论移动办公对传统办公方式的影响

练仕 许娜

[摘 要]随着智能手机以及第四代网络通讯技术的发展，移动互联网快速发展，各大互联网公司纷纷推出不同功能定位的手机APP，如微信、滴滴、手机淘宝，等等。同样，移动互联网也改变了传统的办公模式，也可以说，移动互联网的诞生，推动办公进入了移动办公时代。移动办公领域是一个新生的领域，很多公司都在此跃跃欲试，推出了不同风格的移动办公手机APP，准备掀起一阵浪潮，盯盯便是众多APP中的一个。移动办公浪潮兴起，必然会对传统办公带来冲击与影响，本文就以盯盯为例，论述移动办公带来的影响。

[关键词]移动互联网；移动办公；盯盯

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.04.018

[中图分类号]TP399 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）04-00-02

1 移动办公诞生的背景

在移动互联网如此发达的今天，如何解决办公中的效率问题、沟通问题成了职场人士关注的焦点。在此背景下，有许多公司纷纷推出移动办公软件来解决“效率低下”这一问题，由此诞生了移动办公这一概念。而到了今天，移动办公已日趋成熟，在完善移动OA功能的同时，各大软件的开发者也开始注重软件的体验和数据的安全性等。

2 移动办公的优势

相比起传统的办公方式，移动办公有着巨大的优势。首先，它不受办公场所的限制，同时也能减少同事之间的交流成本和摩擦。对于紧急事件或者会议的召开，也可以采取远程协作的方式，这样既节省了时间又提高了工作效率，还免去了人们携带体积较大的笔记本电脑的麻烦，即使在下班时候也可以很方便地处理一些紧急事务。其次，移动办公还能集合传统OA的功能，将传统电脑办公流程或者紙质办公流程内置于手机APP中，可以随时随地审批公文、查阅公告，实现无纸化办公，节约办公成本，实现低碳办公。相比起传统办公方式，移动办公软件还可以借助于手机的定位系统，实现下属位置的定位或实时查看下属位置，这是传统办公无法实现的。最后，移动办公最大的优势就是其的设计流程体现着以用户为中心的核心价值，可以针对不同的用户需求实现专业化的定制开发。从功能到UI界面，甚至是细节性的用户体验，无不体现者移动办公的优势。

3 盯盯及其对传统办公方式的影响

3.1 盯盯简介

盯盯是一款移动办公手机APP，致力于解决办公中效率低下的问题。为解决这些问题，盯盯开发了任务、审批、汇报、轻呼、签到，以及消息和公告的已读未读提醒等功能。在解决效率低下问题的同时，还致力于“解放天下领导”，自动进行任务提醒，智能导出工作表格，将督促下属执行和汇报工作的任务放在了手机上。只需要轻轻一点，即可实现考勤数据、报表，工作记录的自动生成。同时，盯盯还是全新的生产力工具，独家打造的记事本，告别了开会必带纸和笔的传统模式，只需要打开盯盯，编辑文字或者选择录音，随时随地可以记录自己的创作灵感。

3.2 盯盯对传统办公方式的影响

3.2.1 “签到”替代了传统打卡机

盯盯将考勤搬到了手机上，借助手机自带的定位功能以及第三方软件提供的地图，可以实现精准的定位。对于上下班考勤来说，该功能可以代替打卡机，为公司节省一部分开支的同时也可以有效地避免上下班拥挤打卡现象的产生。该功能的最大优势就是定位准而且不可人为修改定位位置，这对于领导销售团队的主管来说是一个巨大的福音，也可以说是一个革命性的变革。当领导有查看下属位置的需求时，以往可能会是打电话查岗，现在只需要借助盯盯发送一个指令，就可以准确知道对方位置，从而有更多的时间来潜心研究公司或者项目的发展方向而不是斡旋于员工有没有到达指定地点拜访客户或者别的工作。

3.2.2 “任务”替代了邮件派活

在国外，邮件沟通是工作中安排任务的主要方式。在国内有部分企业也沿用了国外的这种工作习惯，但是邮件最大的弊端就是不能实现及时的提醒与追踪，无法及时获取任务的进度。而且，邮件的及时性很低，这就会拉低整个团队的工作效率，也无法避免任务执行者拖延任务行为的产生，一旦拖延起来，会影响整个项目的工作进展，甚至影响公司长远利益。而移动办公，可以将任务放在手机上进行，不仅可以实现任务及时的上传下达，还可以追踪任务的进度。借助手机的提醒，可以对拖延任务者进行不间断的提醒，最大限度保障工作的效率。此外，还能对任务的重复性进行设置，这对于机械性的工作是一个福音，只需一次设置，就可永久“获利”。在融合移动办公对任务不间断提醒的同时，盯盯还将汇报嵌入任务中，为追踪任务的进度提供了方便，拒绝任何一个拖延和偷懒的可能，增强执行力。就工作的安排和提醒这一方面来说，移动办公做到了传统办公方式无法做到的智能化监督，督促员工高效地完成工作。

