探讨档案管理的重要性

陈春霞

摘要： 随着市场经济的深入发展，组织管理环境也更为复杂，这就为现代档案管理工作提出了新的挑战。虽然近年来档案管理工作已经获得了较大发扎，但是其中仍有不少问题亟待解决，这就需要档案管理人员充分认识档案管理的重要性，在工作当中积极创新，改变管理模式和管理理念，创新管理方法，提高管理效率，使档案管理成为组织发展的有效动力。

关键词：档案管理；重要性；完善对策

无论是个人职业发展还是用人单位选拔人才，都需要档案作为参考、考察依据。档案是跟随个体一生的、公平记录其经历、发展、历程的文本，是一个人工作、生活状态的全面反映。针对档案进行管理，能够充分发掘人事服务作用，档案管理者需要充分认识工作的重要性，深度发掘档案的社会价值和岗位价值，从而使档案管理工作成为促进组织发展、社会安定和谐的有利因素。

一、档案管理工作的重要性分析

（一） 信息全面，真实客观

档案能够全面记录个人或单位工作、发展的相关信息，对于管理层来说，则能够通过档案对单位效益、管理水平等直观了解。在档案当中，会详细记录单位发展相关的各类信息，而管理者利用档案查阅，有利于对未来发展趋势进行分析和部署。随着时代与科技的不断发展，档案管理不再局限与信息记录，其应用作用更是不断被强化，应用价值也再不断被发掘。对于决策者来说，利用档案查阅制定组织发展计划、提升经济效益、增强组织竞争力有着极高的可行性，通过档案资源整合制定出更有利于组织发展的战略规划。

档案管理工作的意义首先体现在考察依据方面，档案具有法律效力，因此其中所记录的信息更加真实客观。在使用档案的同时也能够有效提升信息公信力。严谨的档案管理能够避免资料被篡改，因此在实施方面更具可靠性。档案管理涉及层面较广，记录内容更为广泛，如果管理层或者相关人员需要资料查阅，都能够在档案中获取相应信息，并寻求解决问题的方法，从这一点来看，档案的参考价值非常明显。

（二）能够对人事管理提供参考依据

档案内容涵盖了个体学历、资历、各种学习社会经历等信息，能够较为全面的反应出个体的成长轨迹这些信息为用人单位选拔人才提供了一定依据，其参考价值不容忽视。在组织内部，档案管理已经成为人员调动、职业晋升、制定薪資标准的重要依据，尤其是在薪资标准的制定中，不但需要根据人员现有工作业绩作为考评依据，更需要结合档案内容对其工作年限、岗位成绩等进行综合评价，同时档案中还有针对人员成绩、过失、思想道德等方面的评价，这些都具有较高的参考价值，是组织人员晋升、调整工资等级的主要依据，由此可见，档案管理具有重要的社会价值。

档案管理不但对组织发展有着重要的引导作用，同时也关系到组织人员的职业发展，因此，档案管理具有双重性。作为档案管理人员，需要深刻认识到档案管理的重要性，在日常工作中强化规范管理意识，加强工作的严谨性和科学性，从根本上提升档案管理成效。

二、加强档案管理工作的可行措施

（一）注重对档案管理工作人员的培训

作为单位领导，需要对档案管理的重要性有全面认识，只有这样才能在人力物力方面给予更多支持，只有领导重视才能使档案管理人员对工作岗位的重要性有重新认识。单位需要定期组织人员参加档案管理专业培训，加强《档案法》学习，利用正规培训提升档案管理人员的专业能力。

（二）注重档案收集工作

在日常管理当中，工作人员需要做好档案收集、整理工作，只有不断更新档案内容，才能体现出管理价值。管理层需要多方督促档案收集工作的落实，保证相关部门及时上交资料，促进档案内容及时更新并归档。

（三）注重档案价值鉴定

档案鉴定是在种类繁多的档案中选择有价值的内容进行专项管理。这就需要管理人员具备良好的甄别能力，能够从现有档案中发掘其价值所在，通过历史档案分析，结合国家政策、组织发展需要等，确定档案的保存价值。

（四）注重对现代化技术的利用

随着信息技术的发展与普及，在档案管理当中引入信息技术有利于提高管理效率和管理质量。利用信息技术能够实现档案管理的及时更新，在档案搜索、查阅、归档方面提高效率。通过信息技术处理，档案管理效率将得到全面提高，管理质量也会同步发展。

结语

随着市场经济的深入发展，组织管理环境也更为复杂，这就为现代档案管理工作提出了新的挑战。虽然近年来档案管理工作已经获得了较大发扎，但是其中仍有不少问题亟待解决，这就需要档案管理人员充分认识档案管理的重要性，在工作当中积极创新，改变管理模式和管理理念，创新管理方法，提高管理效率，使档案管理成为组织发展的有效动力。

通过上述分析可以看到，档案管理具有广泛性、客观性和公正性。在组织建设、发展的不同阶段，档案的应用价值都是不容忽视的。做好档案管理需要从内容收集、整理方面入手，强化管理人员专业素质，利用现代科技建立更高效的管理模式，促进档案管理价值不断提升。