试论企业档案工作的集中统一管理

刘 俊 伟

(山西国际物流有限公司，山西 太原 030006)

企业档案集中统一管理，是企业档案工作的一项基本原则,是贯彻我国档案工作基本原则的具体体现，是企业档案工作发展的必然趋势。它不但有利于档案的保护，而且有利于对企业档案信息的开发利用，为企业的科学决策与管理创新提供重要保障。

1 企业档案应实行集中统一管理

档案是国家重要的信息资源，《档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用[1]。《科学技术档案工作条例》也明确各单位应当按照集中统一的原则管理科技档案，建立、健全科技档案工作，达到科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。这就为企业档案工作指明了方向，是企业档案管理唯一正确的途径，企业档案应实行集中统一管理势在必行[2]。

企业档案是等企业在生产经营活动中形成的具有保存价值的图纸、图表、文字材料、照片、音像资料及电子文档。是企业生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分，真实地反映了企业在历史发展中的全貌，是企业管理中不可缺少的重要凭证。它直接关系到竞争中企业的兴衰。因此，只有实行集中统一管理，才能为企业档案工作提供坚实的基础，要重视企业档案工作，并将其纳入企业的生产、技术、科研管理工作之中，加强领导，有效地发挥企业档案的作用。然而，就企业本身而言，企业档案有文书档案、技术档案、基建档案、会计档案等，还有大量的电子档案的形成，分散在各个部门之中，企业日常活动中形成的大量文件材料不能及时归档或者归档不齐全，加之科室人员档案意识淡漠，为了方便自己利用将文件材料据为己有，这就使集中统一管理具有一定的难度。如何改变这种状况，化分散为集中，首先要增强企业领导的档案意识。宣传档案工作关于“企业的档案要由企业的档案机构统一管理和集中保管，任何个人和科室、车间、组织等不能据为己有或拒绝移交”的原则，把档案工作列入企业的议事日程，制订出本企业切实可行的档案管理措施，不断宣传“集中统一”的重要性，把分散保管的档案通过各种渠道收集起来。收集工作是“集中统一”的基础。收集工作的好坏，直接影响企业档案的集中统一管理。抓好这项工作是关键，这是档案集中统一管理的物质条件。只有档案收集的齐全完整，才能丰富室藏，才能对领导的各项决策起到参谋助手作用，企业档案集中统一管理，是企业工作中的重要环节，必须进一步加强。

2 企业档案集中统一管理有利于档案实体和信息安全

企业档案实行集中统一管理，有利于档案信息和档案实体和信息安全，为企业自身档案信息的开发利用奠定物质基础。为使档案长期为各项工作服务，就必须尽最大限度延长档案的寿命，那么档案的保护问题就成为一项重要课题。档案是不可再生资源，具有原始性和唯一性，是重要的凭证。当今社会对档案信息需求的开放性越来越强，及时、有效地保护档案信息与档案实体安全，最大限度地延长档案的寿命，防止档案涂改、丢失、被盗等发生，由于档案库房未按专业标准建立，管理跟不上，造成档案发霉、变质、虫驻等现象时有发生。企业档案中的人力资源、技术秘密等也有泄露的危险，成为档案安全工作面临的重要问题，国家档案局近年来将档案安全体系建设同档案资源体系、档案利用体系建设作为我国档案事业三大体系建设，将档案安全体系建设推向了档案工作的更高层面。维护档案实体安全纳入国家档案三大体系建设中，足以证明档案安全的重要性，企事业档案工作需要集中统一管理。

