提高档案管理科学化水平的策略分析

潘之柱

【摘要】提高档案管理科学化水平具有重要意义，有利于提高档案资源利用效率，满足人们使用档案的需要，促进档案管理和服务水平的提升。目前档案管理存在不足，需要作如下完善和改进：重视原稿管理，完善管理规章制度，注重档案安全管理，提高管理人员素质，注重现代信息技术应用。

【关键词】档案管理；科学化水平；原稿管理；安全管理

为促进档案资料得到科学合理利用，使其有效满足人们需要，创新管理策略，优化档案管理服务方式，提升档案管理科学化水平是必要的。但目前在档案管理活动中，一些管理人员的责任心不强，相关制度未能得到严格落实，制约了档案管理科学化水平的提升，有必要完善和改进。

一、提高档案管理科学化水平的意义

要想促进档案资料得到充分合理利用，创新管理方式，提高档案管理科学化水平是必要的，其重要意义表现在以下几点：

（一）提高档案资源利用效率。传统档案管理过程中，主要由工作人员对档案资料进行编号，然后开展管理活动。这种方式不仅难以提高管理水平，还影响档案资料利用效率的提升。而通过完善管理规章制度，重视现代信息技术应用，有利于实现档案资料的科学利用，促进利用效率的提升。

（二）满足人们使用档案的需要。在完善的管理制度约束下，有利于规范管理人员的日常活动，使其有效满足档案管理的需要。同时还有利于为使用者提供优质服务，让管理活动有效开展下去，促进档案资源充分发挥作用。

（三）促进档案管理和服务水平的提升。档案管理人员要想提高管理水平，必须重视现代信息技术的应用，落实管理规章制度，明确自身职责，并建立科学的数据库，注重扫描技术的应用。进而提高档案管理数字化和信息化水平，方便人们查阅和使用档案资料，进而提高档案管理和服务水平。

二、当前档案管理存在的问题与不足

尽管提升档案管理科学化水平具有重要意义，但目前一些工作人员未能认真履行职责，相关制度没有严格落实，影响工作水平的提高，存在的问题表现在以下几点：

（一）档案原件管理被忽视。在档案管理中，不注重原件管理，没有将其认真保留下来，甚至任意删减或篡改电子档案的内容。

（二）档案归档管理不被重视。以前在档案管理中，归档管理受到普遍重视，工作人员严格编号和归档。但随着计算机和扫描技术的应用，数字化档案越来越多，一些工作人员忽视归档管理，未能认真编号和管理，不利于提升管理水平。

（三）档案安全管理被忽视。例如，现有安全管理制度没有落实，纸质档案受鼠害、火灾等影响。电子档案安全管理不到位，没有认真使用防火墙技术、密钥技术等，导致档案资料丢失。

三、提高档案管理科学化水平的策略

为弥补档案管理的不足，有效提升档案管理科学化水平，结合具体工作需要，可以采取以下完善对策：

（一）加强档案原件管理，避免档案资料丢失。不管是数字档案和文字档案，都要加强原件管理，避免档案资料丢失。重视文字档案编号，做好防潮防水活动，防止丢失档案资料。数字化档案制作或打印后，不得任意修改内容，应该及时存储和备份，确保原件资料完整。

（二）完善管理规章制度，加强归档管理。根据档案管理需要建立完善的管理规章制度，更好约束和规范档案管理各项活动，推动各项工作制度化与规范化。落实档案管理责任制，明确管理人员职责，让他们严格按要求开展管理活动。建立并落实奖惩激励机制，激发管理人员主动性和热情，让他们更好适应实际工作需要，促进档案管理水平的提高。

（三）重视档案安全管理，确保档案资料安全可靠。加强纸质档案的安全管理，做好编号和存储工作，完善基础设施建设，加强鼠害、火灾等防治活动，做好防潮防水工作，避免档案资料受损或丢失。重视电子档案安全管理，做好数据库和管理系统的维护和管理活动，注重防火墙技术、密钥技术、访问控制技术的应用，避免档案资料丢失，方便资料查阅，有效提升档案管理科学化水平。

（四）提高档案管理人员的素质，有效适应具体工作需要。注重责任心强、专业扎实的档案管理人员的引进，充实档案管理队伍。完善教育和培训机制，让档案管理人员不断提高综合技能和素质，有效适应管理活动的需要。档案管理人员要增强学习的主动性，掌握计算机技术、扫描技术等应用技巧，认真学习管理规范流程和规章制度，严格按要求开展档案管理活动，适应新情况和新需要，努力提高管理工作的实效性。

（五）重视现代信息技术应用，优化档案管理服务方式。顺应时代发展要求，在档案管理中注重计算机、互联网和扫描技术应用，有效提升档案管理数字化水平，为各项工作开展奠定基础。还要注重光盘制作、多媒体技术应用，推动档案管理数字化进程，为广大档案使用者提供个性化服务。进而便利档案信息资源共享，方便人们查阅和使用档案资料。要构建完善的数据库，做好档案信息资源存储工作。同时还要为使用者提供在线咨询服务，密切相互联系，及时解答档案使用人员的提问，为他们推送丰富的信息资源。最终有效提升档案管理的科学化水平，优化档案管理服务方式。

四、结束语

总之，为促进档案管理科学化水平提升，应该充分认识其重要作用，根据存在的不足，有针对性地采取措施进行完善。同时还要落实管理规章制度，明确管理人员职责，并提高管理人员的综合素质。从而有效适应档案管理需要，防止档案资料丢失，使其更好地满足人们的需要，促进档案管理水平和档案服务质量提升。

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