信息化技术在档案收集整理中的应用分析

齐桂芳

【摘要】档案收集整理工作步骤繁琐，在进行这类工作时，会在一定程度上造成人力的浪费，为了提高档案管理工作的工作效率，信息化技术被广泛使用。本文对信息化技术进行了分析，将它的具体应用方式进行详细介绍。

【关键词】信息化技术；档案收集整理；应用分析

档案收集整理工作被应用在各个行业领域内，在过去的档案管理工作中，纸质档案管理是最常见的档案管理方式，纸质档案在建立查阅过程中，也会占用档案管理部门大量的空间，导致档案管理工作缺乏便利性。而信息化技术在档案收集整理过程中的应用就很好地解决了档案管理问题，加快了档案管理工作的发展进程，体现出了档案信息管理的高效性。

一、信息化技术在档案管理工作中的实际工作效用

（一）提升档案管理工作的工作效率。在进行档案管理工作的过程中，档案收集整理工作效率会显著提升。例如对高校学生的档案进行收集整理时，过去采用很多人工整理方式，对档案信息进行采集、分类、记录、搜索，这些档案管理工作有很多是由管理人员手动完成的，在这一工作进程中，不仅仅耗费了学校的大量人力资源，还降低了档案管理工作的准确度。在这一工作进程中，人们的精力会出现很大程度上的消耗。但是在应用档案信息管理技术以后，这一管理工作的局限性就轻易被打破了。更多完善的档案管理办法得到应用，相关人员可以对档案信息进行细致的处理、区分、甄别、筛选。在应用信息技术的状况下，可以找到更加快捷的工作途径，这样就能减少数据丢失的概率，对数据信息进行集成化管理，使档案管理工作具有可持续性。

（二）有效的信息交流途径。有效的信息交流途徑可以提升档案管理效果，纸质档案杂乱无章、保存困难，需要耗费大量的时间去查找，这就严重影响了档案的查阅效果，在对档案进行校对的过程中，也会造成人力的浪费。并且档案在传递和携带的过程中会出现丢失的状况，这会在档案管理工作中造成不可挽回的损失。应用信息技术以后，就提升了档案管理的安全性，保证了档案使用的顺畅度，在对档案信息进行研究交流时，可以对杂乱的信息进行筛选、重置。在这种状态下，就能实现对档案的信息化管理。另外，网络信息技术的应用也会让档案信息交流变得更加顺利，通过U盘、E-mail的等途径就能对档案信息进行传递，这样就可以采用更加便捷的途径查阅使用档案，提高档案的使用效率。

二、对档案收集整理工作的信息化建设途径

（一）宣传教育管理。增加宣传教育管理路径，增加信息技术的使用范围。目前很多地方对档案管理工作的管理力度不够，使档案管理工作出现很多漏洞，部分单位的档案管理部门没有对档案进行信息化处理，这就在很大程度上降低了档案管理工作的实际效果，管理人员在整理档案的过程中，缺乏工作管理意识，没有对工作细节进行完善，导致档案管理工作中出现漏洞，久而久之，造成恶性循环。宣传档案管理工作的重要性，可以引起相关管理部门对这一工作的重视，让管理部门认识到档案工作的重要性，这样才能申请资金对档案工作进行信息化建设。档案管理人员在工作过程中需要尽职尽责，了解档案的功效作用，了解相关的档案管理工作内容。在宣传档案管理工作重要性的过程中，建立监督机制，监督管理人员的工作态度，抽查档案管理工作的效果。清晰的工作规则和恰当的奖惩工作制度也会提升管理人员的工作态度。

（二）增加对档案管理人员的工作培训力度。增加对档案管理人员的工作培训力度可以提升档案管理人员的工作水平，这样他们在开展相应的管理工作时，就能更好地对管理模块进行熟悉，增加自我创新意识，创造新型的档案管理工作平台。专业素质培训，培养档案管理人员的专业素质，让档案收集工作变得更加顺利，首先档案管理人员需要熟悉管理信息，建立有效的信息管理模块，顺利完成档案管理工作。其次管理人员需要培养自己的专业技能，提升其信息搜索能力、理解记忆能力、数据分析能力等工作技能。这样在工作的过程中，档案管理人员就能恪守本分，保持工作责任感，以专业的档案管理工作水平对档案数据进行收集整理。管理人员可以从多个角度分析数据，提升工作水平，保证工作质量，发挥自己的管理长处，弥补自己在工作中的不足。创新意识的培养，培养档案管理人员的创新意识可以提升他们的档案管理水平，信息技术在不断发展，管理人员的管理意识也需要随着信息技术的发展逐渐完善，降低处理档案的难度，设计更加人性化的档案处理方式，完善档案管理工作的细节。

三、档案保护

应用信息化技术的同时，还需要注意档案保护工作，这就需要建立适合的档案保护系统，降低档案数据丢失的概率。应用互联网技术时，需要建立有效的病毒防护系统，防止病毒入侵造成的信息泄露现象。

四、结束语

档案管理的信息化建设对档案的收集整理有很大的帮助，社会在发展，时代在进步。在进行档案管理工作时，也需要制定相应的管理策略，在实践过程中寻找工作经验。本文对信息化技术的使用过程进行了论述，阐明了档案管理工作的重要性和档案信息技术的应用特点。随着时代的发展，信息技术的使用范围会变的更加广泛，档案管理技术也会逐步得到完善。

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