对事业单位档案管理信息化建设的思考

张晓蓉

【摘要】在信息化背景下，事业单位只有加快档案管理信息化建设步伐，才能确保档案管理工作满足时代与社会发展的需求。事业单位领导与档案管理人员必须引起足够的重视，不断提升档案管理信息化水平，将各种档案资料的作用与价值充分体现出来，为事业单位的进一步发展奠定良好的基础。本文将简述事业单位档案管理信息化建设的意义，并提出了切实可行的策略。

【关键词】事业单位；档案管理；信息化建设

事业单位在开展各项业务活动过程中，将产生各种类型的档案资料，主要有文件、图表、声像等，保存价值非常高，能够为事业单位今后工作的开展提供重要的参考依据。档案管理在事业单位管理工作中占有重要的地位，需要加快信息化建设步伐，逐步提升档案管理的规范化、标准化和科学化水平。

一、事业单位档案管理信息化建设的意义

事业单位加强档案管理信息化建设意义重大：一是能够简化档案管理工作流程。传统档案主要是纸质资料，极易出现老化、破损等问题，且档案收集、整理、分类和保存等工作量较大。通过信息化建设，档案管理人员直接利用电子网络平台，将档案信息录入计算机中即可，这样不仅减少了档案存储空间，还有利于今后的利用。二是为档案查询与利用提供便利。从传统档案管理模式来看，档案利用者需要翻阅大量的档案资料，花費大量时间与精力才能获得所需档案。提升档案管理信息化水平以后，利用者只需要在计算机上输入关键词即可检索到相应档案，甚至不用到档案室内寻找，实现了档案信息远程化传输，促进了管理和办公效率的提升。

二、事业单位档案管理信息化建设的策略

（一）增强法制观念，提高档案意识。事业单位领导应高度重视档案管理工作，真正意识到其重要意义，结合《档案法》中的要求，广泛开展宣传工作，促使档案管理人员法制观念不断增强，并有效提升法律意识。事业单位应通过学习、培训、答题及考试等形式，从整体上提升档案管理人员的综合素质，熟悉相关的法律法规，在实际工作中严格执行。此外，档案管理人员对待工作也要认真负责，履行好自身职责，规范操作各种信息化设备。事业单位要将档案管理人员的工作热情激发出来，确保他们全身心投入到档案管理工作中，才能最大限度减少问题，避免档案资料出现损坏、丢失的情况，为档案管理信息化建设创造有利条件。

（二）完善档案管理制度。制度是所有工作正常开展的前提，要想实现事业单位档案管理信息化建设的顺利进行，需要重视建立起完善的档案管理制度，为这项工作提供科学指引与保障。事业单位要尽快制定规范的信息化安全保障制度，这样在档案信息资源信息化建设期间，可以避免出现档案遗失、外泄等问题。事业单位档案管理部门要严格制定工作责任制度，将具体责任明确到个人身上，以此增强档案管理人员的责任意识和安全意识，不断提升档案管理制度的科学化、严格化和有序化水平，促使事业单位档案资源信息化建设正常开展。

（三）提升规范化和标准化水平。在事业单位档案管理信息化建设过程中，规范化和标准化是两个需要达到的目标，这能够将档案管理工作现代化水平反映出来。事业单位在档案管理信息化建设中，需要根据国家信息化管理的相关标准，从自身发展需求与特点出发，将相应的内部管理标准体系明确下来，在实践中逐步加以完善。事业单位在档案目录数据库建设中，不仅要满足国家标准，还要便于操作，将各种文件和档案的内容、著录项目、数据库结构与格式等统一起来，并保证档案数据库管理软硬件文档格式、数据指标等规范。这样档案管理人员在档案馆录入电子目录以后，可以更好地共享数据，避免软件不兼容造成的数据不能转换、读取等情况。

（四）加快硬件建设。在事业单位档案管理信息化建设过程中，还要注重对各项现代化软硬件设备进行完善，主要有计算机、数字存储设备、数据库以及网络等。事业单位要注重在数字资源设备上增加更多的资金投入，及时采购、更新和升级设备。事业单位为获得更多的档案资料，需要将存储光盘配置齐全，确保光盘有一定的存储空间，延长光盘使用与保持的时间，从最大限度减少存储风险，让档案资料得到安全保护。选择硬盘设备备份的过程中，要注重其有良好的性能，能保持稳定，并具备较强的抗外界干扰能力，从而使档案资料保存更加健康和有效。

（五）提升管理人员的专业素质。事业单位要注重对档案管理人员的培训教育工作，让他们学习并掌握更多专业知识，同时档案管理人员还要通过学习计算机、档案管理软件等知识，熟练运用各种现代信息管理技术，既要懂得档案管理业务知识，还要精通计算机管理技术，真正成为复合型人才。此外，事业单位还要做好对档案管理人员的思想政治工作，加强对他们的职业道德教育，以此增强档案管理人员的政治思想觉悟。这样他们在工作中才会保持高度的责任感，提升政治敏锐性与政治鉴别力，踏踏实实做好档案管理信息化工作，为事业单位的发展作出自己的贡献。

三、结语

总之，事业单位档案管理信息化建设是一个复杂、系统的过程，需要档案管理人员注重提升自己的综合素质与能力，才能更好地胜任本职工作。同时事业单位领导也要提高重视程度，既要建立完善的规章制度，还要逐步加大资金投入，为档案管理信息化建设创造有利条件。这样才能真正发挥出档案资源的价值，促进事业单位的进一步发展。

【参考文献】

[1]刘素云.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务，2016（07）：31-66.

[2]冯维茜.事业单位档案管理信息化建设探讨[J].东方企业文化，2015（15）：81.