和不足，积极思考解决的办法和措施，并在实践中不断改进。正所谓“知己知彼，百战不殆。”档案管理的规范统一要求，容易让人养成传统的定势思维，传统的思维动作包括：1.整体思维；2.直观思维；3.类比思维；4.辩证思维。而创新思维主要表现出对传统思维基础上的更新、突破，它包括：1.发散思维；2.收敛思维；3.逆向思维；4.联想思维；5.超前思维。管理中，只有从分析类比、辩证思维等基础上延伸出来的发散、收敛等新型思维模式才能把冗长的档案管理注入新的活力和血液，使之向合理化、科学化发展，而不是一成不变地重复枯燥的工作。当然，创新思维的应用无不需要传统思維的验证、支撑；然而，没有创新思维的逆向、超前，就无法实现对传统思维的突破，所以必须打破传统固定的思维模式。具体来讲，在档案管理中最容易出现以下情况：1.长期固化的思维模式，使我们缺乏灵活多变的思维意识，受控于传统理念管理，为保持稳定的工作要素以不变应万变的思想根深蒂固，凡事一成不变，统一标准。2.由于我们对新生事物的认知程度不够敏感，意识滞后，信息资源不够丰富，无法快速构建新思维体系。3.工作中形成了习惯性的权威意识，阻碍了我们树立开拓创新的自信心。因为不足，所以改变。在认识到自身存在的不足和问题后，便可在工作中提醒自己事事多思考、多学习，兴利除弊。俗话说得好，“只要思想不滑坡，办法总比困难多。”思路开拓后，所遇问题就能迎刃而解。日积月累，创新思维能力就会逐渐培养起来。

三、创新思维在档案管理中的运用

（一）在工作中对新的思维模式加以尝试。管理工作是一项需要思维灵活多变的工作，俗话说：“熟能生巧”，对工作实际有了客观认识后，确定了加强创新意识提高工作效率和质量的方向后，剩下的就是实践，总结，再实践，只要肯付出，肯学习，肯努力，相信一定能达到自己理想的境界。

（二）摒弃旧有的传统思维定式，构建新的创新思维模式。要提供档案管理的质量，充分发挥作用，如果一味地只靠档案管理员个人的努力是远远不够的。必须拓宽思路，发动和组织相关人员积极参与。首先应该加强档案管理知识的宣传和普及，让档案管理的理念在全校教职工中形成共识。档案全面质量管理要求档案形成过程中的所有人员，如各处室的领导、文件起草人员、定稿人员、档案员等等人员的密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和文件的归档及档案管理工作。树立“档案质量，人人有责”的观念。

由于档案具有极强的延续性和完整性，所以，绝不可忽视档案人员间和上下级部门之间的档案交接这一重要环节。交接双方要端正思想，提高认识，明确责任，自觉地按照规定严格办理，使学校的档案工作衔接起来。另外，档案交接要及时，交接手续要严密，要真正重视档案交接工作内容和基本要求。绝不可做糊涂庙里的糊涂神。

（三）选择典型案例。加强特色档案收集，注重提升其科学性材料的整理，体验一个问题多种解决方法的领悟力。结合学校展室的筹建，将有学校特色的，办学的根基和亮点、特色材料进行收集入档，突出学校风采。

（四）网络已成为当今社会的主流媒体，我们可以运用网络做文章。设置档案利用板块，定期上传各类宣传、表彰等相关信息，以最大化利用网络来扩大学校的影响力。一是加强信息化硬件建设。借助局域网开发网上档案业务，实行档案工作网络化，加强档案的利用，实现档案信息资源共享，逐步提升档案的信息化水平。二是加强信息化资源建设。对纸质档案资料进行收集、筛选、加工，利用计算机、扫描仪等数码技术对档案进行无纸化录入、保存，转化电子信息形式，便于检索利用、科学管理。加强电子档案资料的归档工作，完善档案目录数据库建设，进一步开发标准化的档案管理系统，提高档案管理工作效率。三是加强信息化管理措施。制定档案信息化管理标准，推广档案充分发挥计算机检索速度快、运算精确度高、存储信息量大等优势，优质配备档案管理计算机，提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度。建立并完善企业单位管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，确保电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范局域网，完善企业档案信息网络，实现企业档案数字化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。