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用好“督察督办”抓手 提升企业管理效率

2018-03-26隽永龙张建彬王振华

办公室业务 2018年2期
关键词:管理效率企业

隽永龙 张建彬 王振华

【摘要】随着社会化进程的不断加速,企业现代化管理制度逐步完善,处理的日常事务繁多复杂,用好用活“督察督办”抓手,既推动企业高层决策不折不扣落实,又使得基层矛盾信息及时有效反馈、服务高层决策,对提高企业管理效率,实现又快又好发展至关重要。

【关键词】企业;督察督办;闭环反馈;管理效率

企业管理不仅在“知”,更在于“行”,而督察督办是企业管理“知行合一”的重要抓手。用好用活“督察督办”,既能推动上级重大决策有效落地,又能让基层信息上通下达、闭环反馈,实现企业由上到下与由下到上的良好互动,提高企业管理效率。

一、双向把握,深刻理解督察督办工作的重要内涵

传统意义的督察督办,是指为推动企业高层领导决策有效执行,由各级办公系统主导开展的督办事项交办、过程督导检查、结果通报反馈、评价考核激励等工作。进入新时代,企业外部发展环境日益复杂、企业内部需求层出不尽,这就要求具有重要职能的各级办公系统,一方面要统筹兼顾,建立一套“抓重点、重点抓、无遗漏”的督察督办任务体系,避免出现“仅抓大头、遗漏细节”的现象。另一方面要上传下达,通过督察督办,建立一套有效的工作机制,在重大事项的督察督办中及时发现、归纳、总结、提炼、落实、反馈企业基层发展中的重大问题,形成有效的督办反馈,服务领导决策。通过新时代督察督办两方面职能有机结合,推动重大决策落地、化解内部矛盾、凝聚发展合力,不断提高企业发展效率。

二、建章立制,推动企业重大决策有效落地

有效的制度是督察督办工作开展的前提和基础,作为企业办公室而言,要把建章立制摆在重要位置,在长期的督察督办工作实践中找到适合企业的规章制度和运行机制,明确督察督办工作的原则、范围、程序和具体要求。

(一)要遵循“四项”基本原则。突出重点,就是抓住宏观、全局、根本性问题,结合当前企业发展战略和推动重要战略实施的关键问题及举措,开展督办,对日常例行工作不予督办,切实保障督察督办工作起“尚方宝剑”的作用。一事一督,就是对一项决策或一个重要工作立为一项,避免出现多而杂、失去重点的现象。实事求是,就是全面准确地检查和报告情况,客观实际、务求实效。注重时效,就是强化各层级的执行力,确保政令畅通,确保工作落实的计划性和及时性。

(二)要科学制定督察督办“任务池”。一般来说,企业需要督察督办的任务很多,包括上级重要文件、重大部署和重要指示;企业年初“两会”、年中会、党委会等重要会议决定;领导在日常工作中安排或批示的事项,以及根据工作需要有必要开展的重大事项。这时候要根据轻重缓解建立“任务池”,区分对待“重大任务”“重点任务”“一般任务”,分别明确具体督办方式、时限和督办频率,做到有的放矢。

(三)要明确督察督办基本程序。拟办,就是督办事项要根据企业内部职责分工,拟定督办通知,明确承办部门、办理时限和工作要求等具体内容。立项交办,就是经领导审签后,由办公室交给承办部门办理,并纳入企业二十四节气表严格管理。承办,就是承辦部门根据要求落实督办事项,制定工作计划,按节点推进工作。跟踪,就是办公室要运用现场察看、督查调研等方式全程跟踪,督导承办部门按计划开展工作。反馈,就是承办部门要按要求及时反馈进度情况,任务完成后及时提交办结报告,申请结题。评价,就是要建立健全督办评价机制,对承办部门办理情况进行考核评价。

三、闭环反馈,推动解决企业基层问题有效反馈解决

新时代下,能否用好督察督办职能有效解决企业基层基础问题,对提升企业管理效率至关重要。影响和制约企业发展的关键问题涉及方方面面,构建一套行之有效的常态工作机制,及时、准确、优质地发现和解决各类问题,往往能起到事半功倍的效果。

(一)建立全面调研机制。在重大事项督察督办过程中,应及时组织开展全员参与的工作调研,分管理部门、基层单位、基层班组不同层面,从安全生产、科技创新、经营管理、队伍建设等多个维度,及时掌握制约企业发展、影响企业效率的核心问题。整理归纳并提交企业领导层,经领导层专题分析,定位问题根源后,对确有必要的重大事项,开展督察督办。

(二)建立过程督导机制。对督察督办的重大事项,应坚持勤讲、勤盯、勤抓,引起企业上下高度重视。建立高层管理者总体抓、职能部门牵头落实、基层单位具体推进、办公室定期督查的“四级”督导机制。办公室充分发挥“助推剂”作用,定期开展专题督查督办,及时通报进度情况;要督促企业管理层召开专题推进会,检查落实进度及质量,协调解决工作中遇到的困难。通过“四级”管控,调动抓好问题落实的动力源,形成“齐抓共管、协同推进”的浓厚氛围。

(三)建立销号反馈机制。作为企业办公室而言,应建立行之有效的闭环反馈管理机制,对问题解决实行销号管理,责任部门完成解决任务后要提报工作开展支撑材料,向办公室申请销号。办公室要将问题具体落实情况反馈至问题提出单位,经回复同意后,完成销号。企业领导层应定期召开专题会,审查问题落实情况和具体工作成效,掌握企业内部实际矛盾和难题,服务决策,督导落实,形成PDCA管理闭环。督察督办是企业经营管理的重要抓手,只有将自上而下督导与自下而上反馈有机融合,才能有效应对企业复杂的外部发展环境,科学决策、有效落地;才能掌握企业内部发展矛盾并有效解决,实现企业的螺旋式良性循环,提升企业经济效益。

【参考文献】

[1]高万钊.论国有企业督察工作的重要性[J].法制与社会,2009(12):253.

[2]梁家鹏.督察督办——企业管理工作的"好推手"[J].经营者,2014(11):79.

[3]程慧婧.开展督察督办工作要重点把握好五个关键点[J].工作指导,2016(11):101.

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