创建省“特级”档案管理目标的现状及对策研究

汪佐民

【摘要】申报省“特级”档案工作规范化管理目标，是湖北科技学院档案馆建设中的一件大事。文章对学校档案馆建设的现状和不足作了论述，并且就如何解决这些问题提出了自已的看法。

【关键词】档案工作；规范化管理；目标；现状；对策研究

湖北科技学院档案馆经过全体工作人员多年的艰苦努力和辛勤劳动，已经成为一个门类齐全、管理科学、摆放合理、利用方便的综合性档案信息服务中心，近年来，连续被市档案局评为“档案执法年检先进单位”。

时代的发展和进步，赋予了档案馆更加重要的角色和地位。“从信息化水平来看，档案的数字化程度不断提高，各类档案数据库不断涌现，优化了档案的管理内容，在档案管理，服务与呈现方式上也悄然发生着转变”。为了进一步推動学校档案事业的发展，2016年，湖北科技学院档案馆提出创建省“特级”档案工作规范化管理目标，并作了大量准备筹划工作。但还是有很多不足。

一、创建省“特级”档案管理目标需面对的问题

（一）档案馆库房的安全防护措施需要进一步升级。“档案库房是存放档案的场所，其保管方法和技术手段的优劣直接决定了档案的寿命及安全”。由于历史原因，档案馆整个建筑的布局和结构并没有考虑档案工作的特殊需要，大门大窗、落地玻璃等都不符合档案库房的建设要求，给档案温湿度控制、“九防”工作带来了很大的不便，同时也留下了安全隐患。

（二）馆内布局不合理，没有实现“三室分开”。所谓的“三室分开”，就是指库房、阅档室、办公室都要有独立的空间，不能混杂在一起。目前档案馆阅档室和机房共用一个办公室，既不符合相关要求，也威胁着档案数据库的安全。

（三）声像照片档案整理不规范。学校档案馆历来重视传统载体档案的收集和整理，照片档案由于来源广，内容杂，部分照片档案的时间、地点、人物、事件四要素有缺失。

（四）数字化建设没有达到标准。根据考评要求，各单位需要“建立覆盖全面的馆藏档案的案卷级、文件级目录数据库，实现计算机检索查询”，“馆藏文书档案、重要的珍贵档案和利用频繁的档案进行全文数字化扫描”。截止2017年上半年，全馆共扫描全文数据45万余页，完成任务量占比65%，远远达不到考评要求。另外，由于学校档案馆经费紧张，专业设备缺乏，数据库光盘备份、电子备份均存在数据不全、数量不足、管理不善的情况。

二、创建省“特级”档案管理目标需解决的问题

创建省特级档案工作规范化管理目标，是学校档案馆建设发展中的一件大事，需要学校从制度、人力、财力上给予支持和保证。同时，针对上面所指出的短板和不足，档案馆在以后的工作中要大力做好以下几个方面的工作：

（一）警钟长鸣，防患于未然，加强档案库房的安全建设。“档案馆建设，应体现出文化性、开放性、民众性、安全性、兼容性和发展性”， 目前馆内的情况是开放性、民众性、文化性得到一定的体现，但安全性有一定欠缺，发展性严重不足。根据学校的现状，建造独立的档案馆舍目前是不现实的，只能对现有的档案库房进行改造。首先是把3个多余的大门砌墙封死，同时主大门的玻璃结构改为实心墙结构。出于保管方便和利用安全的考虑，档案库房历来有个原则，那就是小门小窗、坚固耐用、防潮保温。从两汉时期的石室金匮、唐代的甲库、明代的皇史宬，到现代的智能化档案库房，无不体现这一特点。其次，在库房里增加红外线报警器，配备手推式灭火器，在阅档室安装监控摄像头。维护档案的信息安全和实体安全，是档案工作的重中之重，每一个环节，每一个程序都要层层把关，层层设防，让档案始终处于高度可控的状态下。

（二）设立独立的机房。“数字档案室网络基础设施是机关整体网络基础设施的有机组成部分，应统筹规划、设计和建设。”机房和服务器是数字化建设中的核心组成部分，具有高度的机密性。目前，由于馆内机房和阅档室共用一个空间，人员进出复杂，对信息的安全极为不利。档案馆要想方设法安排空间，建立独立的库房，保障数字化的保管安全、利用安全。

（三）加大档案数字化进程。学校档案数字化起步较早，但发展步子不大，到目前为止，学校档案的数字化进程已经远远落后于兄弟院校。以后的任务，一方面要完成增量数字化，另一方面，也要加大人力和财力的投入，逐步完成存量的数字化，同时，要严格按照相关要求，完成数据库的光盘备份和电子备份工作。

（四）加强和各院系、各职能部门的联系，确保档案形成规范、收集完整、移交有序。文件的形成，要确定“先签后发”的顺序；上级来文，要确保原样原貌。基建档案，要事前有论证规划文件；事中有设计施工图纸；事后有竣工维护材料。移交档案时要双方签字，内容和目录保持一致。声像照片档案，要和相关职能部门定期沟通，对重大活动、重大历史价值的档案，构成要素一定要清清楚楚，以便查询和利用。

档案馆的建设和发展，凝聚着全体档案工作人员的辛勤劳动和智慧结晶。创建省特级档案工作规范化管理目标，是档案工作发展的时代要求和内在动力。档案馆要把档案的数字化和规范化作为重点建设内容，争取一次性通过省特级考评，为以后的档案工作打下坚实牢固的基础。

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