人力资源和社会保障部门的档案管理探讨

程伟

摘要：人力资源和社会保障部门的档案管理工作涉及到了各行业劳动者的利益，其对维护劳动者的就业关系，保障劳动者的合法权益等具有重要意义。但在我国人力资源和社会保障部门的档案管理起步晚，内容较为繁琐，档案管理的实效性不高。因此，相关部门要不断创新档案管理方法，健全档案管理制度，促进档案功能的高效发挥。

关键词：人力资源；社会保障部门；档案管理；规范化

档案是国家、社会部门、组织单位和个人实践活动的记录，具有很好的价值和法律效用。同时档案的性质也决定其是各组织单位、本部门工作开展的重要依据。加强人力社会保障部门的档案管理能够使得档案更为规范，促进档案性能的有效发挥，提高档案的服务效率和质量，更好地服务于各单位和个人的利益。

一、当前人力资源和社会保障部门档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理的设备设施尚不完善

人力资源和社会保障部门的档案管理工作较为复杂，需要有完备的设备设施进行支撑。但我国档案管理起步较晚，档案管理规模和数量较多，对管理设备的需求量也随之加大。但从现阶段我国人力社会保障部门档案管理现状来看，硬件设施并不到位，很多档案没有及时规范，手动规范错误和延误等问题较多。同时，由于各科室自我管理，在设备采購上也存在一定的重复性，造成了严重的资源浪费。

（二）档案管理各部门之间缺乏协调性

档案管理工作需要各部门之间的协同配合，但在实际的档案管理过程中人力资源和保障部门之间缺乏相互沟通，工作配合不一致，没有实现对档案的全面、系统化的，造成了档案管理失衡的现象，这从不同管理处档案管理的数量情况就可以分辨出来。此外，由于不同的管理科室的独立性，使得人力资源和社会保障部门各科室的档案管理制度和方法不统一，进而出现了档案管理不到位的现象。而档案管理部门之间兼容性缺失，加大了资源的共享的难度，造成了很大的资源浪费。因此，在档案管理过程中，需要提高人力资源和社会保障部门对此的高度重视，促进部门之间的协调合作，提升档案的管理效率。

（三）档案管理机制还不健全

人力资源和社会保障部门的档案管理工作量大，管理需要很大的压力和精力。但现阶段很多工作人员专业性不够，自身压力大，无法高效地完成档案管理的工作。所以很多工作人员面临着这样的工作，自身压力较大，缺乏细心和耐心，导致档案管理中出现了一些疏忽问题。究其根本，这些问题的出现与档案管理机制的不健全有着直接的关系，而制度的却是导致无法对各部门的档案管理进行规划化的管理，部门之间相互推诿、耍皮现象增多，极大地加大了档案管理的难度。

（四）档案数据库管理未形成统一化的标准

信息技术在档案管理中的应用，优化了档案馆的质量。目前我国很多地区已经建立起了档案管理数据库，但一些乡镇地区电子档案的发展较为落后，这主要与乡镇地区工作人员素质低和计算机技术使用不规范有直接关系，致使电子档案管理没有得到有效的应用。另外，直至目前为止我国人力资源和社会保障部门的档案管理尚未形成统一化的标准，信息化发展程度较为缓慢，在进行档案查找与调度时浪费了很多的时间，对档案管理效率的提升造成了一定的阻碍。

二、人力资源和社会保障部门档案规范化管理的对策

（一）完善档案管理的设备设施

首先，对档案管理设施进行完善，主要采用档案独立办公设置的方式，对档案室的电子设备进行完善，同时在此基础上要放置除湿器、空调、灭火器等设备，保障档案室的干净、整洁，为档案管理营造良好的环境。其次，增加档案室管理人员的数量。档案管理的内容多，工作复杂，工作人员工作压力较大，可以出超出了自身的工作负荷度，所以增加管理人数，能够降低工作人员的管理压力，为档案管理工作的开展提供充分的保障。最后，加大资金的投入。人力资源和社会保障部门要增加档案管理方面的经费，采购信息化设备，更新软件资源，优化档案管理的现状，促进档案管理质量的提升。

（二）协调管理部门，对档案管理进行统一规划

人力资源和社会保障各部门之间要相互协同，统一规划工作，改变以往各自为政不和谐的管理局面，制定出规范化的管理计划，并与其他部门之间进行相互配合共同管理，促进档案资源的优化共享。另外，人力资源和社会保障部门的管理人员要提高对档案管理的重视，加大档案管理的宣传范围，使工作人员认识到档案管理的重要性，并能够积极完成档案管理工作，促进档案管理效率的高效提升。

（三）健全档案管理机制

首先，要对档案管理机构进行完善，重新组建和配置档案管理机构的人员，增加档案管理的人数，解决以往档案管理人员不足的问题，使得档案管理人员能够在各自的岗位上高效发挥自己的才能。在人员管理上要明确各自己的岗位职责，合理调配各自的工作，切实提高他们的工作效率。其次，完善档案管理制度。结合当前人力社会保障部门档案管理的现状，对以往的档案管理制度进行修改和完善，并在此基础上建立相应的绩效考核机制，用奖惩措施激发员工的工作积极性，使得他们能够全身心地投入到档案管理工作中来，促进档案管理效率的提高。

（四）实现档案数据库的标准化管理

档案管理所涉及的领域较多，想要提高档案管理的效率和质量，就要采取集中化、标准化的管理方式。在具体的管理过程中，需要制定相应的管理标准，然后按照标准对档案管理工作进行严格的监管，这其中主要包括对电子文档的保管、生产、传递以及处理等各方面标准的制定。

结束语：

综上所述，人力资源和社会保障部门档案管理在社会的发展中发挥着重要的作用，提高档案管理的效率和质量，延长档案的应用时间，对促进档案职能的发挥，促进档案资源的优化共享等具有重要意义。因此，人力资源和社会保障部门要不断提高对档案管理的重视，优化档案管理的设备设施，完善相关的管理机制，协调部门统一规划，建立标准化的管理体系，这样才能促进档案管理工作的高效开展。

参考文献：

[1]陈丽.新环境下的人力资源和社会保障局档案管理策略分析[J].劳动保障世界，2016，（15）：45-45

[2]安娜.人事档案管理问题探讨[J].黑龙江科技信息，2011，（14）：121