基于云平台的高校系级档案资源共享平台的应用

杨佳音 孙立明 夏金存 叶怡仙

【摘要】本文针对高校系级档案管理和利用的现状和问题，通过实践考察和问卷调查，较为全面地了解和掌握系级档案信息资源化建设的必要性和发展要求。并利用云平台来推动系级档案信息资源共享平台的应用，以提高系级档案信息资源管理水平，更好地利用和开发信息资源为学校和师生服务。

【关键词】高校；系级档案信息管理；要求；共享平台；应用

教学系部是高校教育教学与管理的基本单位。在日常的教学、科研及管理运行中，系部产生并积累了大量具有保存价值的文字、图表、声像等信息资源，这些都是系部实现人才培养目标的真实记载和重要记录，是高校教学档案管理中非常重要的组成部分。近年来，教育教学评估、质量监督检查等工作极大地推动了高校教学部门档案的建设和发展，系级档案管理取得进一步的发展。随着现代信息技术的迅猛发展，传统的档案管理方式已经无法适应信息社会飞速发展的需要，系级档案信息的资源化建设势在必行。

一、高校系级档案信息资源化建设现状

笔者对厦门医学院及厦门三所高校的教师、教辅人员和管理人员共100人进行了问卷调查，分析高校系级档案资源信息化建设现状，系级档案资源信息化管理和共享的具体要求，探索档案资源信息化建设过程和方法，如何达到安全高效的管理，为实现资源共享奠定基础，见“表1”。

调查表明：调查对象普遍认为，对系级档案进行信息化管理很重要，由于目前系级档案的管理能力有限，大家从各类网络信息平台获取到的系级信息不完整且较为分散，不利于信息的保存和查阅，也不利于信息资源的利用和开发，因此对构建系级档案信息资源共享平台有着强烈的期待。

部分问卷对象对系级档案信息资源共享平台的构建提出了自己的看法：对档案信息资源的准确性，档案信息资源更新的及时性，档案信息资源的安全性，信息平台操作使用的便捷性表示出了一定的担忧。希望查找信息的方法便捷，信息数据能及时更新；为确保数据的真实及时，建议与考核挂钩；建议和学校现有网络平台能对接；希望专人管理，专人建设，落到实处。

二、 高校系级档案信息资源化建设的意义

档案信息资源化建设有着重要的意义。做好档案信息资源化建设，既可实现对档案信息的优化管理，使各类档案得以更安全高效地保存，又可以促进信息互动，提高档案信息利用率，进一步实现档案信息价值。做好系级的档案信息资源化建设，不仅仅是为系部师生服务，还可以为学校和上级部门提供有价值的档案材料，为学校的教学、科研和党政管理等工作服务，甚至为社会公众服务，对高校教学检查、教学质量监督和教学评估都有着重要的作用。

三、高校系级档案信息资源共享平台的应用思路

针对当前资源获取渠道分散、存储无序、查找获取困难、安全性差等问题，全面分析和梳理系部档案信息资源；根据档案信息资源的用户群体、档案属性、保密性要求等，对档案信息资源进行分类；通过合理的分类，不仅便于查找，更便于进行访问权限控制；综合分析用户对档案信息资源的访问需求，设定不同的角色，并对每种角色设置对应的访问权限。

（一）信息共享平台需满足的条件。1.方便各级用户获取和提交档案信息文件。允许用户在任何时间和地点下载或提交权限范围内的档案信息文件。2.用户能快速查找所需要的权限范围内的档案信息文件。3.具有完善的权限访问控制，切实保障档案信息安全。4.操作系统简单、方便、易懂，可以满意不同年龄层次的用户需求。

（二）信息共享平台的选择。结合厦门医学院数字化校园建设现有资源，拟采用爱数云盘来作为系级档案信息共享平台。AnyShare Cloud是专业的企业网盘，为企业内部协作提供高效的文档办公服务。采取权限管控，防范误操作；多环节控制，保障数据安全；副本存储备份，HTTPS传输加密，防数据丢失；涉密级文档可以防复制、打印、截屏等，防数据泄密。

（三）共享信息分类。1.院级。包括：上级部门文件、医学院发文、规章制度、通知公告。2.系级。包括：党务工作、行政工作、系部行文、工会事务、财政预算、人才培养方案、教学计划、课程标准、课程安排、教学督导、教学检查、专业建设、课程建设、本科建设、实验实训、招生工作、迎新工作、毕业生工作、就业工作、专升本工作、社会培训、人才招聘、职称评聘、校企合作、外事参访、出差审批登记、各类值班安排、申领报销、常用模板和表格。3.教职人员。包括：教师比赛、教师获奖、教师培训、考核评优、继续教育、师资队伍、科研申报、科研成果、教学工作量、导师工作。4.学生。包括：技能比赛、创新创业、学生获奖、学籍异动、考试安排、实习见习、学生活动。

（四）信息共享平臺的权限设置。根据系部各级人员对档案信息的使用范围不同，系统管理员对用户的权限进行了配置。1.系部共享平台管理员负责整个共享平台的日常维护和管理，具有最高权限，对档案信息具有上传、显示、预览、下载、复制、修改、新建、删除等权限。2.系部党政领导及系部各专业负责人负责共享信息的把关、审查和监督，对档案信息具有显示、预览、下载、复制和修改等权限。3.系部教工属于普通用户，对部分不涉密可公开的文件信息具有显示、预览、下载的权限，对常用模板或表格具有显示、预览、下载、复制的权限。4.系统管理员还可以通过群组文档来给一个临时项目组成员进行分享协作，对平台上的信息进行编辑修改。

四、结语

探讨基于云平台的高校系统档案信息共享平台的使用，是从提高现代化管理水平、方便利用的实际需求出发，适应校园信息化建设的要求，做好原有纸质档案文件的数据库建设工作，在安全有效的前提下推进档案信息资源的共享建设，为系级档案利用提供最大方便，为学校教学、科研和党政管理等工作服务，最大限度实现系级档案价值。

【课题项目：厦门医学院2016年上半年校内课题，课题名称：高校系级档案信息资源化建设，课题编号：J2016-11】

【参考文献】

[1]杨大伟.高职系部教学档案信息化管理的SWOT分析[J].黑龙江生态工程职业学院学报，2011（06）：136-137.

[2]杨杰.高校实验室资源共享网络信息平台的架构设计[J].高校实验室工作研究，2014（04）：83-85.