3.2.3 “审批”替代了纸质单据

在企业的办公流程中，审批是非常重要的一环。某种意义上，审批的流程是否合理，审批的效率是否高效，对企业的发展有着重大的影响。

将办公室装进口袋里、随时随地可以查阅汇报，审批公文。这在以往的审批中是不敢想象的，但是移动办公则可以轻松地将此实现。以费用的报销为例，以往要挨个找领导进行签字审批，但是现在，盯盯将这一流程放到了手机上，工作人员不必再拿着发票跑办公室，只需要将发票拍照，作为附件上传至审批中，发送给领导即可。随时随地都可以发审批，领导也随时随地都可以看审批。这对于办公效率的提高具有重大的意义，减少了不必要的跑腿和审批签字环节，可以节约时间。同时，也能减少纸质文件的使用，节约资源，减少公司办公成本，实现无纸化办公、低碳办公。

3.2.4 “记事本”替代了“烂笔头”

“好记性不如烂笔头”，曾经，笔记本和笔是办公人士开会时的标配。盯盯带有的记事本功能，完全可以将笔记本代替。开会时只需打开盯盯，就可以记录会议内容，如果不想打字，只需要打开录音，调到会议模式。插入图片和附件即可将整个会议完整地记录在软件内，随时随地都可以重温会议内容，不错过任何一个重点。所以在移动办公时代，软件就成了笔记本和录音笔的集合体。相比起传统的笔记本，软件有着得天独厚的优势，例如，易于保存、输入速度快、准确率高。随着语音识别技术的不断发展，盯盯完全能够做到实时地将人们说话的声音直接转换文字，也许以往需要写一个小时的一篇文章，现在只需要说5分钟就可以完成。

记事本还承载着“生产力工具”的职能，在以往的办公中，脑海中有新的想法会先找一支笔记录下来，可是时间久了，就会忘记自己所记的东西在哪。移动办公则不同，随时都可以将新的灵感记在软件里，在需要查阅时，打开软件搜索关键字即可，可以大大节省时间，提高效率。

3.2.5 “消息已阅”保证上传下达的效率

“时间就是金钱，效率就是生命”，这是1980年深圳市蛇口工业区创始人袁庚率先提出的口号。效率就是企业的生命，传统的办公方式，下发通知也许只是发布一个公告或者群邮件，这种方式最大的弊端是无法准确地知道公司员工到底有没有查看公告的内容。企业领导者需要第一时间将公司的决策或战略方向传达至所有人，消息阅读的及时性是制约着上传下达效率的主要因素。移动办公则不会存在这样的问题，因为所有的公告都是在軟件上完成，下发公告有提醒，公告消息已阅或未阅都会有明确的状态展示，可以第一时间定位到哪位员工没有查阅公告。这就解决了上传下达中的及时性问题，从而提高了办公效率。

3.2.6 “轻呼”代替了打电话

在办公室中“叫人”与“找人”是使用比较频繁的事情，但是在移动办公软件诞生以前，找人与叫人的方式多数是打电话。在互联网如此发展的今天，使用打电话叫人不仅没能跟随时代的进步，还会增加企业的成本投入。在移动办公中，如何方便快捷地叫人成为了一种新的需求。“轻呼”是盯盯中的一个叫人工具，借助于网络通信可以实现找人与叫人，相比打电话，网络呼叫叫人具有轻便、快速、免费的优势。

4 结 语

移动办公在提升工作和沟通协同效率、为个人和团队注入激情、为企业减少办公成本方面发挥着巨大作用。2015年李克强总理提出了“互联网+”行动计划，此后互联网+传统行业迅速发展。现在以智能手机终端为载体的移动互联网已经渗透进各行各业，在办公领域，移动办公也对各行各业的工作方式产生了巨大的影响，甚至改变了人们的工作习惯。紧随用户，以用户为中心的设计理念已经让移动办公在各行各业的办公中掀起了一阵浪潮，而且随着技术的发展以及人才的不断增加，这种浪潮还会继续升温。移动办公不仅是一场“工作方式的革命”，对于企业更是一场管理模式的“革新”。

但不可否认的是，作为新兴的领域，移动办公也存在着很多的局限性，如数据安全、服务器的承载能力、行业人才匮乏，等等。但是随着云安全技术的不断发展，以及各大APP研发者对移动办公的重视与投入，笔者有足够的理由相信，未来的移动办公终将会以更人性化、更安全的设计，来取代传统的办公方式，并为人们的办公带来诸多的便利。

主要参考文献

[1]杨楠.移动办公——使工作随时掌控[J].办公室业务，2012（7z）.

[2]李镇羽，杜华巍，刘飞云，等.移动办公应用发展状况的探讨[J].科技视界，2016（4）.

[3]王敬，胡丽，张晶.浅论移动办公新趋势[J].现代办公，2015（8）.