《档案法》第十三条：各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。要求各级各类档案部门要“……配置必要的设施确保档案的安全……”，有关部门应当为保护档案提供必要的物质条件，企业档案集中管理后，首先要有适宜存放档案的库房，还要配备档案柜架、卷皮、卷盒等装具。具备这些起码的物质设施后，档案的保护工作才能真正开展。档案是一定物质材料制成的，它的寿命与保存条件有很大关系，所以要调节库房温湿度，防止档案虫、鼠害及水、火的发生，保证档案的安全。加强档案的保护工作。有些企业在这方面做的比较好，首先领导重视档案的业务建设，成立了档案管理机构，配备了专职人员，使各种门类的档案得以集中统一管理，并把档案工作列入企业的议事日程，企业上等级，档案要先行，档案工作走在企业的前列，特别是档案的保护工作做的较好，配备了专门档案库房、密集架、柜、购置了档案的标准装具，为档案的保护奠定了物质基础，并为利用提供了保护设施复印机、计算机，阅览室等，制定了档案保护管理制度，对文件纸张，书写文件的墨汁、墨水都做了专门规定，由于各方面措施得力，改善了档案的保护条件，使档案保护上达到了“5防”要求，综上所述，企业为有效地保护档案信息资源，更好地发挥档案作用，对企业档案工作应该实行集中统一管理。

3 企业档案集中统一管理有利于开发利用档案信息资源

企业档案是企业在从事科研、生产、基建等活动中形成的，能够直接反映企业日常生产经营活动的，具有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。能够反映企业的真实面貌，具有原始性、真实性和凭证性的特点，当今社会是信息时代，档案作为重要的信息载体，愈来愈受到人们的重视，档案资源中蕴藏着大量重要的信息，人们能够从档案中开发出大量的有利用价值的信息，为企业的生产经营工作服务。利用好档案对促进企业各项工作的开展有着积极作用，企业档案集中管理对档案信息资源的开发利用能创造良好的条件。企业由单纯生产型转变为生产经营型后为了获得最佳经济效益，必须引导企业把档案工作重点转移到开发利用，发挥效益上来，并且把档案信息资源开发利用的程度，发挥经济、社会效益的大小作为衡量企业档案工作水平高低，质量优劣的首要标准。档案人员要了解企业生产的经营状况、熟悉档案内容，对企业生产经营管理的需要及时提供准确可靠的凭证数据，并且为企业经营管理针对性的开展编研工作，使企业档案来源于企业，服务于企业，取得应有的经济效益。档案人员在开发本企业信息资源的同时还须收集与本企业有关的资料，经过加工整理浓缩成新的档案信息，为本企业和全社会服务。因此，企业档案集中管理，档案信息的开发利用才能发挥出应有的作用，为企业在今后的生产经营提供可靠的保障。

4 企业档案集中统一管理要求提高档案从业人员的业务素质

企业档案实行集中统一管理给企业的生产活动带来活力，但作为档案人员如何为企业各项工作当好先行官，当好领导决策者的参谋与助手，这就对档案人员的业务素质提出更高的要求。由于企业档案集中了各种载体，各种门类的档案，档案内容的知识面较广，档案人员稳定下来后通过日常的档案工作能学到许多知识，因为档案学是一门科学知识性、实践性很强。档案信息包罗万象，涉及社会生活的方方面面，管好用好档案，需要具备很强的社会科学知识的档案专业知识，主要有文书学、历史学、档案管理学、档案保护学、古代汉语等多方面的专业知识，档案人员要搞好本职工作就必须努力学习与档案业务知识和档案工作相关的知识，努力提高自身业务素质。《档案法》第九条向档案人员提出了更高的要求“…具备专业知识。”具体表现在：档案人员应具备档案专业知识，熟练掌握接收、收集、整理、保管、鉴定和提供利用各级门类的档案以及保护档案时一系列专业知识与实际工作本领，具备与档案管理的新科学新知识，具备较强的分析研究能力，档案人员要不断地学习钻研，才能不断提高业务素质。作为企业来说，为了搞好档案工作，要重视专业人员的培养，输送和培养档案专业人员，使他们专业素质能够达到国家需要的要求，适应当前经济的需要，为企业的各项经营活动服务。因此，集中管理档案是提高档案人员业务素质的关键。