浅谈新时期社保档案管理工作

摘要：随着经济社会的快速发展，社会保险工作出现了巨大变化，进而对社保档案的管理工作提出了更高的要求，在新的形势下，如何解决当前档案管理工作中存在的问题，进一步加强档案管理工作，就显得尤为重要和必要。

关键词：社会保险；档案管理；改革

社会保险业务档案简称社保档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子档案、图标、声像等不同载体的历史记录，是社保经办机构保费征缴、待遇发放、日常管理工作的原始凭证。近年来，随着经济社会的快速发展，社会保险工作出现了日新月异的变化，进而对社保档案的管理工作提出了更高的要求，当前，社保档案管理形势异常严峻，切实提高社保档案管理水平，使社保档案真正发挥“记录一生、保障一生、服务一生”的作用，是广大社保经办机构所面临的严峻考验。在新的形势下，如何解决当前档案管理工作中存在的问题，进一步加强档案管理工作，就显得尤为重要和必要。

一、新时期档案管理工作的重要性

（一）社保档案是重要的民生档案和历史凭证。在新的历史条件下，各级各部门要加大重视程度，普及全员档案意识，各级社保经办机构及其工作人员要充分认识到社保档案作为一种重要的民生档案，是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保者享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保人员“记录一生、保障一生、服务一生”的重要条件，也是反映社会保险事业发展的宝贵资料和重要历史凭证。社保档案管理贯穿于社保业务的全过程，需要全员参与，要充分调动所有人员工作积极性，从源头抓起，保证档案管理工作保质保量完成。

（二）档案信息化、自动化是历史发展的必然。档案信息化、管理自动化是形势发展的客观必然，要敢于打破落后的管理模式，通过档案管理软件的应用，将纸质档案数字化，实现存量档案电子化。通过电子档案与业务系统的实时连接，对业务办理所形成的电子档案实时存档，实现自动化管理。

（三）加强档案利用开发，实现信息共享也是社会发展的客观要求。在一部门或多部门系统中，实现电子档案的实时传送、调阅，避免了同一参保人员在不同业务窗口重复提供档案材料的现象，减轻办事群众负担。同时，通过对档案内容的整合、加工、编研，使档案服务由个别查询向系统整理提升，由简单汇总向专题研究提升，从而产生更高的“增值”服务。

二、社保档案管理工作存在的问题

在实际工作中，公众对社保政策和社保业务经办方面关注度高，对社保档案管理方面关注度低，从而形成了社保档案管理滞后于社会保险发展的局面。主要表现在：

（一）管理工作缺乏标准。以我国当前的社保档案管理工作来看，工作缺乏统一标准，大多数沿用的1992年国家档案局所制定的标准，而此标准已大多不适应现在社保档案的管理需要。在管理形式上，大多数社保经办机构采用原始的纸质档案管理办法，远远落后于现代化的档案管理体系，致使档案管理成本增加或效用发挥大打折扣。

（二）管理工作存在局限。受客观条件限制，社保经办机构大多无集中规范的档案管理场所，档案管理较为分散，只要表现在：从档案来源看，社保服务对象既包括参保企事业，也包括个体工商户、广大城乡居民，涉及险种多，单位、人员分散；从业务过程来看，社保档案形成于参保、转移、发放、注销等等不同环节，档案分类多、部门（科室）管理分散。

（三）管理人员相对不足。相对于业务科室，档案管理科人员相对不足，且缺乏专业化水平高的专职档案管理人员，致使无法全面兼顾各个类别的档案管理，进而导致档案管理水平较低。受传统思想影响，特别是重业务轻档案思想、保守思想的存在，导致社保档案管理工作严重滞后。

三、临朐县在档案管理方面的探索

档案管理工作是一项知识性、专业性极强的工作，也是一项不断发展、与时俱进的社会事业，面对档案管理工作所面临的新情况、新挑战，切实提高思想认识，不断研究和探索档案管理新模式，是促进社会保险事业健康有序发展的重要举措。

2017年6月份，潍坊市开展了社会保险公共服务“三化”建设工作，此项工作以综合柜员制改革为重点，以标准化建设为基础，以信息化建设为支撑，以一体化服务为目标，构建社会保险公共服务智能化体系，实现社会保险公共资源的最优配置，更好地保障改善民生，全面提升社会保险工作服务经济社会发展的能力和水平。作为信息化建设的重要组成部分，临朐县社保中心高度重视档案管理工作，以“三化建设”为契机，全面提升社保档案管理服务水平。

（一）加大经费投入，配备相关设备。为切实提高档案管理水平，临朐县社保中心多方筹集资金，配备了高拍仪、高速扫描仪、条码枪、条码打印机等设备，有效满足了电子档案管理所需设备条件。

（二）加强人员配备，提高管理水平。根据工作安排及档案管理发展方向，临朐县社保中心配备了纸质档案管理员和电子档案管理员，加强对社保“电子档案”重视程度，在深入学习电子档案管理模式的情况下，对纸质档案与电子档案的一致性和全面性进行了具体的规劃设计，极大的提高了档案管理水平。

（三）简化业务手续，实现档案“精”“减”。根据“最多跑一次腿”工作要求，临朐县社保中心对所有业务进行了流程梳理，摈弃了繁琐、冗杂的业务流程和手续，办事材料大大减少，进而促进了社保档案的“精”“减”，使有限的人力、物力投入到提高整体档案管理水平上来。

（四）档案系统传输，实现信息共享。为适应“一窗受理”工作，切实提高“放管服”水平，临朐县社保中心已实现柜台业务办理材料的网上传输推送，办事群众在前台办理业务时，由工作人员将扫描材料形成的电子档案向其他科室传送，省去了办事群众往来跑腿和重复提供纸质材料的麻烦，实现了信息共享和实时传输。

通过不断探索和反复实践，临朐县的社保档案管理工作水平和服务能力得到了切实的提高，但是离预期目标还存在较大差距，在今后工作中，临朐县社保中心将继续深化档案管理工作，积极促进社保电子档案的全面应用普及，最大限度的发挥社保档案的服务作用。

作者简介：潘增（1974.12--），男，山东临朐人，大本学历，现为临朐县社会保险事业管理中心 副主任