勘探公司数字档案馆建设的几点思考

2018-03-26冯琳

成功 2018年2期

关键词：纸质档案馆数字化

冯琳

塔里木钻井公司新疆巴音郭楞 841000

一、数字档案馆的概念

数字档案馆是在广泛利用现代信息技术的基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核心，对档案信息资源进行管理，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。

二、数字档案馆建设的必要性

由于计算机网络的发展及广泛运用，使不同范围内利用者共享档案资源成为必然的发展趋势。凭借网络互联技术，建立计算机网络平台，逐步建立起真正意义上的档案数字信息中心，以供需要者查询、搜索，人们将更多地从网络中获取档案信息，从而使档案信息利用不再受时间和空间的限制，数字化的档案具有资源数字化、管理网络化、智能化、用户使用方便化等优点。

三、数字档案馆建设面临的问题

（一）电子档案管理的瓶颈

1、电子档案的不确定性问题

电子档案上的信息可以根据需要随时进行扩展、压缩或改变其存储空间。这样一来，增删更改电子档案不仅变得十分容易，而且可以不留痕迹。如果不采取有效的管理措施，电子文件档案的原始性、合法性和凭证性将无法让人信服。

2、电子档案对系统的依赖性问题

电子文件从生成到保存都必须依附于计算机系统，否则便无法识别和利用。存储在计算机光盘、磁带上的电子文件，由于载体对存储环境的要求过高，因此很难得以长期保存。

（二）数字化建设所需的设备不齐全

进行数字化扫描必须购置相应的扫描设备、计算机等硬件设备。对于档案馆来说，购买一套完整的快速扫描设备和软件不是容易的事，并且档案信息数字化过程完成后，花费大笔经费购置的设备有可能闲置或贬值，经济效益和长期效应不很理想。

（三）数字档案的安全性问题

数字化档案依赖于数字化设备而存在，因此，数字化档案具有不稳定性。主要表现在数字化文件所依赖的技术和设备更新换代异常迅猛，加上数字化档案的易更改、易复制等特点，给数字化档案的有效利用造成一定影响。

（四）档案数字建设中常见的业务问题

纸质档案在进行数字化操作的过程中，会遇到一系列的业务问题。一是档案人员业务的不熟练。二是各科室的归档人员业务水平不高。三是各级领导将工作的重心放在安全、生产、效益上，不重视档案工作，造成档案工作的迟缓。

四、数字档案馆建设的应对措施

（一）加强电子档案管理的对策

1、组织好电子文件的归档

必须加强组织管理，明确电子文件归档工作的流程和相关部门的职责。电子文件的形成者或承办者最熟悉其内容和电子文件相互之间的关系，所以，应由他们收集并整理文件后向档案部门移交，这样才能保证电子档案的质量。与此同时，档案部门必须对电子文件的归档进行指导和管理。

2、强化电子档案的原始性、真实性

必须建立一套科学、合理、严谨的管理制度，维护电子档案的原始性和真实性。其中维护电子档案信息安全方面的主要要求是:（1）电子档案的制作过程要责任分明。（2）电子文件形成后应及时进行积累，以防在分散状态下发生信息的损失和变动。（3）建立和执行科学的归档及保管制度。

3、强化对电子档案收集、整理、保管和利用的管理

（1）要注意电子文件的收集积累方法

电子文件的特性和表现功能不同于纸质文件,因此其收集积累的方法和要求也不同于纸质文件。电子文件必须与相应的纸质文件建立标识关系；电子文件在收集积累过程中，应刻录成光盘一式两套，以免在系统发生意外情况时文件丢失。

（2）要保证电子档案的安全

第一，要保证电子档案载体在物理上的安全。要创造一个适合于磁、光介质保存的环境。第二，要保证电子档案在内容逻辑上的准确性。第三，要对电子档案的载体进行有效的检测与维护。对所保存的电子档案载体必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。

（3）明确电子档案利用的方法

利用网络进行电子档案的传输得到了越来越广泛的应用,也反映出一些技术上的问题:首先是档案传输中的安全问题。目前比较可行的方法是在档案传输前将数据加密。其次要采用安装防病毒软件的方法对来自网络上的文件进行病毒检测。最后是电子档案的合法性问题。在 OA系统中的电子档案签字即电子签字必须得到法律部门的认可。